浅谈电子计算机在档案管理中的应用分析

浅谈电子计算机在档案管理中的应用分析

王峰

摘要：随着计算机技术的运用和互联网平台的建立，在一定程度上替代了手工劳动，提高了工作效率，实现了资源和信息的共享，计算机技术在档案管理中的应用给人们带来了巨大的利益。

关键词：电子计算机；档案管理；应用分析

现代档案管理模式是在追赶科技浪潮的基础上，摆脱传统流水线模式的弊端，使档案管理走向智能化、现代化、系统化发展。档案管理现代化是指管理者运用先进的管理理念和科学技术，充分发挥自身能力，改革传统的档案管理模式。变革的核心是遵循档案管理的原则。

1档案信息数据库的特征，组成和计算机技术要求

1.1存档信息数据库的特征

档案信息数据库是在档案管理过程中，利用计算机技术对大型档案进行存储和分类的数据库。其自身的特点是：第一，计算机技术的出现可以将信息文件转换成计算机数据进行存储，并以计算机电子数据流的形式在计算机信息平台上传输，从而提供文件信息的存储和信息交换。其次，计算机存储技术可以通过多媒体信息化存储图形、文字、声音等综合信息，体现现代计算机技术的数字化特征。三是计算机技术在档案管理中的应用。计算机技术在信息化、自动化、媒体化等方面的应用，以及计算机技术的应用，改变了以往的档案管理形式，体现了现代档案管理系统的计算机化特点。第四，计算机技术在档案管理中的应用，不仅可以有效地管理档案，而且档案还可以以图形、文字、声音等综合媒体的形式存储有关档案的信息，体现了计算机存储技术的多样性。

1.2档案信息数据库的主要组成框架

归档信息数据库可分为终端用户部分、数据库管理系统、数据库错误检测系统和通信系统。各部分的主要功能是通过档案信息数据库中的不同部门，使档案管理过程更清晰、更容易理解，完善档案信息数据库系统，使人们能够方便、方便地获取所需信息并进行传递，并通过网络通信系统进行通信。

1.3在管理存档信息数据库过程中对计算机技术的要求

之所以在档案管理过程中使用计算机技术，是因为计算机技术能够准确有效地输入、查看、修改和管理档案，这也是档案管理的基本要求和基本保障。因此，计算机技术在档案管理中的应用必须满足以下要求：一是档案管理中的计算机系统必须保证其硬件满足相应的条件和质量，软件管理必须保证档案信息和数据库的技术水平符合要求；其次，计算机技术档案的管理还需要科学规划，可能对计算机技术管理人员的工作提出更高的要求，以确保大量信息档案的录入过程不会因操作人员的原因造成信息错误或不完整。

2在档案管理中提高电子计算机技术效率可行策略

在新时代的发展中，扩大电子计算机在档案管理领域的应用具有现实意义。为此，有关部门要重视档案存储，扩大档案管理信息化服务范围，加大对档案信息化相关人员培训的投入，全面控制和推进档案管理全过程，提高档案意识、安全措施，优化档案。与信息交流、促进信息交流，最终提高档案管理的综合水平，提高专项服务质量。

2.1增加档案存储的重视程度和投资

为促进电子计算机在档案管理中的应用，应重视档案信息的存储。档案资料的收集、分类、整理应成为实施智能化管理、自动化办公、自主化服务的出发点。坚持与时俱进的基本原则，顺应互联网时代的发展趋势，优化硬件配置，保证图形计算、系统兼容性、存储空间等满足系统性能要求。同时，促进软件研发部门与档案管理部门的协调配合，保持档案管理有序进行。

2.2扩大档案管理信息服务的范围

要发现档案资源的价值，首先要改变档案服务和使用方式，扩大档案资料的内容，扩大服务范围。此外，要不断完善档案信息资源网络服务内容，优化档案服务模式，不断丰富档案资料内容，调整档案结构，依托网络技术扩大档案服务范围，增加基础信息，如上网浏览、在线反馈、远程指导等。同时，要扩大档案数据服务范围，就必须在存储系统中采集各种档案数据，改变服务模式，确保档案数据的完整性和准确性。此外，还要与当地高职院校、科研院所建立良好的合作关系，引进创新的管理模式。那么，依靠网络的整体效益，提高公众对电子档案管理的认识，打下坚实的基础。

2.3加强档案管理人员的培训

要实现档案资料共享的目标，仅靠档案管理机构是不够的。需要建立可靠的内部协调机制。长期以来，大多数企事业单位档案管理部门都采取了分散管理的模式。在经济效益和社会效益方面，不同类型档案的有机整合可以提高效率。为此，相关企业应加强对基层业务人员的培训和职业教育，优先招聘具有较高计算机技能和专业知识的人员，提高电子计算机在档案管理中的应用水平。另外，依靠专业培训来转变档案管理人员的观念，以提高工作人员的专业水平，提高他们的专业水平，教会他们使用合适的管理软件。

2.4全面控制档案管理的各个方面

档案管理的目的是提高档案请求的效率，提高服务质量。要优化档案管理水平，相应的人员必须建立完善的档案管理制度，约束和规范管理行为，保证管理工作的共享性和规范性。此外，要根据法律法规实施的前提条件，制定实施“共享时代档案管理政策”，优化档案管理质量，满足用户多样化需求。

2.5提高员工对信息安全管理的意识

在档案资料的开发和利用中，要提高著作权意识、出版权意识、出版权意识、网络传播权意识、公民隐私权意识。在编译存档数据库时，常常会出现版权问题。为此，有必要在保护作者基本权益的基础上，扩大信息服务数量，提高信息互动效率。此外，档案的使用和各种相关的信息安全问题也随之产生，相关管理人员应更加注意保护档案的机密性。涉及国防安全、商业秘密和个人隐私的文件可以是整卷、一卷甚至一行内容。对于此类机密文件，应避免对外开放，并使用数字技术控制和防止被盗；另外，还要保证操作系统的正常运行，维护数据库的安全。优先使用高安全性的操作系统，进行定期和远程数据库备份，创建每日数据库事务日志，然后设置用户访问权限，避免因系统崩溃或恶意破坏造成数据丢失，最大限度地保护用户的基本权利。

2.6数字技术的好处全部得以发挥

如今，档案管理正逐步从多角度、多维度展开。档案管理是一项独立的、复杂的、专业性很强的工作，尤其包括信息输入、信息存储、信息处理和信息输出。档案的最佳共享需要整合和有效利用数字技术和高质量的软硬件环境。在对纸质文献资料进行收集、分类、存储的基础上，利用各种智能终端设备和现代技术，实现档案资料的数字化处理。同时，利用数字成像技术存储纸质档案，可以满足档案全文检索的基本要求，为档案交换提供必要的支持和帮助。此外，通过信息交换，促进相关机构之间的信息交流，进而以自助方式实时满足存档信息的需求。

3.结论

总之，当今市场经济蓬勃发展，传统档案管理模式存在的问题日益突出。特别是在共享经济时代，如何实现档案共享、整合和自主成为各界关注的焦点。未来的发展进程需要充分利用电子计算机的优势，将其推广到档案管理的各个方面，以实现最大的经济效益和社会效益。

参考文献

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