如何提高公文处理的质量和效率

张洋

摘要：在供电企业发展中，日趋注重夯实管理基础、规范工作流程。公文作为供电企业管理的基础工具，如何进一步提高其质量尤为重要。本文对公文的概念、文种适用范围进行了阐述，结合实际工作经验归纳了企业公文写作中常见的问题，并分析了提高供电企业公文写作质量的策略，以供相关人士参考。

关键词：供电企业；公文写作质量；提高

1公文概述

公文即公务文书，也称作公务文件，指的是法定机关与组织在公务活动中，采用规范的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。公务文书是机关、企事业单位以及其他组织在实施管理、行使职权以及开展公务活动中形成的文件，它具有一定的法定效力，采用的是规范体式，是一种应用性的文体。从它的概念中，总结公文的特征，主要是特定效力和规范体式。在企业的日常工作中，受到专业的限制，通常形成公文的理论与公文的处理环节都各不相同，但公文的规范体式却是有一定标准的，因此，公文写作人员需要对公文的格式有一定的了解，熟练掌握是促进公文质量提高的关键。

2常用文种的适用范围

第一，报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，或者答复上级单位的询问及上报有关材料等。请示适用于向上级单位就某事项给予指示或批准。两者的区别在于，前者不需答复，而后者需要答复。第二，函所适用的范围较广泛，商洽工作、通报情况、征询意见等。可分为发函与复函。第三，意见适用于对重大问题提出见解、解决的办法及对来文答复等情况，与通知的区别在于，前者带有参考性，而后者具有指令性，必须遵照执行。第四，通报适用于传达重要信息、表彰先进、批评错误。通知则适用于安排部署工作、传达要求、转达上级指示、批转、转发和印发文件等情况。两者区别在于，前者侧重于信息性和知晓性，而后者重在事务性和执行性。第五，批复适用的范围较简单，适用于答复下级单位的请示事项。

3企业公文写作中常见的问题

3.1文种错误

该用“函”申请批准的却使用了“请示”，该用“请示”的用了“报告”。在企业的实际工作当中，我们常常看到这样的公文，拟定标题为《关于××的请示报告》，虽然同时出现了请示和报告，但是该文体实际上是请示，申请上级批准的请示。但是因为在标题的后面又加上了报告，使得请示这一文体的地位被大大地降低，成为了报告这种文体的从属，这使得公文文种的管理变得异常混乱。

3.2材料不充分

企业公文需要保证材料的充足和准确，附件资料要详实，还要注意语言简洁、突出重点，专业术语要用到位。在供电企业中，特别是经常使用的报告和请示上行文，企业需要上级提供支持和帮助，或者对重大事件的上报等，都采用上行文的文体。这类公文一般事情比较紧急，且任务重，要求一事一文，一事一报，语言要尽量精简，还要有足够的信息量对整件事情进行说明。一般在公文正文部分可以尽量简短，尽量少用形容词，要让人一目了然。附件部分一定要详细，以对正文进行补充或者作为基础资料，方便上级承办部门进行处理。

另外，需要写上具体业务联系人的联系电话，便于上级承办人员进行询问。对于那些正文空洞、主要意思表达不清楚和基础材料不充分的公文，往往会被退回，不仅降低了工作效率，而且对企业的形象也会造成一定的影响。

3.3格式问题

公文的特性，决定了对它格式要求的严谨性，常言道“一字入公文，九牛拔不出”，我们在斟酌构思文件内容的同时，也不能忘了对它格式的规范。

（1）标题问题。公文的标题应由“发文单位+事由+文种”这三部分构成。在工作中常见的标题问题有以下几点：标题中无发文单位；错误使用书名号；漏连接动词。

（2）段落层级问题。常见的问题有：段落首行左起未空格；上行文无结束语或顶格书写；层级序号使用混乱，第一层级后直接使用第四层级序号；层级标题行字体不符合要求。

（3）引文问题。在公文中常会使用到引文，常见问题如下：引文不完整，只引用了文件字号或文件标题，这两者是缺一不可的；引文年份用“[]”或“【】”标注；引用的文件标题没有加书名号；引文标题与字号顺序颠倒等。

3.4照搬照抄缺乏创新

企业公文写作普遍存在质量不高、缺乏创新的问题，一般都是对旧的文件进行小幅度修改，换汤不换药，比如只是改了年月日，内容毫无新意，读者看了第一句，大概就能知道后面写的是什么。还有就是企业在转发文件时，只是照搬照抄，基层执行找不着要点，使得公文处理处于两难境地。

4提高供电企业公文写作质量的策略

4.1明确方向，把好素材整理关

公文写作必须以充分占有材料为基础。上级精神、文件规定、工作实情都是公文写作必须具备的“原材料”。领会精神确定方向。要吃透上级文件精神，准确把握领导意图，善于将上级文件会议精神进行归纳整理，及时将新思想新论断与工作实际相结合，在公文写作中体现出来；善于将领导在指导平时工作过程中的思路、观点进行收集整理，在实际公文写作尤其是领导讲话稿的写作中体现出来。只有这样，才能够较好地发挥出公文的指导作用。吃透法规熟知标准。在公文写作过程中，对相关法规条例要做到熟稔于胸，清楚业务工作的各项标准要求，否则，写出的公文就容易与法规制度不符而贻笑大方，甚至出现严重影响。深入调研掌握材料。详尽地占有大量真实的事例和素材是写好文章的前提和基础。要深入调查研究，在调查的过程中学习思考，从中发现事物的本质和规律。实践证明，只有亲自收集材料，大量占有材料，对材料了然于胸，才能写出充实丰满、有影响力和感染力的文章来。

4.2公文写作规范化

格式规范的特点是完整、准确、简明。所谓“完整”，即标题、主送机关、发文机关、日期、编号、密级等标志，每件公文缺一不可。有些公文还需有抄送单位、附件、缓急程度等。所谓“准确”，一是文种准确，根据文件的内容、单位之间的关系确定适当的文种，决不可乱用。二是文号准确，包括文号的位置、次序的排列以及括号的使用等均需准确。三是文字准确，机关代字必须选用发文机关最有代表性又不至于与其他机关相重复的字为代字；机关代字后面的“发”或“文”体现了不同的文种，不要混用；年号不要简写。所谓“简明”，是说不该有多余的字号。

4.3注重公文合法性

企业的公文写作必须符合法律法规和政策规定，不然就有可能出现违法违纪违规行为，从而给企业造成极其不良的影响。所以，公文写作人员必须加强各种政策法规的学习，特别是要掌握涉及到经济经营管理的法律法规，并严格贯彻到公文写作中，确保公文写作合法合规。

4.4严格步骤，修改完善

文章不厌千遍改。修改是对文章的精加工，是提升文章质量的关键环节。修改文章要围绕深化主题、修正观点、调整结构、增删材料、锤炼文字这些基本环节展开。着眼文章出现明显的问题加以修改，重新审视观点是否正确，表述是否准确，结构是否合理，材料是否贴切，有没有语病，标点符号的使用是否正确等等。此外，还要对文字进行深加工，裁减冗词赘句，使文章更加精干练达；推敲语言，使文字更加准确生动，直至把文章推究成文思俱佳的上品。公文材料在个人修改过后，一般要交给单位领导把关，要认真对待领导的修改意见，及时修改完善。

5结语

总之，提高供电企业公文写作质量，是提高企业管理效率和促进工作顺利开展的重要手段，公文撰写人员要重视公文在企业发展中的作用，积极学习相关知识，多在日常积累素材，这样才能够在撰写公文时轻松驾驭。

参考文献

[1]规范公文写作基本要素的思考[J].胡峰力.领导之友.2017(06)

[2]论如何做好企业公文处理[J].邢清刚.现代经济信息.2017(19)