浅议单位基建档案管理

龚霭萦

基建档案作为单位规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，组藏着丰富的信息资源，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现档案资源的合理配里、最大开发利用，实现对档案实体的保护，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为现代化建设服务。

1 引言

单位基建档案是基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是单位建设过程、发展历程的真实记录，又是单位进一步发展的重要基础和依据。

2 基建档案的特点

基建档案除了具有一般档案的信息性、价值性、原始记录性等特点以外，还存在以下特点。

2.1 成套性

每一个项目的基建档案，都由各部分工程文件的每一个环节的文字、图纸记录而成，整体工程项目之间的档案文件材料是一个相对独立、不可分割的有机整体，一个完整的基本建设项目档案，符合它所反映的客观实体。这是单位基建档案成套整体性的特点。

2.2 专业性

在基建工作中形成的材料，涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动，产生的历史记录不仅是不变的，在以后项目的维修、验收、审查都是以它为唯一的依据，基建档案的内容性质及其形成领域，专业性很鲜明。

2.3 实用性

基建项目完成后，基建档案可以体现出建筑物的性质、结构等，特别是以后建筑物需要维修、扩建、改建，或产权认定、解决相关的土地纠纷等管理工作时，基建档案起到的作用是其他材料不可替代的；此外，基建档案既能为技术交流和科学研究服务， 也能为现实生产服务，基建档案具有实效实用性。

2.4 滞后性

一般来说，基本建设项目的建设完成，需要有一个周期，特别是投资大，涉及面广的基建项目，周期会更长。项目的建设过程， 存在一定的弹性因素（例如资金不到位等）影响，因而形成一套完整的基建档案，也就滞后于它所反映的基建项目本身的完成时间 [1]，只有等基建工程验收工作完成后，才能把全部资料整理完毕归档。

3 基建档案的重要性

作为单位档案的一部份，基建档案有其不可替代的作用，其意义主要如下：

3.1 是单位建筑使用维护的有效工具

建筑需要改建扩建、装修维修、线路铺设等工程中， 为确保工程的安全、施工的准确、竣工的顺利等，都要利用基建档案。

3.2 是单位建设项目合法性的重要体现

基建档案包含了单位基建工程各个阶段的材料，包括工程预算、工程施工及竣工文件等，另外，基建工程的设计方案和图纸， 基建档案的重点内容，其中有关基础建设的设计图、施工和竣工图，还有相应的文字说明，都为单位的已有建筑的维护、管理及合理使用提供有力依据，除此之外，基建档案中的建设许可证、用地批准及项目立项等文件，也是单位建设项目合法性的体现， 是维护单位建设合法权益的凭证。

3.3 是单位建筑质量评估的重要依据

随着工程建设工作的发展，其投资形式越来越多元化，单位基础建设投资资金来源较多，有地方政府财政扶持，有国家拨款[3]，还有社会的捐款等模式，复杂多样，而工程质量如何，关系 到各方安全，基建档案是工程项目的全程记录，是工程建设从零起步到日渐形成主体的建设质量的反映，作为全过程记录材料的基建档案，对于建筑建设质量的评估起着重要作用。

3.4 是维护教工利益的重要依据

基建档案不仅建设发展起到积极作用，而且它所包含的文件材料，就需要利用到基建档案中的消防验收合格意见、建筑工程施工许可证等文件；另外，在建立健全数据等工作中，也需要利用基建档案，提供准确信息。基建档案在维护利益等方面起到了极大作用。

档案建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划，量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案建设与信息化同步发展，为构建和谐的档案管理体系提供快捷有效的服务，也为促进地方经济和社会发展做出贡献。

参考文献：

1. 董中华.基建档案的形成和管理意义【J】中国建设科技.2021.3

2. 李国忠.城市建设中档案的历史价值【J】中华民居.2011.6