档案管理信息化的科学发展路径探索

全晶泉

摘要：现阶段，档案信息化建设已经成为人们关注的焦点，在信息技术日益完善的今天，档案管理工作也要不断寻求发展和创新。因此，相关部门需合理利用信息技术，提高档案管理的整体效率。论文主要分析档案信息化建设与档案管理，以供借鉴。

关键词：档案管理；信息化；科学发展

0引言

档案是社会各界以及不同行业发展的重要依据，档案管理工作涉及到社会发展的全部信息内容，每个记录在档的档案都需要相关的档案管理部门进行管理，实现档案管理的充分利用。但是，目前大多数的档案管理部门还采取传统的管理方式，这样就会在档案管理工作中出现一些问题，导致传统档案的管理工作无法得到有效的保存。随着电子信息技术的发展与进步，合理应用信息化手段改善传统的档案管理工作，有效解决传统档案管理存在的问题，从而实现了对档案管理工作的高效发展。

1档案信息化建设的概述

若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享；而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整个档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。

2推进档案管理信息化的必要性

基层档案档案管理信息化的必要性目前，各企业和部门内部都逐渐建立了专业的办公系统，社会各领域对于信息化档案管理的呼声也越来越大，因此，各基层单位加快档案管理信息化的建设刻不容缓，以更好的满足档案管理的发展需求。传统的档案管理过程中由于受技术原因的限制，纸质档案非常容易受到环境因素的破坏，如: 空气湿度、光照、虫鼠等，再加上文字档案、影像资料等在存储过程中需要占据较大的空间，还需要相关部门投入一定的人力、物力资源对档案进行管理和维护。随着我国信息化、数字化建设的不断发展，各种各样的存储手段也越来越先进、便捷，有利于增加档案信息资源的储存量和存储寿命，有助于降低档案存贮占据的空间。

2.1提高档案资源的有效使用

在实际的生产生活中，由于部门领导对档案管理的重视程度不够，且档案管理人员的专业素养不高，造成基层的档案管理的存放不够科学。但是，随着互联网技术的引入，有助于档案管理的有序排放和查阅，从而减轻了档案管理人员的工作负担，同时也提升了档案资料的利用率。

2.2提高档案管理人员的工作效率

将基层档案资料的管理与互联网技术充分结合，大大提高了档案管理的质量和效率。第一，在信息化这个时代背景下，信息化技术有助于档案管理人员的工作更具有条理性，有助于其积极主动地开展高效、有序地工作，从而提升工作人员的管理效率。第二，基层纸质档案转化为电子档案后，能够方便各部门之间更加快速、准确、便利的查找所需的资料，提升档案的利用率和查找效率。

3档案管理信息化进程中存在的问题

3.1无法正确认识档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

3.2档案管理标准不统一

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。

3.3档案信息化管理人员专业素质较低

档案馆的工作人员一般只是遵循着国家的相关政策和单位的规章制度，岗位意识淡薄，缺少专业知识技能，对档案信息化的管理、标引、检索、编研、复制等掌握得不够牢固，只能满足最基本的操作，认为档案管理工作只是集中在档案信息的保存量上，根本就不注重资源的开发和利用，并错误地认为档案信息化就是把纸质的档案相应的转化为电子档案。这就造成档案管理模式和信息服务水平低下，档案资料不能得到很好的利用。

4档案管理信息化建设推进的有效措施

4.1制定完善的管理规范

现如今，科技发展水平不断提高，社会也加快了前进脚步，企业管理呈现精细化管理特征。档案管理也应高度顺应时代发展特征，积极创设与现代社会相适应的档案管理制度，以获得社会和工作人员的广泛认可，加强档案管理的规范性和科学性，为档案信息资源管理多个环节的无缝衔接及全方位发展创造有利条件。制定细致完善的管理规范，一方面约束工作人员的行为，另一方面也可引导其他工作人员细心谨慎地对待档案管理工作。

4.2加大档案信息化建设软硬件投入

相关单位必须高度重视信息化建设，同时结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档案管理数据库和通信方式的科学化建设。现如今，我国档案信息化建设的水平存在十分明显的差异，能够推动档案信息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。该种情况与相关单位工作人员的重视程度有着十分密切的联系。对此，相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好执行工作，合作和协调各项工作的有序开展，不断提升信息化水平，为单位信息连接与共享创造有利条件。

4.3全面提升档案管理信息化的人员专业素养

信息化档案管理对于专业知识和技术能力的要求较高，该工作的顺利开展与进行离不开管理人员丰富的管理知识储备和专业的计算机能力，知道怎样将管理知识与计算机技术充分结合来促进信息化档案管理的建设。因此，为了更好的开展基层档案管理工作的信息化建设，相关部门领导需要重视信息化人才的素质培养。第一，基层单位在聘请档案管理人员时，需要以工作经历、信息化技术等作为重要的参考依据，以确保档案管理队伍的信息化水平。第二，基层单位还要定期对档案管理人员进行管理知识和计算机技术的培训和考核，必要时还可以实行奖罚制度。在实际工作中，基层单位的档案管理人员可能已经适应了传统的管理模式，对于信息化的管理模式并不熟练，针对这种情况，基层单位可以邀请经验丰富的档案管理人员进行宣讲和指导来帮助他们全面了解信息化技术的好处和掌握计算机网络技术的知识。

5结束语

通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。

参考文献：

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[2]张义森,闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2020(10):83-84.

[3]徐欣云，徐梓又.试析传统村落档案的涵义及与乡土社会隐性档案秩序的关系[J].档案学通讯，2020