船用物资的采购管理

郑云策

摘要：随着世界经济一体化进程的加速和互联网的发展，企业之间竞争日趋激烈和透明，怎样能够有效的取得利益和降低成本已成为船企的主要课题。如何通过供应链的关系，整合和优化信息流、物流、资金流，至关重要。

关键词：船用物资；采购管理；

船用的物资采购，是指为船厂的生产提供原材料的活动，是进行价值创造的前提条件。相比较与一般企业的物资采购工作，船厂有着自身的特色，这也是船厂与普通企业的区别。

一、物资采购管理的目的

当今企业竞争日益激烈，现代的采购管理，是面向市场按质、按量、按时、目标成本范围内采购企业所需的各种物资，它通过采用科学有效的管理方法，合理安排购进物资及适量的调节库存，从而最大化地降低采购成本。所以说，加强对物资采购的管理的目标便是降本增益：降低企业成本，提高企业效益。特别对于企业来说，物资采购是企业产品质量的基本保证。质量是产品的生命，采购物料质量的好坏直接决定着企业产品质量的好坏。从价值上看，大多数产品中价值的60%以上是经采购由供应商提供的，能不能生产出合格的产品，很大程度上取决于物资采购活动所提供的设备及材料的质量。物资采购是降低企业成本的重要手段采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分。对企业而言，企业利润=收入-成本。在同等条件下，成本控制得越好，企业利润就越可观。在我国，采购成本要占企业总成本的70%。根据杠杆作用，一般认为，1％的采购成本降低，可以使企业利润有5％～10％的提高。这样，企业在市场上的竞争力就会大幅上升，能抢占更多、更好的市场。如果采购成本太高，将会大大降低生产的经济效益。运用帕累托原则可以通过对物资采购工作的工作清单做一个好的排序，从而加强采购工作重点项目的控制性。但是，消减成本的努力还是会受到收益递减规律的制约。全面加强采购的组织与管理，对于节约占用资金、压缩存储成本和加快营运资本周转很重要。

二、船用物资的采购管理

1.合同签订阶段。有需求才有采购，它可以是船厂设计部门按照不同船舶的技术要求和生产部门的物资需求，开具的采购依据。采购依据的形式多样，主要有技术规格书、订货清册、材料定额、工务单、项目单、定额单，需求内容是：需要什么、需要多少、何时需要。确定好采购内容后，再物色合适的供货厂商，然后在此基础上，进行供货厂商的选择决策，确定最后的供货厂商并就供货范围和条件确定合同内容并签订。合同准备阶段按照时间段可以分为四个过程：采购准备阶段、组织技术洽谈阶段、询价、比价、提交审价阶段和合同签订及管理阶段。采购准备是指的设计部门根据船舶建造生产的需要，提供各种采购依据，如器材采购清册（单）、图纸、定额等、从技术上满足产品质量要求的配套设备供应商、订货说明书、交船备品清册等。采购部门的业务员按照采购依据，组织供应商进行技术洽谈会并签署技术协议的过程。询价、比价、提交审价过程是把采购的“三权分开”的一种采购方式，主要是采购人员按技术协议提交订货要素内容，如：交货期、地点、方式、技术服务要求等，并询价、检查、核对报价，上报审价小组并澄清疑问、履行审价手续的过程。合同签订并管理是指采购部门业务员和供应商签订通过审价手续的合同，并把合同信息输入信息化系统并提交计划室的合同管理员，分船、分人员专门归类统计的过程。

2.供应商。选用供应商不仅仅是一个简单的对比、选择过程，也是企业与企业之间的一次业务流程的重构过程。选择供应商的几个主要因素有：产品质量、产品价格、服务内容及水平、供货及时性、财务状况、履行合同的承诺和能力。选择供应商的原则是：目标定位原则；可比性原则；优势互补原则；可操作性原则；择优录用原则；共同发展原则。要建立良好的供应商伙伴关系圈，首先要分析所处的市场竞争环境。市场分析的目的，在于以找到有开发利用价值的供应商伙伴关系为目的，就必须对产品需求是什么，客户的需求又在怎样地变化中进行确认。因为，根据需求的变化过程，供应商伙伴关系也必然随之发生变化的。同时分析现有供应商的规模、地理位置，并对企业自身存在的一些问题进行分析、总结。企业在生产过程中，必须坚持根据实际需要出发的基础，确定目标，而且必须确定供应商评价程序如何实施、信息流程如何运作、谁负责。这样做的主要目标是降本增益，所以说供应商评价、选择不仅仅只是一个简单的评价、选择过程，也是企业自身和企业与企业之间的一次业务流程重构过程，实施得好，它本身就可带来一系列的利益。不同行业、企业，就算是同一企业在不同形式的市场环境中，供应商评价准则都是不一样的，但不外乎都涉及到供应商的产品价格、品质、交货期、优惠条件、售后服务等方面。供应商参与企业决定实施供应商评价，评价小组必须与初步决定的战略型供应商取得联系，以确认他们是否愿意与企业建立供应链合作关系，是否有获得更高业绩水平的愿望。企业应尽可能早地让供应商参与到评价的设计过程中来。然而因为企业的力量和资源是有限的，企业只能与少数的、关键的供应商保持紧密的合作，所以应提高参与的供应商门槛，做好最少最精。评价、选择供应商企业会成立专门的机构控制和实施供应商评价，职能一般都在企划部门或生产管理部门。在加强与供应商的联系过程中，让供应商自己参与到评价的设计和实施过程中。评价供应商的主要工作是调查、收集有关供应商的生产运作等全方位的信息。在收集供应商信息的基础上，就可以利用一定的工具和技术方法进行供应商的评价。对符合要求的供应商，则将其纳入到企业的合格供方名单中。

3.物资工厂台试和到厂后的验货。供应商提前两周将工厂台试计划及试验大纲发给物资采购部，物资采购部将计划转给技术中心、质量管理部和经营管理部：质量管理部负责落实公司内部参加人员，经营管理部负责落实船东参加人员。待各方汇总好后，由物资采购部与供应商进行最终确认。物资到厂后，由仓储管理部每天通报到货信息。由物资采购部牵头组织验货，若船东有要求参加的，由质量管理部负责通知。物资采购部核对来货数量与清单是否相符，并拍照记录。办理不合格品的退厂、补还手续。技术中心负责检查外型尺寸、安装尺寸、来货型号参数是否与订货要求相同，以及核对到货清单是否完整。质量管理部负责核查外观是否完好，记录序列号、钢印号、IP等级等，同时整理物资检验意见反馈表。仓储管理部负责验货前的拆箱工作，验货后物资的接收和保管：对不合格品通知物资采购部处理。作业课对大型设备验收合格后直接办理领料手续，存放期间负责保管、保养：及时反馈情况物资采购部将汇总好的物资来货检验意见反馈表与供应商落实处理睛况，并及时反馈质量管理部，单个项目要做到闭环管理，由质量管理部进行存档留底。

4.资金计划。一艘船65％的成本在采购。物资采购部根据物资纳期计划，在预算系统中申请请款单，经领导审批后将请款单至财务管理部统一安排汇款。一般情况下，进口设备以信用证方式付款，公司只要存人一定比例的保证金即可开出信用证，待供应商单证到达开证银行后再承兑。国产设备以人民币付款，合同金额超过50万的以承兑汇票方式付款，供应商开具1 7％的专用填值税发票。这些需在合同谈判时就写入条款中，同时尽量减少预付款比例，留有一定的质保金，这样可以大大减少公司的资金压力，节约成本。 采购是一件非常有挑战性的职业，要有专业的业务水平，强有力的沟通协调能力，结合公司规章制度，合理地审批程序，有效地执行力+这样才能降低成本，为公司带来效益。

参考文献：

[1]霍红，张玉斌，采购管理实务，科技出版社，2017.2

[2]许伯利，加强物资集中订货，船舶物资与市场，2018年第2 期

[3]方国安，降低造船成本的途径和方法，造船技术，2018年第3 期