文档一体化在档案应用中的研究

宋强

摘要：在受到“文件生命周期理论”的影响，我国掀起了一股对于文档一体化研究的潮流风气，使得人们对于文档一体化也有了一定的初步认识，渐渐的将文档一体化应用到了档案管理当中。传统的档案管理模式已经不适应现在科技飞速发展的今天，文档一体化在档案管理中的应用，极大的推动了档案管理应用的改革和发展，成为了日后企业单位档案管理的趋势，深刻的体系了文档一体化在档案管理中的重要作用。

关键词：文档一体化；档案应用；档案研究

在科技飞速发展的今天各行各业想要适应社会发展的需要，紧跟时代发展的潮流，就需要对自身的条件多加考量，对自身存在的一定不足及时的加以改进。而档案管理就是其中需要改进的一项工作之一，随着信息化档案管理的不断推进，各单位企业实行文档一体化已经成为了必然的要求，文档一体化的应用打破了传统档案管理将文件与档案分开放置的模式，为档案管理提供了一种新的思路。积极推动信息化档案管理应用，实现文档的数字化管理，建立数字档案室等手段来提高档案管理的效率。

一、文档一体化管理的理念和现状

文档一体化是以“文件的周期理论”为指导，解决了文件处理和档案处理分开管理的现状，实现文件管理与档案管理有机的融合，实现从文书向文件最后归档的一整个体系的管理工作，然后依托于互联网技术建立了信息化的档案管理体系，进而形成了相关档案管理的方法。随着我国经济的不断发展，国内很多的企业也开始重视将文档一体化应用到档案的管理中，开始借助于网络信息技术，将文书处理工作与档案管理工作看成是一个相互衔接的整理，当成文档一体化管理系统中的两个子系统，初步实现从管理方式、工作程序上实现科学的统一管理，从而实现档案的综合管理^[1]。随着文档一体化的理论和相关实践在国内各个领域的普遍应用，文档一体化也受到了越来越多的人的接受和青睐，对于相关的档案信息管理系统软件的开发也越来越多，例如，单位的基层档案管理工作者、软件开发人员、相关的学者都对于文档一体化的档案信息化系统进行积极的研究和探索。目前社会上也有了一些基于文档一体化的信息管理系统的相关软件的应用出现，其中也不乏将此理念整合到各个行业的其他的软件，其中一些档案信息化管理软件对于档案管理取得了较大的成绩，同时也有一些软件可能由于开发人员不同相关行业的应用或者是因为利益方面的问题导致出了很多“形式”软件，其应用结果也是不如人意。

二、文档一体化的优势及对档案管理的启示

文档一体化打破了文件处理与档案管理工作的界限，是文书档案管理的一大创举，为传统的档案管理提供了新的思路和方法，加快了文档管理方面的改革和创新。传统的档案管理食欲“书”和“卷”作为基础的单位，已经不能够适应信息化档案管理的需要。传统档案管理的“立卷方法”对于档案的利用和保存方面着重与保存，强调档案装订的相关标准，如结实程度、规格一致等着重在乎的是对于档案的装订而不是对于档案的开发，不利于档案的利用同时耗费大量的时间成本。传统档案管理标准的可操作性较差，且较为随意，对于相互有联系的档案文件并没有一个标准来确认，手工进行档案的整理所需要的时间非常长，就会造成很多的文件审批不及时或者错过文件的时效性等问题，对于一些文件整理过于死板不懂得灵活应变，可能会增加档案的库存量，妨碍了档案的查阅抽调等工作^[2]。面对传统档案管理的相关问题，文档一体化为其提供了相关的理论基础，对于文档管理的方法也提供了新的思路，随着网络信息的发展，很多的企业都会产生一些电子化的文件信息，而这些电子文件真是档案信息的来源之一，传统的档案管理方法显然已经不能够适应于这一现状，随着电子信息化的档案管理建设的不断推进，使得档案管理的不同岗位之间联系密切，利用现代化的信息技术不断的提升档案管理的水平，使得档案工作呈现多元化、多样化、个性化等特点。在实行文档一体化的档案管理过程中，档案信息资源来越来越向数字化的方面靠拢，扩大了档案信息的搜集范围，数据档案室的建设也已经成为了文档一体化建设的重要手段和方法，为了提高档案管理的效率各企业应该按照文档一体化的要求，做好系统的设置，进而实现文档一体化的档案管理。

三、文档一体化档案管理的目标和创新

文档一体化实现了档案管理的办公自动化系统，可以实现文件处理与档案管理的同步进行，以此进一步提高档案管理的效率，可以更好的适应未来数字化的档案管理需要。建立信息化的数据库，重视数据管理的系统性和有效性，对于档案的信息数据按照不同的部门、不同的类别进行分门别类的整理和保存，为后续档案信息的利用提供便利，通过文档一体化的档案管理方式，可以改变传统档案管理的方式，对档案管理的流程进行改进，使得其适应档案信息化建设的需要，适应于各行各业数据化档案信息的整理归纳，通过对复杂的文档信息信息进行整理、录入、归档实现对档案信息的高效处理

^[3]。

通过实现文档一体化的档案管理，通过对数字化数据库的建立，可以保留文档的原始性、真实性，可以在一定程度上保证档案数据的真实可靠，促进对于数字信息的利用。各行各业越来越重视档案信息的来源，对于互联网信息的利用导致档案信息的来源越来越多，国家也开始重视对于档案数字化信息数据库的建设，开始提倡实行文档一体化的理念和方法，利用信息技术的手段获得更多的信息积累，通过各种信息资源的有效整合确保数字化数据库信息的前后一致，确保内容的有效性和真实性，通过信息化平台建设的不断推进，为文档一体化的档案管理奠定坚实的基础。

通过文档一体化实现对于档案管理方式的创新，通过将文档数据的录入、整理、归档的流程来实现档案管理各个环节的有效链接。随着科学技术的发展，电子文件的增多，一些企业一味的依赖于电子文件的管理，放弃了对于纸质档案的管理和保存，导致源文件的数据丢失的事件时有发生，虽然未来电子文件可能是之后文档数据的发展趋势，但是现在个企业的档案信息数据都是集纸质文件与电子文件并存的现状，因此，在不同的阶段对于档案管理要进行一定的创新和改革，对于文件实行“双轨制管理”，既要注重纸质文档的原始性文件的保持，也要学会利用现代的信息技术进行文档一体化的档案管理，协调二者之间的管理体系，让其相互配合共同实行档案管理的科学性。

结语：

因此，在随着文档一体化的档案管理新形势的作用下，档案管理工作应该与时俱进，积极的推行文档一体化在档案管理中应用，以适应社会发展的需要，充分了利用互联网信息科技来提高档案管理的效率。在实行的过程中，建立健全电子的文件管理档案，将档案管理人员的工作与文件人员的工作合二为一，打破以前传统的分散式管理的格局，节省人力资源的利用，同时要加大对档案管理的创新，积极推动档案信息化的建设，培养相关的技术人才，充分发挥电子档案管理的价值和作用。

参考文献：

[1]鲁延红.文档一体化在文书档案信息化管理中的应用分析[J].办公室业务,2020(22):82-83.

[2]杨蓉璠.文档一体化管理系统在档案工作中的应用分析[J].办公室业务,2018(24):113-114.

[3]张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计——基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案,2009(01):31-33.