工程建设项目文档信息技术应用与安全运营管理

丁有为

摘要：在建筑领域快速发展过程中，工程建设项目日渐增多，项目建设规模及建设难度也不断增加，工程项目中涉及的文档信息量越来越大，这也使得各项文档信息具有越来越高的管理难度。在工程建设项目文档信息管理中合理应用信息技术，能够有效改革与创新项目文档信息管理模式，在大数据技术与信息管理相结合基础上更高效、便捷的管理项目文档信息。综合地讲，工程建设项目文档信息化具有重要作用，所以本文主要结合嘉里上海物流中心这一工程项目，探讨工程建设项目文档信息技术的应用策略，并在实现文档信息化过程中加强安全运营管理，确保工程建设项目各项文档信息可高度安全与完整。
关键词：工程建设项目；文档；信息技术；安全运营管理
前言

嘉里上海物流中心项目在开展文档信息管理期间，涉及建设方、监理方、施工方、设计方等多个参建方，并且此项目涉及建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业，文档信息量巨大。为了有效确保此项目可以安全、高效地运行，需要在项目建设过程中不断提升文档信息管理水平。为实现这一目标，需要在该工程建设项目中积极应用网络信息技术、计算机技术、物联网技术、大数据技术、云技术等现代信息技术不断优化文档信息管理模式，加快文档信息资源的顺畅传递与共享，提升信息准确度与利用率。在对工程建设项目各种文档信息进行管理过程中，还要对信息安全进行充分考量，所以要在应用各种信息化技术期间对文档信息加强安全运营管理，确保嘉里上海物流中心项目涉及的各项文档信息可以安全、可靠的收集与利用。
1 工程建设项目文档信息化的重要性

在嘉里上海物流中心项目建设前、施工以及竣工验收的整个建设过程中，会产生大量真实记录的文档信息，这些文档信息能够为后续项目运营及管理奠定坚实基础，主要包含各专业设计方案、设计图纸、施工资料文件、技术管理资料、施工记录、实验报告、工程验收文件、质量评价意见、项目收益评估报告等内容，这些文档也是后续质量问题原因分析、责任判定以及事故鉴定的关键依据^[1]。嘉里上海物流中心项目建设用地面积约73159.5m²，规划总建筑面积约101470.23m²，所包含的建筑物包括3栋仓库、连接仓库的架空走廊以及门卫、室外坡道等，同时还有围墙、水池等构筑物（如图1）。此项目整体结构具有一定复杂性，在项目施工建设期间会产生大量文档信息，并且文档资料类型比较丰富，对文档信息管理提出了较高要求。在传统的文档管理模式下，需要耗费大量人力及物力，并且人员劳动强度比较高，各种纸质文档容易受潮、丢失与受损，在对文档进行整理、分类及编号期间耗时耗力，已无法满足该项目提出的高效率、现代化文档管理需求。而在该项目建设中建立信息化的项目文档管理模式，可在应用数据库技术、计算机技术、网络信息技术、云技术、人工智能等基础上，对文档实现无纸化、信息化、数字化管理，促使文档管理难度有效降低，并且人员劳动强度也明显减弱，可有效缩减在文档管理中的人力、物力以及财力投入^[2]。在信息化模式下展开项目文档管理工作，可直接利用计算机进行文档信息的归纳、整理与分类，同时还可在服务器或计算机中存储文档数据，这种文档信息类型不易损坏与丢失。利用数据库对文档信息展开管理，能够对数据冗余问题实现高效解决，并在数据索引功能运用下，可快速、便捷的调取所需文档信息，使项目文档信息具有更高的利用率，进而使工程项目保持更高的文档管理水平。

图1 嘉里上海物流中心项目西南鸟瞰图

2 工程建设项目文档信息技术应用策略

2.1 对项目文档实现全生命周期管理

嘉里上海物流中心项目建设期间，各项文件从形成、传递、整理、归档、保存、利用等全过程都要利用信息系统或现代化信息技术实现全过程监控与管理。从项目建设之初，就对各项文档实现信息化管理，并基于业务管理系统、文档管理系统、自动办公系统这三大主系统，配合使用多个功能系统，以打造全方位、立体化的文档信息管理系统^[3]。其中，文档管理系统是文档存储、处理、利用、归档的中心，系统功能包含文档形成、著录、接收、使用、控制、分发、利用、检索、存储、归档、处置、鉴定等功能，同时可实现文档分类、文件分发、电子文档生成与控制、文档信息加工及整理、文档保管、文档处置、文档利用、文档安全与控制、元数据管理等。

图2 嘉里上海物流中心项目文档管理信息系统

2.2 通过人工智能进行文档自动分发

在该项目的文档信息化管理期间，还要积极利用人工智能技术，也就是通过人工技术与方法模仿、拓展并延伸人的智能，实现部分机器思维。人工智能主要是根据人类智能活动规律，利用特定智能体来模拟人类思维，进而执行识别、判断、决策、推理以及检测等相关活动^[4]。项目建设中进行文件分发，主要是按照一定规则将相应文件分发至对应人员手中，此项活动与人工智能逻辑原理相符。所以，可构建一个分发矩阵，相应矩阵可被计算机识别，这样就可对人工智能技术加以应用。具体就是把人员分发经验等各项隐性知识转为显性信息，输入条件设定为文件元数据、参建单位分工和项目进展等，并向各单位进行输出文件分发，进而构建与此项目实际情况相符的分发矩阵，所构建的智能化、机构化分发矩阵可被计算机识别。在人工智能运用下，可基于云端预设相应分发规则，最终实现文件分发。在该项目中，结合各项工程文件构建智能化分发系统，并立足既有文档管理云平台进行智能分发系统的开发，系统可按照一定周期来计算云平台当中包含的文件，进而识别输出文件、需分发文件等，针对各参建单位进行文件分发。

2.3 通过云技术智能化的利用文档信息

云技术充分体现着以人为本思想，用户可以在云技术支持下更加便捷、快速地获取所需资源^[5]。嘉里上海物流中心项目开展期间，就在管理系统中引入了云技术，系统化地建立专题文档管理及基准文件管理体系，项目涉及的基准文件都保存在云平台的文档管理系统当中，人员在获得授权后，可自行查阅所需文件，高效利用文档信息。在专题文件库当中，储存的是根据不同用户、不同工作需要定制的云平台文件。在专题库当中还构建有卫星文件库，专门存放在失电、失网等情况下需要使用的一些文件，通过邮件系统提供的辅助帮助，能够在云平台文件更新之后同步自动更新卫星文件库当中的文件，用户能够及时获取有效性文件，同时管理者还可在接收到文件更新提醒后及时配备或印制纸质文件。这种为管理者、项目参建各方定制化建立的文档信息管理系统，能够使文档管理更加高效与便捷，文档使用率可明显提高，同时有助于缩减文档误用风险。

2.4 通过人工智能对文档进行智能化检查

为了确保嘉里上海物流中心项目建设中具有较高的文档管理质量与水平，需要严把文档入库检查关。文档入库检查是文档管理中劳动密集度较高的环节之一，而通过人工智能取代以往的人工检查，能使文档入库检查准确度更高，并有利于提升文档管理质量^[6]。一方面，要在文档入库前加强前端控制，保证所整理的文件具有较高规范性，对文档实现智能化检查。具体就是利用信息化系统对文件和相关检查标准实现一一比对，搜寻两者差异，进而完成检查。智能化比对实现的一个基础，就是文档信息必须是根据要求的格式所形成的，所以文档管理者需要在项目初始阶段就提前规划好文档撰写与格式要求，同时对相关要求加大宣传力度，使各参建单位及相关人员都了解文件形成要求，文档管理者在文件规范化形成过程中还要发挥监督作用。另一方面，要智能化、标准化的建立文件检查标准，确保计算机可以准确、有效的识别。在检查标准制定下，智能系统可直接结合相应标准智能化的检查文档信息，而所建立的文档检查标准要具备统一化、固定化特点。比如项目中针对手续完备性以及文件签章与否所制定的检查标准，要包含签章大小、签章样式、签章加盖位置等要求；又比如针对文档页面清晰度制定检查标准中，要注重量化清晰度指标，同时将相关指标需转化成可被计算机识别的指标。在文档信息技术应用中，文档智能检查尚处于初级探索阶段，需要有关技术人员及管理人员进一步探索与研究，不断完善检查标准，使系统识别机制更加成熟，有效地通过智能检查系统取代人工检查，大幅解放劳动力，使工程建设项目保持更高的文档管理水平
3 工程建设项目文档信息技术安全运营管理路径

在嘉里上海物流中心项目中对文档信息技术实现安全运营管理，需要全方位、健全的制定各种规章制度，主要涉及用户权限管理、口令保密、安全责任及监督、网络系统安全管理、密码与密钥管理、系统信息备份及恢复管理、网络安全管理、病毒防范、系统操作人员及管理人员相关责任等制度^[7]。基于嘉里上海物流中心项目的文档信息管理要求与资料特点，可于OA管理系统当中增设文档信息管理子系统，并包含文档管理、文档信息利用、案卷管理等组成部分。相应的文档管理系统不仅体现在卷内目录管理以及案卷目录管理方面，还要基于常用的各项文档条目管理，在各案卷当中把相应卷内文件均存储到对应卷内目录下，对文档信息实现一体化管理，以此可不受时间及空间的局限自由地通过文档管理系统进行文档信息的查找与利用，且文件信息查阅不受人数限制，只需在借阅窗口功能中提出申请，并明确所需借阅文件，经审批后登录相应系统即可访问并获取所需文件资料。该项目在对文档实现安全管理过程中，比较关注对各文档信息加强严密控制与跟踪，以确保文档信息的有效性。除此以外，还要关注到电子文件具有可变更性特点，尤其是软件木马问题、网络病毒等都会对电子文件的可靠性、真实性产生影响。在文档信息技术应用下，能够在信息系统当中产生大量结构化数据，为确保文件信息有效，还要关注构建结构化管理流程。对于此，除了要在技术方面加强文档信息管理体系建设，进一步认证文件有效性，采取多项措施保证文件防篡改，还要加强人员安全管理，尤其要关注对各关键岗位加强人员管理，从基础上保证电子文档信息具有高度保密性、安全性。结合大量工程建设项目文档信息管理经验，可发现大多数文档信息保密及安全问题发生的原因都是人为差错，所以在对工程建设项目文档信息技术实现安全运营管理期间，首先档案信息安全管理人员要体现多人负责，有两人甚至多人在互相制约、互相配合基础上维护信息安全。无论哪一项安全活动，都要保证现场至少有两人以上，同步做好工作记录。其次，安全管理者要注意任期有限，也就是负责电子文档信息安全的人员要注重定期调整，避免长期负责与文档安全相关的职务。再者，相关管理人员要始终坚持职责分离原则，避免接触与了解和自身职责不相关的信息安全事件，尤其要关注数据管理要和计算机操作相分离、密钥管理要和其他工作相分离、系统管理要和安全管理相分离、机密材料接受要和材料发送相分离、计算机编程要和计算机操作相分离。最后，安全人员管理要体现最小权限，也就是授予系统管理者以及用户执行相应任务必需的基础权限，针对超级用户要将使用权限分散化。

结束语

在工程建设项目开展中加强文档管理，需要积极利用多种信息技术，如人工智能、大数据、云技术等，以更高效、便捷的实现文档信息形成、传播、加工、保存与利用，使项目文档管理水平不断提升。而在工程建设项目中应用多种文档信息技术期间，还要加强关注安全运营管理，不仅关注文档信息管理的便捷性，还要关注信息的安全性、可靠性。为实现文档信息的安全管理，除了要在技术层面构建结构化的系统运行流程，还要完善的制定系统及人员管理体系，确保电子文档信息更加有效与真实，以防被篡改，充分发挥项目文档信息的利用价值。
参考文献
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作者简介：丁有为；1986.09，男，汉族， 江苏省无锡市人，江南大学太湖学院，本科学历，土木工程专业，从事建筑行业十多年，参与多个项目的管理工作。