关于强化人事档案规范管理的探讨

曹静

摘要：企业人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的材料，包括干部档案和职工档案，是企业人事部门在招录、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的一系列材料，是企业历史地、全面地考察了解、使用和管理员工的一个重要依据。本文主要分析探讨了电力企业人事档案的规范化管理情况，以供参阅。

关键词：电力企业；人事档案；规范化；管理

引言

人事档案作为企业单位的特殊存在，是对所属员工资料进行管理分类时，其资料以单独个人单位为专门的档案。根据相关部门的人事资料按照类别进行培养和选拔人才等工作，将其有关的工作经历、能力、技能等内容记载到文件材料中，以便能全方位的了解员工的各项背景资料⋯。此番举动虽然无法使企业得到直接的经济效益，却能促进对职工的管理工作，有利于合理使用人力资源，增强工作效率。随着企业的不断发展，企业对于管理人事档案的工作也在逐步完善、提升。目前，已步入科学化、程序化、制度化以及规范化轨道。

1人事档案管理对人力资源开发的促进作用

（1）有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才，依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。（2）促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。（3）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。

2促进电力企业档案管理规范化管理的几点思考

2.1探索区域性人事档案管理中心的管理方法

事实证明，市场经济条件下简历区域性人事档案管理中心是势在必行。“档随人走”的管理方式一直沿用至今，但是随着经济、市场、科学技术的不断发展，再加上电力企业本身的特殊性，不仅涉及国家的秘密政策，还涉及供用电大企业的信息，因此，更应该重视对人员的管理。人才的流动性更加频繁，人力资源管理对人事档案的依赖性，逐渐让人事档案成为了企业中公共信息的一个组成部分，那么就要求各个部门能够统一在一个管理系统当中，对人事档案进行统一开发利用与管理。除此之外，由于人事档案会较为稳定地保存于用人单位，但随着经济市场的稳定发展，电力企业之间也会相互交换资源，这时，区域性人事档案管理中心就是市场的需求，这样才能推动人事档案工作的进一步发展。

2.2收集归档阶段

按照规定建立人事档案资料的部门后，在资料建立后的一个月时间内，根据相关规定进行送交归档的工作，并落实移交手续的事宜。根据相关守则，对档案资料进行仔细的鉴别，一旦出现送交的资料与归档的要求不一致时，可对资料采取拒收且不予归档的措施，要求再一次重新整合。

2.3整理保管阶段

对归档的材料必须按照《干部档案整理工作细则》中十类内容的划分进行分类。每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写打印。装订后的档案，目录在卷首，材料排序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，验收合格后，方能入库。

2.4档案利用阶段

对于档案资料的借阅者或查阅者，都应遵循有关条例，填写申请表，通过领导批准签字后，办理借阅或查阅的登记手续，在填写相应的登记表，管理档案的工作人员方可向其提供相应档案，在其归还档案后进行检查和检验，登记过后实行归档工作。在对档案查阅时，必须按照相关规章制度实施保密工作，不允许在档案在进行涂改、圈写以及调换档案的资料。查阅人员更要遵守条例不可向外透漏档案的内容。

2.5建立专业化的人事档案管理，增强档案管理软实力

首先，电力企业应建立专业独立的人事档案管理部门，并设置独立符合要求的档案室，以保证档案资料能够完整保存。设置专业化的人事档案部门，增强硬件建设是实现档案规范化管理的前提。硬件设施的健全与否，与电力系统人事档案管理工作的效果息息相关。电力企业要实现人事档案规范化管理，首先要设置符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房．并实现档案室、阅览室、办公室“分开”。其次，电力企业人力资源部应招聘和选拔一批专业的档案管理人员。档案管理是一项专业性很强的工作，其要求工作人员拥有必要的理论知识和业务知识，档案人员的素质就决定档案管理工作的质量。提升档案队伍的综合素质，是保障电力企业快速发展的基础条件。电力企业要增强人事档案管理人员的档案管理能力，保证人事档案的规范性管理，必须提高人事档案人员的专业素质，定期对档案管理人员进行职业道德教育、技能培训以及相关规章制度培训，不断提高档案管理人员的业务水平和工作能力。

结束语

人事档案作为电力企业管理职工干部的专门档案，是组织人事等部门在培养、选拔人才时的重要依据，再加上其具有政治性、专业性与机密性的特点。强化人事档案规范管理，能够有效推动人力资源管理与人才流动的发展，确保人才队伍素质的提高，全面考察、了解、正确评价与实用人才，从而达到科学化管理的目的，助力企业长远可持续健康发展。

参考文献：

[1]王莉莉.新时期人事档案管理工作的思考[J].兰台内外.2018（03）

[2]辛燕.浅谈当前人事档案管理工作面临的问题及应对[J].档案天地.2018（06）