医院卫生技术人员培训档案管理思考

医院卫生技术人员培训档案管理思考

孙英德

摘要：随着信息技术的应用和发展，医院培训档案信息化建设取得了显著成就，推动了医院人力资源管理的现代化水平，为医院人力资源管理提供了重要信息支撑。本文在分析了新时期医院培训档案信息化的特点、意义的基础上，从培训档案信息化建设内容和建设路径方面提出了做好医院培训档案信息化管理的具体举措，为做好新时期医院培训档案管理提供借鉴指导。

关键词：培训档案；档案信息化；医院；人才管理

1 引言

医院培训档案管理工作是医院行政管理的重要组成部分，同时，培训档案也是党组织开展组织工作、人事工作不可或缺的重要参考资料。重视和加强医院培训档案管理工作，充分发挥培训档案的资源优势，合理有效配置医院人力资源，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才，对促进医院发展有着十分重要的作用。

2 医院培训档案信息化管理的意义

2.1 提高医院整体管理水平

信息时代的到来，改变了人们的日常生活工作方式，也提高了电子数据的重要性。培训档案是医院数据的重要组成部分，想提高其信息化管理能力，首先应提高医院服务水平，通过建立医院网页提供一些线上咨询、挂号业务，可以帮助广大居民足不出户就能依照自身患病情况进行查询，而档案管理人员也可以通过每日登录后台，检查线上使用情况，整理患者档案数据，提高档案管理效率。其次，通过信息化档案管理，能提高院内各部门间的沟通效率，信息数据具有即时性与联通性，各部门档案提交者通过数据更新，能及时向档案管理人员传递资料，其他科室也能看到权限内的档案更新内容，大大提高了各部门间的工作沟通效率，促进医院管理水平的提高。

2.2 提升档案管理人员工作效率

医院培训档案管理具有范围广、内容杂等特点，因此相应提高了管理难度，要求管理人员既要清楚各部门工作、活动特点与档案内容，还要及时进行档案归类整理，提高档案的利用率。但是传统档案管理多为纸质档案，在收集、核对、归类过程中，需要耗费档案人员大量的工作精力，一旦出现信息错误，需要及时登记记录并一层层进行修改传递，降低了管理效率，同时还提高了人为误操作影响。通过进行信息化，能有效减轻档案管理员的工作量，通过系统筛选就能快速挑出一部分不合标准的档案，并且电子传递效率较快，也方便档案归属人进行修改。另外，对于一些珍贵的档案资料，可以将其转换为电子形式进行保存，降低了外界因素对其的影响，提升档案保存质量。

3 目前医院培训档案信息化管理存在的问题

3.1 缺乏统筹规划和协调

由于单位隶属关系以及管理体制等方面的不同，相关部门对干部培训档案信息化建设缺乏宏观规划和统一协调，各部门所开发和运用的数据管理软件都是从各自利益角度出发而研发的，各系统之间、各公立医院之间缺乏整体协调和横向联系，所建设的数据库普遍规模较小、结构简单、标准不一、信息交互接口不同、共享性差等，比如与干部培训档案管理系统相关联的软件：干部人事统计信息管理系统、机关事业单位工资管理系统、专业技术人才信息系统、专业技术人员继续教育信息管理系统、党员管理信息系统等等这些系统数据库都是独立运行维护，彼此不兼容，如果要实现数据资源共享，其付出的代价就非常大。同时，各系统各部门各自为阵、各行其是，这样重复建设数据库，造成严重资源浪费。

3.2 医院档案管理专业化人才不足

医院的档案管理人员多数为兼职，没有设置专职人员进行管理。所以，医院档案管理人员缺乏相应的专业理论知识，不能熟练掌握档案管理的规章制度。另外，医院对档案管理人员的缺少必要的专业能力培训，管理人员不能第一时间掌握现代化档案管理所必需的理论知识和专业技能。档案管理人员自身专业素质不高，导致医院档案管理工作不能科学有效的展开。

3.3 档案资料内容质量不高

目前医院整理和存留的培训档案内容大多关于个人经历、工资、政治面貌、学历等形式上的内容，不能全面、实质地反映个人的发展状态。离岗或调动工作时，移交培训档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致培训档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

4 加强和改进培训档案工作的几点思考

4.1 加强信息化建设，提高管理硬实力

首先，管理人员应结合院内档案类型及档案数量等因素，选择符合本院工作特色的档案管理程序，并依照信息化管理需求，更换相应的管理设备，提高系统工作效率。其次，要做好相关人员培训工作，请程序开发人员来院内，对档案管理人员进行现场培训，提高其操作能力，并了解每一功能模块的使用特色，并留下电子版与纸质版两类使用教程和联系方式，免费提供技术支持，提高管理人员的工作效率。另外，管理层也可结合实际需要，适当增加档案管理人员数量，聘用一些专业契合度较高，信息素养能力较好的大学生，进行辅助管理，进一步提高管理质量。

4.2 加强领导，建立干部培训档案管理信息化组织

领导机构干部培训档案管理信息化工作牵涉面广且内容多、建设周期长且要求高、投入大且难度高，必须要建立强有力的组织领导机构，才能保证干部培训档案管理信息化工作整体推进和协调发展。政府相关部门要成立推进信息化建设工作领导小组，加强统一领导和组织协调，明确信息化建设工作人员和职责，扑下身子深入开展大走访大调研，研究分析建设需求，整合资源，搭建网络平台，加快推进干部培训档案管理信息化建设，并及时研究解决工作中遇到的问题。要统一制定档案管理标准，比如档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，实现干部培训档案管理信息形成、交换、存储的标准化，建立准确和完备的档案信息资源数据库，畅通信息网络接口，实现资源调用共享和综合信息服务。

4.3 完善医院档案管理机制

档案管理机制应与本院发展实际契合，有针对性的管理医院档案。在具体的档案管理工作中，发现档案管理中的问题，并及时完善管理制度，实现档案管理机制与时俱进，不断完善更新。简化档案程序，快速查询，提高档案管理质量，减少错误率。将档案管理机制细化，细化到档案管理的每一个环节。与档案管理的实际操作紧密结合，从而实现管理人员可以按照档案管理机制规范化的操作，解决实际问题。让档案管理机制精准指导档案管理工作。

5 结束语

培训档案管理工作关乎医院人力资源配置和使用，是推动医疗卫生事业发展的一项十分重要的基础性工作。随着信息技术的发展，加强培训档案信息化管理，提升培训档案信息化建设水平，为医院做好医务人员配置、选拔、培养等提供重要信息参考，为人事工作规划的制定提供现实依据。要结合医院培训档案信息化特点，把握信息化建设的内容，从数据库、局域网和广域网等方面，切实做好医院培训档案信息化建设和管理。

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