档案管理中电子档案管理建议

周传花

摘要：在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。

关键词：档案管理；电子档案；管理措施

1 档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶段的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

2 电子档案的优越性

2.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作的效率

当前是信息技术的时代，为档案管理的发展提供了可靠的技术，利用电子档案管理解决了传统档案管理的很多不足，比如，电子档案方便了人们的查阅，提高了档案的利用率，同时，电子档案管理代替了人工，不需要依靠工作人员手工记录、收集、分类、保存，利用计算机软件系统可以保管档案，这样直接省去了手工记录、整理，减轻了工作人员大量的工作，电子档案管理省去了很多繁琐的工作，提高了档案管理的工作效率，同时，也提高了档案管理的质量，促进了档案管理的发展。

2.2 电子档案管理更有利于文档的保密

在过去，档案管理是以整卷保存的，在查阅档案时，只要查阅一部分就可以查看整卷的档案，这样不利于档案管理的保密性。电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不一样，档案都是单份的保管，查阅时也只能看到需要的一部分，其他的档案内容是无法看到的，这样一来，档案管理的保密性就相对比较好了，保护档案的安全。

2.3 电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

传统的档案管理只有一份，也就是只能供一个人查阅或者利用，一旦别人查阅借走后，其他人就不能再利用这份档案，而电子档案改变了这样的局限性，可以同时提供给多人查阅或者利用，充分的体现了档案的共享性。电子档案还可以重复的利用，纸质的档案经过多次使用，可能会出现字迹不清楚，或者丢失部分的内容，而电子档案就不会有这些困扰，即使使用多次，档案内容也不会发生变化。

3 电子档案管理中存在的问题分析

3.1 人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

由于电子档案的发展还不太成熟，对电子档案的理解还不够深刻，所以对电子档案管理的认识不够全面，为此，我们采取双轨制，也就是电子档案和纸质档案同时使用，利用两种不同的方式进行档案管理，形成两套内容相同的档案管理。

3.2 对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是记录整个过程的整个资料，也就是原始的记录，档案具有真实性和原始性，从而发挥档案的作用。但是，电子档案的内容容易发生变化，我们可以通过复制，或者某些不确定的因素造成档案的内容发生变化，当档案在传输或者转存的过程中，被某些人恶意的改动，却没有留下任何痕迹，导致对电子档案的真实性和原始性难以分辨。

3.3 电子档案的安全性问题

电子档案的安全性存在问题，档案的安全性非常的重要，电子档案管理受某些因素的影响而存在不安全性，比如、档案的数据容易消失、数据很容易被改动，使档案失去真实性，如果网络的不稳定或者不安全，那么也会影响档案的安全性。

3.4 电子档案的长期保存问题

纸质的档案保管的档案室，不发生意外，保管的时间挺长的，而电子档案的数量越来越多大，所占的内存会越来越多，然而有的软件存储量有限，对于电子档案的长期保管考虑的不够，没有什么好办法可以长期的保管。

4 加强档案管理中的电子档案管理对策

4.1 建立完善档案应用机制

电子档案管理中，档案安全性是一个关键性问题。档案信息化建设中，为了能够确保各项工作有序开展，切实提升档案工作成效，就需要建立完善的电子档案管理信息系统。而档案管理信息系统由于连接互联网，而互联网自身开放性特点，可能为电子档案管理埋下一系列安全隐患。故此，为了确保电子档案管理工作有序开展，需要优化档案管理流程，结合实际要求，满足档案管理需求。同时，还要做好档案信息系统软件功能设计，建立内部控制机制，提升电子档案管理安全性。

在电子档案管理中，由于电子档案数据信息较为庞大，可能存在计算机病毒感染和黑客攻击隐患。为了改善这一问题，安装正规杀毒软件，定期查杀计算机病毒，同时采用防火墙来避免黑客进攻内部网络。同时，规范档案管理工作，促使档案管理工作程序化和规范化发展，建立完善的档案管理制度，提升电子档案真实性[3]。

4.2 规范电子档案的开发和利用

电子档案开发和利用中，首先需要加强电子档案开发和利用的审批工作，优化审批流程。相关工作人员如果需要查阅和利用电子档案时候，需要经过专门档案主管部门审批合格后，方可进行。同时，还要加强电子档案管理，应该充分发挥网络信息技术优势，实现档案资料的快速收集和分析，促使电子档案可以快速更新，满足人员电子档案使用需求。同时，在电子档案开发和利用，但同时也应该发挥纸质档案优势，促使电子档案和纸质档案可以优势互补，有效整合电子档案资源，创新电子档案管理模式，摒弃传统档案管理中存在的缺陷和不足，提升档案管理效率和质量，为后续工作开展打下坚实的基础和保障。

4.3 提升档案管理人员综合素质

电子档案管理工作中，为了能够有效提升工作质量，首要一点是提升档案管理人员的专业能力和职业素养，不断优化和完善电子档案管理工作。首先，加强电子档案管理人员的思想教育，促使管理人员能够充分认识到电子档案管理重要性，不断学习和完善自我，能够在实践工作中起到更重要的作用。其次，加强业务培训，学习先进技术，将所学知识应用到实践中，提升实践能力。

结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献

[1]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（5）：72-73

[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）：125.