浅析现代档案管理中的声像档案管理

张春宇

摘要：声像档案是现代档案的重要组成部分，在现实查考利用方面具有重要作用，为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，必须对其存在的问题采取相应策略。基于此，以下就现代档案管理中的声像档案管理进行了探讨分析。

关键词：档案管理；声像档案；管理分析

1 声像档案的主要特征

1.1 收集广泛性特征

声像资料内容非常丰富，种类繁多，涉及当地各个时期的历史风貌及当地社会各阶层的政治、经济、文化等活动，表现形式包含照片、声视频资料、录影带、光盘等，这些都是档案部门收集的对象，非常广泛。

1.2 直观形象性特征

声像档案以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟的。

1.3 内容真实性特征

一般声像档案主要是视频和音频录制，并附有一些文字来描述一些历史内容，诸如唱片、照片、文字等不同特点的材料，阐释的都是事实、史实。同时把具有巨大价值的音像资料进行定期系统收集整理和归档，因而在档案资料运用中，声像资料存储完整与否，直接影响到其是否真实、严密，是否可以客观地反映社会内容，充分展示历史舞台的形象，从而直接影响到其应用价值。

1.4 补充性特征。相比传统纸质档案，声像档案具有明显优势，但是传统纸质档案在目前也必须不可或的存在，并且传统纸质档案与声像档案具有相互补充的关系，比如某些会议档案，会议相关的决议与记录通常是以传统纸质档案形式表现，而参会人员的相片、发言以及会议的进程可以通过声像档案的形式进行表现，这充分说明了声像档案的补充性特征。

2 声像档案管理的重要性

2.1 为新闻报道提供服务

新闻报道要求及时、准确、全面，需要大量相关主题的照片。如：开国大典照片，报道1949年10月1日，毛泽东主席在天安门城楼上向全世界宣告中华人民共和国成立，在当时是著名的新闻照片。在1979年10月1日，重新刊登的这张照片，则是作为照片档案为纪念新中国成立30周年庆祝活动的新闻报道服务的。2004年8月，为配合纪念邓小平同志诞辰100周年这一重大活动，中央电视台、《人民日报》等媒体除播报、刊发纪念会现场的新闻图片外，还展现了一些记录邓小平同志重要活动的历史照片，与新闻文字报道相辅相成，形象地再现了邓小平同志不平凡的一生。

2.2 为工作研究提供依据

声像档案为科学研究提供了比一般文字档案更为珍贵的参考资料，如中国科学院沙漠研究所珍藏的不同时期的卫星照片、航空照片和普通照片，既可观察到国内外沙漠发展和治理情况，又给有关部门提供可靠数据，为科学研究与经济建设服务。

2.3 为其他种类档案提供印证

有些历史事实与当时的环境气氛是很难用语言文字表述的。而声像档案则能弥补语言文字的不足，与文字表述交相辉映，给人以身临其境之感，所以，把声像档案和其他档案结合起来使用，将会更好地发挥其效果。

2.4 为利用者提供艺术享受。

声像档案包含更多无法用文字表述的信息和形象，一些耐人寻味和具有艺术欣赏价值的图像被固定在声像档案中，使利用者体会到图文并茂的艺术效果，体会到图像的艺术感染力，给利用者以艺术享受和深刻的思考。

3 传统声像档案管理存在的问题

3.1 需要大量的人力资源

对于传统声像档案来说，随着载体格式的增多，声像档案的管理和保存过程会更加艰巨。一般来说，每个管理流程都有不同程度的重复劳动，这大大增加了员工的劳动强度。因此，为了满足日益增长的劳动力需求，需要提高人力资源利用率，增加了现有声像档案的管理成本。此外，由于声像档案载体的类型不同，因此对声像档案管理人才也有更大的需求，这导致人力资源成本大大增加，从而增加了声像档案管理的成本。

3.2 资金投入大

考虑到传统声像档案的信息媒体类型不同，为了提高传统声像档案的管理水平和质量，需要根据信息媒体购买存储设备，而且对存储和管理的要求也显着提高，保障重要声像档案管理质量的存储设备要求也大大提高。因此，要保证声像档案管理的合理性，采购最新的存储设备就显得尤为重要，这增加了管理部门资金投入的负担。

3.3 限制声像档案管理理论的发展

由于音视频文件管理在存储和媒体方面存在较大差异，管理任务复杂、强度大，一些单位对声像档案管理不重视。其中的具体表现是缺乏先进的管理方法和理念，管理水平有待提高。此外，在现有声像档案的管理过程中，管理方法有很多，但缺乏制约它们的标准或规范，极大地限制了声像档案管理的发展。

4 现代档案管理工作中的声像档案管理策略分析

4.1 健全完善声像档案管理制度

基于声像档案管理存在的问题，现代档案管理工作中的声像档案管理需要合理制定切合实际的管理制度来规范声像档案管理。因此各立档单位要建立健全相应的管理制度，加强规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交，确保有关法规和制度落到实处。必须制定有效的配套策略，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

4.2 增强声像档案管理意识

现代档案管理工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好现代档案管理工作的重要保证。结合相关实践分析：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

4.3 严格声像档案归档管理

现代档案管理的声像档案归档管理策略主要有：第一、结合声像档案管理规定要求，严格遵循档案管理流程，一般是科室的档案交给档案室，档案室交给档案馆。第二、严格做好重点档案的收集工作。需要结合实际，对重点声像档案进行重点收集，需要遵循相关管理制度，及时准确了解收集状态。第三、直接从工作人员手中收集。对有些声像档案需要直接从有关工作手中收集。第四、广泛的社会征集。对有效散存在社会的声像档案，需要利用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿收集、无偿捐献、个人代存等形式对声像档案进行收集。

4.4 加强声像档案保存管理

现代档案管理的声像档案管理需要根据声像档案安全保管的要求，其要求的恒温、恒湿、防磁等特定条件，相关单位需要做好配套工作。有些重点声像档案，要求运用声像柜或密闭铁柜单独存放，严格控制库房温湿度，远离光源、磁场等，并且要结合实际，定时进行检查，尽量延长声像档案寿命，从而声像档案价值得到充分利用。

结语

综上所述，信息技术的进步发展，使得机关、企事业单位办公逐步实现了现代化，同时形成了大量的声像档案，这些声像档案是各单位档案全宗的重要组成部分，并且加强对声像档案的收集与管理，对单位、对社会都具有重要意义，但是由于各种因素的影响，导致声像档案管理工作存在诸多问题，因此必须加强对档案管理中的声像档案管理问题进行分析。

参考文献

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