机构改革背景下人事档案管理创新分析

江泽光

摘要：在单位机关中，人事档案地位凸显，对于服务型单位来说，其价值都是难以替代的，在机构改革背景下，更是要发挥出人事档案的功效。作为人资管理的依据，人事档案管理实效性可以影响用人的科学性，提高管理水平与实践能力。在信息化的今天，需要对人事档案管理进行规范化以及创新性地调整，提升档案管理效率的同时，增强单位机关运维能力。

关键词：管理创新；机构改革；人事档案

引言：人事档案的形成，涉及较多内容，是人事管理部门相关的人事管理活动记录，反映个人经历的同时，还会体现出品德才学等，属于重要文件材料。正是因为人事档案涉及信息较多，可以作为人力资源开发依据，现实中，为了提高管理效率，需要借助信息技术，创新档案管理模式，完成向档案管理信息化的高质量过渡。

一、基于机构改革，人事档案凸显出的重要性

机构改革意义非凡，作为国家简政放权先进路径和转变机关作风的直接、科学举措，服务于民的思想得到了全方位的彰显。机关事业单位，想要提高服务能力，让组织内部充满活力，大部分要依托人事档案。在组织中，人事档案作用突出，人事档案管理更是考验职能部门能力的工作，其管理的好坏，将会对国家方针落实与政策执行构成影响。同时，在工作中，通过查阅人事档案，可以熟知和了解关键信息，从不同层面分析员工政治素养，在这样的基础上，可以合理开展干部的培养工作，为组织机构完善提供坚实基础。另外，在实际工作中，由于人事档案不是所有人都具有查阅的权限，所以不仅专业性强，机密性也很强。为了落实好档案工作，档案管理需要严密，这是基本保障，不容忽视。特别是在查阅时，要通过流程和制度的制定，约束查阅者的行为，同时进行严格审批。为了提升档案管理品质，在档案管理阶段，需要及时发现问题，推行规范化、细致化管理，为事业单位稳健发展夯实基础，强化管理工作的效果，共同促进现代化建设。

2. 基于机构改革，人事档案的问题剖析

1. 人事档案收集范围十分有限

结合现有情况看，人事档案收集范围并不理想，有待进一步完善，这是现存的比较明显的问题。我国人事档案管理（目前推行的）基本套用了固定模式，方法与干部档案的管理类似。通过查阅档案可以发现，在人事档案中，个人政治历史占据较大篇幅，反映该情况的材料比较多，而关于个人业绩则是寥寥几笔带过，能力、专长等更是介绍较少，反映综合素质的材料，还是相对缺乏的。

2. 业务部门各自为政

在人事档案管理中，存在管理分散的情况，给许多工作的开展制造了困难，主要表现为业务部门各自为政，导致科室间沟通不强，档案查询关联度非常低，顺畅性有待提高^[1]。举个常见的例子，人们经常会把人员信息资料分散管理，一般鉴定考察的结果，需要到组织部进行查询，而关于劳模获奖的资料和凭证会由工会部门保存，只有少数资料在人事，这样混乱的局面，将会让档案管理失效，档期利用也会受影响。由于管理松散、不专业，将会诱发查阅难的现实问题，最终成为历史遗留。

3. 硬件设施难以跟上

除了上述问题外，硬件设施难以跟上也阻碍了档案管理创新。在现实应用中，由于人事档案非常看重专业性和机密性，所以通常需要保管期较长时间，为了不影响档案的参考价值，对档案室环境要求与标准极为严苛，温度、湿度等指标需要长期保持在合理区间，操作中更应规范践行规章制度。但现实情况却是，由于资金缺乏，各方面的存储条件并不理想，再加上领导不重视，导致资金投入较少，档案室保管条件差。通过实地了解发现，档案室无消防器材比较常见，并且缺少防虫措施，有些档案室还会和杂物间一样堆放杂物，安全隐患会增加^[2]。除此之外，还有档案库房管理不严谨，会影响档案的机密性，非相关人员出入频繁，诸多不确定因素产生。

4. 信息化水平不高

在当今社会，信息技术融合到了各个行业中，成为工作质量改善以及效益提升的关键，在人事档案管理中，更是要渗透信息技术，借此提高管理能力，发挥档案信息管理的实效性。但目前的现状却是信息化水平不高，信息化设备没有匹配，信息化建设进展较慢。

2. 档案管理发展路径

1. 充实人事档案内容

据调查，现阶段推行的人事档案管理，管理模式相对守旧，采用的都是基本思路，完全套用了干部档案管理，因为在人事档案中，反映素质的材料缺乏，想要作出综合评价难度较高。这样的档案管理，将无法提供用人方面的参考，对人才选拔帮助不大。基于此，需要在现有档案中追加恰当的内容，收集反映综合素质的材料，尽可能从档案中可以看出个人能力，最好还可以反映出职业能力以及真实的信用情况，以便为科学用人提供保障。

2. 坚持集中统一管理

坚持统一管理，是为了避免多头分散。当前，人事档案管理混乱，存在“政出多门”现象，管理的秩序一度被扰乱，分工不明始终存在，工作中相互推诿，档案管理的效率受到实质性影响。因此，为了改变现状，稳定管理秩序，需要奉行集中统一管理，借此推进档案管理改革，提高管理真实水平，为后续的人资开发助力。

3. 推进档案管理信息化

信息技术已经扎根多个领域，实现了多领域的渗透，在数字时代，想要创新工作模式，就要从管理信息化入手。如何适应信息化发展步调，利用大数据环境是现阶段档案管理的重中之重，属于亟待思考的问题。随着社会发展，以纸张为载体的档案管理形式早已落伍。现如今，人员流动频繁，在这样的前提下，纸质档案收集整理不仅容易出错，而且耗时费力，在进行档案管理时，需要辅助大量的人力，所以急需改变现状。实践证明，传统统计和邮寄的效率，要低于网络传递的数百倍，数字载体的档案管理已经是主流形势，基于数字档案开展人事档案开发，质量和效率（人力资源开发）都将会提升，人力资源管理难度将降低^[3]。基于此，在现实工作中，需要利用大数据完善人事档案管理，将区块链等技术应用其中，和人事档案管理融合,在此基础上，建立云平台，这样便可以提升查阅速度，打造具有数字化与信息化特征的档案管理模式，方便档案利用以及信息内容的添加，提高档案管理的创新性。

（四）加大资金投入，完善硬件设施

除了上述措施外，还要加大资金投入，完善硬件设施。针对现有的配套不科学、不完善的情况，需要加大资金支持。在档案管理室配备高质量的消防器材，以备不时之需。同时为了防止蚊虫造成档案的损坏，还要采用防虫措施，通过防虫药剂和设备的使用，营造安全档案存储环境。温度和湿度不容忽视，在档案管理中，要控制好这两项参数，确保答案管理科学。为了强化档案管理效果，需要定期开展培训，灌输给管理人员新的技术，促使其掌握现代化管理的技能，同时通过健全监管机制，对档案管理和利用行为进行约束，保障人事档案齐全、完整，内容真实。在运用信息技术时，要需要注重加密技术的应用，避免信息被篡改，提高档案利用水平。

结论：综上所述，机构改革制造了新的人事档案管理发展契机，但带来机遇的同时，也意味着标准和挑战更加严格。当前机关事业单位都面临相同困境，就是人事档案的增多，随着数量不断激增，档案管理难度加大。想要实现有序管理，将管理难度降低，需要及时转变观念,在原有体制基础上，融入信息技术，创新管理制度，促使人事档案管理再上新的台阶。

参考文献：

[1]王园.机构改革背景下人事档案管理创新思考[J].兰台世界,2020(S1):58-59.

[2]张瑶.关于创新人事档案管理制度与模式的探索分析[J].东方企业文化,2018(S1):74.

[3]杨晓梅.新时期医院人事档案信息化管理创新策略分析[J].办公室业务,2018(04):178.