电子信息技术在档案管理中的应用

田松 张雷 付革

摘要：由于电子档案操作方便、节省空间、共享等特点,在各行各业中的应用越来越广泛。随着信息技术和计算机技术的广泛应用,档案管理信息化的要求也在不断提高。当进行文件管理时,合理地利用计算机技术,可以大大提高文件管理的整体水平,促进文件管理工作的进一步发展。本文就档案信息化建设与管理的现状进行探讨,旨在提高档案信息化建设与管理水平,分析计算机技术在档案管理中的重要作用,并对目前档案管理所面临的问题进行研究,阐述新形势下档案管理中应用计算机技术的意义。

关键词：电子信息技术；档案管理；应用

1电子技术简介

电子技术是19世纪末20世纪初出现的一门科学技术。各种电路均采用电子元件设计，以满足实际应用的需要。现代电子技术已经渗透到人类生活的各个方面。电子技术将在物联网和智能家居的发展中发挥重要作用。其发展趋势和特点可概括为：高复杂度、小型化、绿色化、集成化、高精度、多功能、智能化。它涉及信息、电子、材料、能源、管理等诸多领域。电子技术的应用大大提高了档案管理的效率和质量，为档案信息化建设节省了大量的时间和人力成本。

2目前阶段档案管理工作中存在的问题

2.1信息化档案管理工作落地困难

在现阶段的工作中，许多企事业单位仍然使用传统的纸质档案管理手段，这也导致了其部门效率低下，难以满足当前工作的实际需要。因此，档案管理的改革与创新已成为企事业单位发展的重要任务。企事业单位应通过多种途径和手段创新和调整档案管理制度，探索符合当前工作需要、符合单位实际情况的档案管理方法，为档案管理现代化和信息化提供坚实的基础。从档案管理的角度来看，现行的档案管理方法存在诸多弊端和不足。虽然近年来对新的管理制度进行了改革和调整，但由于实施阶段存在的问题，实施情况并不特别理想。在信息时代，企事业单位的信息资源受到高度重视，这也意味着企事业单位的档案管理手段必须从传统的纸质实体档案向信息电子档案转变。

2.2对于专业人才的培养有待加强

企事业单位的工作效率和质量与人才数量密切相关。专业人才也是推动社会发展进步的关键资源。企事业单位的档案管理比较特殊，对管理者的职业素质也有较高的要求。他们的工作能力水平往往影响到单位工作的整体运行效率。随着信息管理的改革，企事业单位档案管理人员不仅要掌握档案管理的流程，还要深刻理解信息管理的方法和技能，要求能够独立操作信息档案管理。但现阶段各单位对本单位档案管理人员的培训重视不够，往往无法获取最新的信息技术知识。这也给档案管理改革带来了困难。大多数档案仍采用纸质档案管理，信息技术的应用还不够成熟，难以与日常档案管理相结合。此外，一些单位档案管理人员工作态度消极，对日常工作缺乏积极性和责任心，信息技术水平不高，难以提高档案管理效率。

2.3信息化技术与档案管理工作的结合尚未完善

信息技术水平与档案管理结合的科学性和合理性，将极大地影响档案管理的效率和质量。这也是事业单位档案管理创新与改革的基本前提。现阶段，信息技术在实际应用中还存在许多不足和漏洞。由于现阶段信息化水平不高，要真正提高信息化技术与档案管理的结合，尤其是一些重要的档案，还需要很长的时间。现代信息化档案管理技术的不成熟，仍使各单位选择传统的实物纸质存储方式。然而，纸质档案存在着损坏和丢失的风险，不利于档案的长期保存。

3信息化应用的实践

3.1优化档案的电子信息化建设

建立电子档案信息之前，需要首先规范管理流程，建立完善的档案管理系统，对于信息的录入、保存、调用等，有严格的流程，引入相关管理软件，更好地实现信息管理。这样不但可以保障信息的安全性，而且避免因管理不善而造成的信息混乱。提升信息管理的高效性与准确性。有规范的流程，在实现信息共享的过程中才能更加安全。实现信息电子化，需要有一个比较安全的平台作为信息的载体。为使信息的安全性得到有效的保障，也需要有相应的备份管理流程，这就需要管理团队在工作开始及过程中，有清晰的思维，充分认识到这项工作的重要性，切实保障这项工作的整体质量。

3.2优化档案管理的安全性

档案信息电子化后并不是安全无虞，纸质版档案容易受到潮湿、鼠患等影响其安全性，电子化信息同样也存在安全威胁，包括计算机病毒、数据容灾、信息外泄等等。这些问题都是需要在信息管理的过程中重点关注的。除了用规范的流程与完善的技术进行安全保障外，还需要相关人员提升安全意识，尽量避免安全隐患。在档案存储平台建立安全防火墙，设立完备的程序保障信息技术的安全，运用多种方法，保障信息管理的有效性。尽量杜绝不安全因素，更好地应用档案资料提供服务。

3.3合理使用电子档案

（1）档案管理人员需要转变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。

3.4电子信息化档案管理的要点

（1）收集。信息收集是档案信息电子化的基础，在对信息进行存储之前，需要对信息进行有效的整理，收集上来的信息庞杂，需要有一定的甄别能力，然后对有效信息进行电子化转换，方便进一步进行存储及后续数据库的建立，确保被建档的信息内容的可靠性。（2）整理。信息整理是根据信息的具体内容提取其中的关键词，在相应文档中进行编号归类。通过计算机技术对其进行管理。这是为后续对信息的使用做准备，通过搜索编号或者关键词的方法可以保障信息提取的快捷性。在对信息进行整理的过程中，我们还需要同时维护信息的安全性，提取文档信息的同时，关注网页等是否存在不良介质或者病毒，保障信息安全。（3）存储。信息的存储可以选择不同的载体，硬盘、云盘等，对于不同类别的信息需要选择不同的介质，也同时需要关注到环境对存储介质的影响，如湿度、温度等，以此保障信息的环境安全性。（4）统计。利用计算机技术开展信息统计工作，不但可以节省大量的时间成本及人员成本，而且更加准确。这就使得工作效率得到极大提高。（5）运行。电子信息存储的位置不同，建立的档案库也不同，需要员工在运行的过程中充分了解不同档案库的功能分类，找到检索关键词的方法，提升信息运行的效率。

4结论

综上所述,在时代的发展与前进之中,企事业单位档案管理信息化改革已经成为了当下的重要议题,也是各单位可持续发展与进步的关键基础。但就现阶段的工作而言,仍然有很多单位依旧采用传统的纸质化档案管理方法,手段落后,资料的保管与调取极为复杂和困难,需要消耗较高的时间和人力成本。

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