浅析行政管理优化策略

叶小慧

政府办公室作为行政事业单位最重要的基础性部门，在日常工作中起到传达上级文件精神、协调统筹各部门工作的重要职责。行政事业单位办公室工作人员每天需要重复完成收发文件、加强内外沟通交流的任务，各项工作的高效落实离不开单位全体工作人员之间的相互配合以及工作中科学合理的统筹规划。因此，现代办公室行政工作急需要创新优化以实现更快更高效的工作。本文对行政管理工作进行梳理，并提出几条较为针对性的优化策略。

1. 行政事业单位办公室行政工作的意义

办公室在行政事业单位日常工作中发挥着至关重要的作用，不但使各个部门得到有效协调，还提高了办公室行政事务处理工作的效率。在实际操作中，整个行政事业单位工作的有效性直接受到办公室行政管理工作的质量的影响，因此，办公室行政工作琐碎却十分重要！积极优化办公室行政管理工作流程具有重要的现实意义。行政事业单位办公室管理人员理应充分认识到办公室行政事务处理的重要性，通过创新工作方法促进行政管理工作的高效化发展，从而能从整体上提高行政事业单位对社会公众的服务质量。

办公室侧面反映出行政事业单位的形象。办公室作为行政事业单位日常工作周转的轴心，承担着接受和传发部门公文、处理基础信息的重要职责，这就意味着，行政事业单位各部门都需要依靠办公室人员的工作效率来保证其自身的办公效率。在办公职能上，行政工作者有着承上企业的桥梁左右——既要将基层的反馈意见真实、准确地向上级领导传达，又需要及时、有效地将上级的指令向下级传达还需要处理行政事业单位的会谈和接洽事务，保障会议的通畅开展、接洽的圆满顺利。

此外，办公室还需要为行政事业单位决策工作的落实提供重要的数据参考依据，通过有效收集、调研以及整理文件信息来保证行政事业单位决策的准确性。因此，办公室必须对行政管理工作处理中涉及的信息有基本了解和认知，如何高效化地处理各部门信访、对信息档案的处理、对内对外的接待等各项基础的事务性工作，都不是件轻而易举的事。办公室肩负着事业单位部门与部门、领导与领导之间的协调工作，不光是传达，还负有对领导布置的工作任务落实情况的监督，以及及时向上级部门和领导提供意见的反馈等职责。

2. 现有行政办公室工作存在的问题

（一）工作人员缺乏相关意识。办公一站式的行政事业单位，其行政事务不仅内容细小而繁琐对工作人员对要求却一点不低，这是行政事务的特点，这就需要相关工作人员始终保持端正的工作态度和认真负责的思想意识。但当前个别工作人员带着负面情绪完成自身工作任务，使整个办公环境充斥着作风不严谨的问题，尤其现在存在着一种普遍的风气，工作人员缺乏创新意识、务实精神、严谨的工作态度及自律能力，在某种程度上，办公人员的得过且过对行政事业单位办公室工作的顺利开展造成一定阻碍。

（二）没有高效的办事效率。行政管理引有制度约束和各职级、各部门协调，如果管理体制和机制不健全或是机制不完善，就会导致部门作业无序。而如果机制完善，但执行人员未按要求或程序执行，亦或是机制不简练，则会导致行政事务处理过程中的效率低下，这些情况都会带来部门的低效运行。

3. 行政事业单位办公室行政管理工作优化策略

（一）强化办公室思想作风建设，提高服务质量。

办公室人员的业务能力和责任意识会直接影响行政事业单位的工作质量，具有优良的工作作风和高尚的政治情操的行政工作者，才能有意识的服务、有方法的办事，从而确保行政事业单位办公室行政管理工作的有序有效。因此，首先必须明确前提，应强化办公室人员的思想作风建设可以极大地提高行政事业单位的服务质量。

一方面，在实践过程中， 行政事业单位应定期组织办公室人员学习政治理论知识，从思想层面上提高办公室人员的政治素养。实际上，在办公室工作实际开展过程中，相关工作人员必须具备良好的学习能力，积累一定的文字功底，才能胜任工作报告撰写和日常事务处理工作。办公室人员应严格按照行政事业单位制定的管理机制和相关要求规范自身行为举止和工作态度， 以正确的思想态度践行社会主义核心价值观。另一方面，就需要定期组织办公室人员抓好党建学习工作、深入基层，通过亲身体验的方式明确实事求是的重要意义。办公室人员的工作范围界定不应仅局限于某个办公室区域，鼓励办公室人员积极参加室外实践活动，不断积累丰富的工作经验，尤其是在内务处理和外访工作中更需要行政人员拿出遇事不慌，沉着应对，保持谦逊的态度。

（二）完善办公室行政管理体系和机制。

办公室行政管理工作的开展情况将会直接影响整个行政事业单位的工作质量，因此，行政事业单位必须结合实际情况建立完善的办公室行政管理体系和机制，从整体上提高行政事业单位可获得的经济效益和社会效益，从思想层面上强化办公室行政管理人员的责任意识。与此同时，办公室还应科学调控单位各部门之间的合作关系，纽带作用能够有效的实现，需要在平时不断累积，在正确的服务意识引导下严格按照上级下达的文件精神执行相关工作。对于下属部门同样需要开展规范化管理工作，以维护行政事业单位的合法权益为首要目标，避免经济成本损耗的同时将现有人力、物力以及财力资源进行有效整合外，也应及时改变过去那种传统陈旧的管理方式，保证办公室行政管理体系的科学性和有效性，督促相关管理人员明确自身职责和定位，上级通过以身作则的方式起到良好的示范带头作用，有效解决行政事业单位办公室行政管理中存在的问题，同时结合行政事业单位发展现状不断优化行政管理模式，提高单位服务质量的同时，充分发挥行政管理部门的职能。

（三）明确划分办公室岗位职责和工作范围。

目前，部分行政事业单位仍存在工作岗位安排不合理的现象，导致办公室行政事务工作混乱，一岗多职、一职多岗，相关工作人员的职责划分不明确，极大地影响了行政事业单位办公室行政管理工作的效率，也会带来很多扯皮事件。基于此，行政事业单位必须明确划分工作岗位和职责，从宏观角度出发统筹规划行政管理工作范围，督促相关工作人员严格按照要求投入自身工作岗位中。行政事业单位还应不断优化办公室行政事务处理职能，逐一排查无人管理的工作事项或存在交叉管理的业务项目，一旦有类似的情况出现，必须立即采取有效措施进行处理，确保每位办公室人员都能在自身工作岗位中贡献力量，营造乐观积极的办公室工作环境氛围。在明确的办公室行政管理要求下，可以有效节约办公室中的人力、物力成本投入，从源头上避免各种资源浪费现象的发生。

最后，行政事业单位还应有意识地提高办公室行政管理工作的针对性，为行政事业单位的正常运转奠定良好基础。

（四）通过业务培训活动提高工作人员的素质水平。

行政事业单位办公室行政管理工作效率的提高离不开全体工作人员的共同努力，因此行政事业单位必须严格把控人才选拔环节，将考核重心放在选拔人员的个人态度和工作能力上。个人态度决定了对工作的忠诚度和热忱度，而工作能力则决定了工作的效率，工作愿不愿意做，能不能做好缺一不可。对于进入办公室的新任选拔人员， 还应定期组织其参加教育培训活动，要求相关工作人员在工作环境中始终保持清醒的头脑，与时俱进的开拓思维，较为先进的管理理念，从整体上提高全体工作人员的业务能力，确保每位工作人员都能独立完成自身工作任务，营造良好的办公室行政管理工作氛围。行政事业单位还应从思想层面向办公室工作人员渗透思政教育，以潜移默化的方式强化办公室工作人员的责任意识和服务意识，并将个人发展与单位、社会发展相结合，使自身工作价值得以有效发挥。

（五）在团队精神的指引下共同完成工作任务。

行政事业单位办公室人员必须明确自身职责与使命，但在实际工作过程中仍需与其他部门保持良好的合作关系， 综合提高团队协作能力。这就需要办公室人员树立良好的团队合作精神，鼓励每位成员积极贡献自身力量，有效提高办公室内部的团队凝聚力。

1. 行政事业单位应在岗位分配的基础上实现人力资源的合理化配置，有效提高办公室行政管理工作的效率，使办公室人员发自内心愿意投入自身工作岗位。

2. 根据办公室人员的性格特点和兴趣喜好科学制定培训方案，最大限度地提高全体办公室人员的专业素养水平和个人业务能力。在新时代发展常态下各种新技术新理念应运而生，办公室人员必须紧跟时代发展潮流不断更新自身知识体系，真正满足自身工作岗位的实际需要。

3. 行政事业单位还应积极为各部门工作人员创建沟通交流平台，营造相互交流、相互配合的工作氛围，为办公室行政事务工作的处理积累丰富的经验。

（六）实现办公室行政管理工作模式的创新。

办公室在行政事业单位日常工作中起到了良好的纽带衔接作用，若办公室行政管理工作的效率低下，那么整个行政事业单位的工作效率也会随之受到影响。从管理学角度分析，行政事业单位本质上属于结构紧密的金字塔形组织，从上级到下级有着分明的管理机制，整个组织结构形式也较为严苛，但这种方式同样会影响各部门之间的协调合作力度，无法有效调动各个部门相互配合的积极性，尤其是在信息时代高速发展的背景下，各行业领域愈发重视工作效率的提高。基于此，行政事业单位必须及时创新与改革传统办公室行政管理工作模式，从根本上解决办公室行政事务工作效率低下的问题。此外，在行政事业单位办公室行政事务工作模式创新过程中，还应重点关注传统管理层次复杂、管理力度小的弊端，实现科层制组织形式到现代社会扁平化行政管理组织模式的过渡转变，充分发挥扁平式组织管理模式中管理层次少、管理力度大的优势，有效提高信息共享与传递的速度，为各部门决策的落实提供理论方面的参考，真正为办公室行政事务处理模式赋予良好的自主权，提高办公室行政事务处理的灵活性，同时满足社会公众对事业单位办公室行政事务处理的工作要求。

四、结语

总而言之，在行政事业单位正常运转的过程中，行政管理人员必须严格落实办公室行政事务管理工作，科学划分办公室行政事务的工作任务和范围，政事务管理人员需要定期参加教育培训活动、走出去学经验，引进来抓技巧，对自己严格要求，不断提高自身业务水平、明确办公室行政事务的定位和职责、保持思想上的良好作风及团结一致的合作精神，通过循序渐进、由浅入深的方式提高办公室行政管理工作的效率和质量，从而有效推动行政事业单位办公室行政管理工作的高效开展。