基于协同理论的档案信息服务模式研究

崔志兵

摘要：在国家治理体系和治理能力现代化的建设背景下，档案信息服务正面临着服务理念与模式的转型与升级。数字时代，随着新兴技术的飞速发展与普遍应用，档案服务工作的网络化、智能化水平大大提高，服务主体多元化，服务手段多样化，服务内容丰富化，使档案用户能够便捷、高效地获取所需信息资源。档案部门积极参与各类协同合作有效推动了档案信息服务模式的升级，即由传统的单一线性服务模式转变为多元要素参与的多种创新型档案服务模式。

关键词：协同理论；档案信息服务；模式研究

引言

随着网络信息技术的发展，对档案管理部门的服务方式和服务模式产生了深刻影响。在这一背景下，档案管理部门应扩大档案服务范围和档案资源利用范围，构建以数字化、信息化、网络化为主体的档案信息服务模式，进一步提升档案信息服务水平，解决当前档案信息服务过程中存在的问题，并主动运用大数据、云计算等技术，对档案信息服务模式进行转型升级，进一步提升服务效率。

1协同理论

协同理论是20世纪70年代以来在多学科研究基础上逐渐形成和发展起来的一门新兴学科，是系统科学的重要分支理论，它的创立者是联邦德国斯图加特大学教授、著名物理学家哈肯（HermannHaken），1971年他提出“协同”的概念，1976年系统地论述了协同理论。协同论主要研究远离平衡态的开放系统在与外界有物质或能量交换的情况下，如何通过自己内部协同作用，自发地出现时间、空间和功能上的有序结构。协同的最终目标是使系统从无序变成有序，从不平衡变成平衡，从而实现系统的增值。协同论认为，尽管各个系统千差万别，但在整个环境中，各个系统间都存在着相互影响而又相互合作的关系。并且，协同论具有普适性特征，它不仅可以应用于生命界的演化发展，也可以广泛应用于无生命界的各种不同系统中，因此，利用协同理论分析社会信息系统的运转是非常可行的。

2档案信息服务模式发展及用户需求特点分析

从档案管理部门档案服务模式的转变看，由原来以档案人员起主导作用的被动服务模式逐渐向以用户需求为导向的服务模式转变，不同类型的档案服务模式需要不同的服务要素与之相适应。未来随着网络信息技术的发展以及广大人民群众对于档案信息服务的多样化需求，档案信息模式将会与现代信息技术结合得更为紧密，将会构建起更为智能化、现代化、集成化的档案信息服务系统。未来在推进档案信息化建设过程中有必要将档案信息服务模式作为重要突破口，而要想进一步提升档案信息服务效率和服务水平，首先就要对用户的需求特点进行分析，进而提供有针对性的档案信息服务。从档案信息服务模式发展的阶段看，传统的档案服务主要围绕收集、管理、借阅、复印、调档等服务内容。在服务过程中需要用户到档案管理部门面对面地提出申请，档案管理人员按照用户的需求为其提供档案服务，在这个过程中一旦缺少相应的手续或档案信息被借阅，可能还需要用户再次来到档案管理部门重新提交申请。这种被动式的档案服务模式在一定程度上影响了档案管理部门的服务效果，也耗费了用户的时间和精力。而随着档案信息服务平台的搭建，原来很多需要面对面提出的档案申请，完全可以依托互联网实现。同时，原来大量的纸质档案通过数字化转型，借助大数据、云计算等技术能够将档案信息资源进行有效整合和提炼，提升了档案信息服务的针对性和有效性。因此在新的时代背景下，档案信息服务模式也在不断地转型升级，未来档案信息服务将会变得更为智能、全面、人性化。

3基于协同理论的档案信息服务模式策略

3.1完善档案资源管理机制

（1）构建档案信息化管理体系。档案信息化管理体系是档案信息化建设的重心和组织保障，各地档案部门应形成以国家档案局为龙头，以各级各类专业档案馆（室）为节点的协同联动的管理体系。首先，应完善管理机构设置。将档案信息化建设确定为领导层、技术层、数据加工层、资源利用层协调运转的“一把手”工程，建立党委政府统筹领导、各部门各负其责、档案部门监督指导的运行体制，做到一体化管理，防止政出多门、推诿扯皮。其次，明确档案信息化管理职责范围。当地党委和政府应将档案信息化建设列入发展规划与政绩考核范围，争取将档案信息化建设与区域电子政务建设进行衔接。应强化主体责任，按照谁产生、谁负责的原则，实行增量档案电子归档的“单套制”归档制度，要求档案信息产生单位对增量档案负责。最后，建立档案专业复合型人才队伍，培养既能够开发软件、设计硬件、集成系统的信息技术专业人才，又能够采集、分析、处理、预测档案数据的战略性管理人才。（2）优化档案信息化运作系统。优化档案信息化运作系统主要有三个路径。首先，统筹规划档案网络建设，档案部门内网应与政务网、公众网业务密切联系。其次，创新电子档案的归档方式与管理模式，实现“两个转变”和“两个过渡”。管理手段从“信息管理”转变为“系统控制”；人才储备从“单一型”转变为“复合型”。文件归档从“双套制”模式过渡为电子归档“单套制”模式；档案管理从“实体管理”方式过渡为“数据管理”方式。最后，搭建档案信息化服务平台。整合档案管理软件，实现管理软件从单机版过渡到网络版。利用物联网、云计算等先进技术整合、挖掘档案数据资源，构建数据库。

3.2建立跨区域查档制度框架

由于区域制度的差异性，跨区域查档要求协同地区根据总体规划加强交流探讨，围绕系统平台对接、民生档案查询服务操作等事项制定相关规定，落实具体举措。一方面，要有计划分步骤逐步建立民生档案查询数据结构标准体系和检索数据库，以及民生档案查档服务操作标准体系，[10]协同区域就办理依据、申办条件、办理程序和业务流程等方面达成统一共识，并将其编制成文，如《长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”办事指南》，上传至服务平台，提高公众办事效率。另一方面，各区域档案馆在新的合作机制与新的工作规划的指导督促下，要继续完善自身的查档制度，保障顺利开展异地查档的受理、审查及利用工作，完成线上线下业务流程的优化重组，加强管理标准化与精细化，在跨区域协同合作的过程中形成一套适用性强的整体协调、高效运行、精准科学的异地查档制度框架。

3.3搭建以用户为中心的档案信息服务系统

当前很多档案部门都建立了档案信息服务平台和档案信息服务系统，通过平台可以为用户提供直接的档案信息服务内容。为进一步提升档案信息服务系统的针对性，有必要在信息系统构建上突出用户需求，既要体现出档案信息资源的专业化，也要在交互界面设计上突出人性化、简便化，让板块结构变得更为合理，资源导航变得更为便捷，栏目设置变得更为清晰可用。同时还要注重系统内部的安全性和可用性，要确保用户在移动终端访问档案信息服务系统过程中能够获得快速、精准的服务，同时要保证用户检索信息和个人信息以及档案管理部门的档案信息安全。此外，还要构建更为多层次的数字化信息服务资源体系，突出个性化信息服务属性，进一步提升档案管理部门的服务效能。

结束语

协同视域下的档案信息服务是适应时代发展的必然选择，也是对传统档案信息服务模式的升级创新，协同服务要求档案部门、档案工作者、档案用户转变理念，突破不同的界限壁垒，通过服务主体、服务客体、服务内容和服务策略等方面的融合协作，实现档案服务效能的提升。在跨区域协同层面，面对不同地域之间服务制度与馆藏结构的差异问题，档案馆要建立跨区域查档总体制度框架，优化档案资源结构，做好顶层设计与资源建设工作。

参考文献

[1]陈亚飞.大数据时代档案信息服务变革对策研究[J].国际公关,2019

[2]张瑞雪.关于档案信息服务个性化原则的若干探讨[J].黑龙江档案,2019

[3]唐晓琳,同焕玲,匡艳,翟聪玲,张萍.科研课题模式下的科技档案信息服务研究[J].兰台世界,2019

[4]杨玲.城建档案馆信息服务问题相关思考[J].智库时代,2019

[5]王景杰.信息化背景下档案信息服务模式研究[J].陕西档案,2019