谈医学单位电算化会计系统中的内部控制

肖琴

摘 要：医学单位电算化会计系统的使用，会计管理模式以及核算操作流程都发生了变化，内部控制体系也需要根据实际情况进行完善。明确操作流程是基础，加强内部审计是重点，完善内部控制制度是目标。本文以医学单位电算化会计系统中的内部控制为例，介绍了内部控制的必要性及相应的促进措施，希望能够给与读者一定的参考。

关键词：医学单位；电算化会计系统；内部控制； 

1.医学单位电算化会计系统内部控制的必要性

1.1电算化环境下交易记录有差异

传统的会计系统中，多采用手工记账的方式，工作人员至少有两个，形成工作过程中的相互监督、相互合作的工作模式，会计工作进行过程中，每一个操作都会落实到纸上，形成一个片段。电算化会计系统中，有了人与计算机之间的相互合作，每一个操作都会在计算机中形成操作记录，操作更为快捷，更加系统化，减少了一些人工消耗，这也是计算机时代发展带来的必然趋势，但需要注意的是，计算机网络发展迅速的大背景下，黑客侵袭的危险性也随之提升，如何在享受网络发展带来便捷的同时，做好网络安全防护工作，成为目前很多医学单位追求的目标^[1]。

1.2电算化下交易流程有差异

在手工会计系统中，每发生一次交易，都需要经过层层审核、签字、盖章，在电算化会计系统中，只要得到相关负责人的口令亦或是其他授权性质的文件，就能够在网上进行相应的业务处理。这样的操作流程虽然更加简易、快捷，但是带来的安全隐患也不可忽视。一旦发生口令亦或是授权性质文件被复制、泄露的情况，每一笔交易的真实性得不到保障，造成的损失也不可估量。针对电算化条件下教习流程的情况，打造安全稳定、方便快捷的会计系统操作环境，必须加强内部控制工作。

1.3 职责分离需要完善

在手工会计系统中，由两个及两个以上的人共同负责会计工作的进行，每个人的工作职责及个人拥有的权限都是不同的，责任划分明确，每个工作人员相互监督，共同配合完成工作，减少工作过程中的误差及徇私舞弊事件的出现。使用电算化系统过程中，节约了人工成本，一人可以进行多个操作，缺少职责的明确划分，工作人员及信息系统之间很难形成有效的监督作用。

1.4工作质量决定性发生改变

手工会计系统中，人与人之间相互合作、相互制约的工作状态，保证了手工会计系统的有序运行，工作质量多取决于工作人员的专业水平。在电算化会计系统使用的过程中，工作质量一部分取决于操作人员的技术水平，另一部分则取决于系统自身运行的稳定性，一旦系统崩溃，整个工作会因此停滞，无法顺利的进行。为了保证较高的工作质量，必须加强电算化会计系统的内部控制工作，及时发现问题及时解决，避免突然性的系统崩溃造成工作无法进行的情况出现。

1.5网络迅速发展下对内部控制提出了新要求

在网络迅速发展的大背景下，电算化会计系统的使用，一方面减少了人工成本，另一方面提高了工作效率。不可忽略的是，在医学单位电算化会计系统的使用过程中，还是会出现新的问题。随着时代的发展，操作者对系统的功能提出了新的要求，在新功能添加的同时，内部控制制度必须随之完善，用全新的内部控制手段保证会计系统安全、稳定、高效运行。

2.医学单位电算化会计系统内部控制的新措施

2.1明确职责分离

医学单位电算化会计系统在运行的过程中，需要明确职责分离。首先，负责软件开发的工作人员，他们了解整个软件的运行模式以及各个环节的操作，当软件开发完成正式使用后，负责开发的工作人员就不能再随意进行系统测试，随时随地访问系统，只能在出故障需要开发人员进行必要性的操作时，才能允许访问程序，找出问题的关键并且加以解决。

电算化会计系统运行的过程中，所有的操作记录以及操作结果都会上传到数据库中，数据库是整个系统的中心地带，包含很多需要保密的信息，为了最大限度的保证数据的安全，有必要将数据监管人员及操作系统人员职责分离，数据库监管人员无法操作会计流程，同时负责操作系统、会计流程的负责人不能随意查看数据库中的数据，二者工作独立，保证数据的安全性及系统运行的畅通性。

安排两人及两人以上进行岗位轮换，每个人的操作都会在系统中形成操作记录，以日志的形式记录，同一岗位的工作人员可以查看操作记录，及时发现异常操作，在相互监督中，共同进步^[2]。

2.2建立电算化内部控制体系

为了保证电算化会计系统的稳定运行，必须完善内部控制体系，做好信息系统的管理控制工作。以下分为三点进行相应的描述。

1. 管理人员统筹安排。管理人员需要明确电算化会计系统的开发目的及开发目标，组织开发人员完整整个系统的开发工作；开发完成后，合理分配每位员工的工作内容，对员工进行专业性的培养，在使用软件的过程中，减少失误的可能性；合理控制每个开发环节的花费，尽可能“物尽其用”，不花冤枉钱，使整个系统的作用发挥最大化。

2. 数据资源合理分配。在使用电算化会计系统的过程中，不同职责的工作人员会发挥不同的作用，因此需要根据不同工作内容、操作给相应的工作人员设定不同的操作权限，最大程度保证数据的安全性，避免不相干人员访问私密数据，造成巨大的损失。

3. 加强安全管理。在网络迅速发展的时代，网络安全意识也随之提升。在使用电算化会计系统的过程中，首先要保证整个系统运行环境的安全性，保证电脑本身没有病毒，严格遵守各个安全环节的要求；在使用软件的过程中，及时的进行数据备份，防止软件崩溃数据流失；做好防火墙设置，建立多层防病毒、防入侵体系，避免黑客攻击以及安全其他“流氓软件”带来的木马病毒，影响整个系统的运行^[3]。

4.结束语

医学单位电算化会计系统的使用，是网络迅速发展的必然趋势，使用会计电算化系统的单位会越来越多，节约人工成本，提升工作质量，在一定程度上“解放”了人们的双手，在享受网络发展带来便利、快捷的同时，必须时刻加强医学单位电算化会计系统的内部控制工作，及时发现问题，及时解决问题，在保证整个系统安全、稳定运行的前提下，实现提升工作质量的最终目标。相信随着时代的发展，高技术工作人员的监管，会计电算化系统的发展前景会越来越广阔，为医学单位的稳定发展打好坚实的基础。

参考文献

［1］杨阳.会计电算化下的会计内部控制分析[J].全国流通经济,2019.

2. 庞颖,曾婷.新形势下电算化会计系统的内部控制[J].中外企业家,2019.

3. 张妍.会计电算化系统与手工会计系统的比较研究[J].商场现代化,2016.