施工现场怎样有效实现无纸化办公

李志全 罗丽丽 陈科 田坤 杨兴波

摘要：随着我国经济和社会的不断发展，各行各业的业务也不断增加，在日常的工作中各种纸质的单据、文件、档案、合同等的使用量非常的频繁，使用纸质文件容易丢，容易弄脏乱的情况，给实际的工作造成了一定的困难，并且目前的纸质成本也比较高，对于建筑现场来说，各方面都需要用到图纸、合同或者是方案等等，用纸质文件进行记录和传达以及后期的管理中耗费了大量的人力和财力，并且工作效率也无法得到有效地提升。目前计算机互联网被广泛使用，在这一背景下，为了适应现代化建筑企业的发展需要，节约成本，提高办公效率，就需要大力发展无纸化办公，不仅能够将环保绿色理念贯彻到位，还能够对于一些机密文件起到绝对的保密作用，促进我国建筑企业的不断发展。

关键词：施工现场 无纸化办公

前言：近年来，互联网的应用覆盖在人们工作和生活的方方面面，网络办公自动化也成为提高企业办公效率，推动企业质量发展的重要手段，无纸化办公与传统的有纸化办公存在着非常大的差距，不仅效率更高，并且在查阅和携带等方面也更加的便捷，降低了办公的成本，无纸化办公虽然已经深入人心，并且在我国的很多行业中得到了有效地利用，但是仍然还存在一些问题，尤其是对于建筑行业来说，施工现场的复杂性以及施工条件的艰苦性都对于开展无纸化办公造成了一定的阻碍，在施工的时候施工人员习惯了看纸质图纸，这也在一定程度上影响了无纸化办公的发展，这就需要制定积极有效地措施，来促进施工现场实现无纸化办公，提高办公的效率。

一 无纸化办公的优势

1.1提高工作效率

提高效率、实现信息共享是无纸化办公最显著的特点之一，在施工现场实行无纸化办公，能够将施工的要点、施工总结、质量检查报告等重要的信息通过施工现场的内部网络或者是自动办公系统进行发布和保存，能够节省大量文件引发、传送、通知等方面的时间，并且还节省了人力和财力，并且利用计算机操作，失误出现概率小，文件的保存以及查找也比较方便，快捷，大大提高了建筑现场的工作效率。另一方面，利用计算机传送文件的时候，还避免了出现丢文件或者私自偷换文件的情况出现，在一定程度上保障了文件的真实性。

1.2办公成本的降低

无纸化办公最大限度地节省了纸张以及设备的损耗，在施工现场需要用到的纸质文件和材料都比较多，目前纸张的成本越来越高，采用无纸化办公能够有效地缓解这一问题，网络的传输能够减少纸张和印刷的使用频率，并且对于一些需要邮寄的文件来说，还节省了邮费和交通运输的成本，最大限度地降低了办公成本。

1.3信息资源的共享

无纸化办公能够实现信息资源的共享和利用，再具体的施工过程和管理过程中的注意事项有很多，有什么不明确的地方也可以通过互联网来进行知识的扩充，实现资源的共享，使用人员在查找一些文件的时候，只需要利用计算机的查找功能就可以快速找到需要的问题，不仅提高了查找的速度，还减少了一些不必要的麻烦。

二 施工现场无纸化办公的影响因素

2.1管理人员的操作水平不熟练

要想在施工现场中充分发挥无纸化办公的优势，首先就需要有着熟练操作水平的管理人员，从目前的发展情况来看，有部分的管理人员不能够熟练地掌握计算机一些基本软件的应用尝试，在利用计算机填写一些文件和内容方面也不知道该如何填写，并且施工现场需要进行很多合同的制定，必要的话还需要与其他部门进行邮件的传输，很多管理人员对于这一方面还不熟悉，在进行相关的操作的时候也无法正常完成，影响了施工现场的实际管理。另一方面，管理人员面对一些比较复杂的问题自己却又不能够解决的时候，容易出现手忙脚乱的情况，也不知道该去请教谁或者进行什么样的操作，在很多时候都影响了实际施工工作的开展，无法保证一些文件的正常传输和发送。

2.2施工现场环境复杂，条件艰苦

影响施工现场无纸化办公的主要因素之一就是施工现场的环境比较复杂，要想进行无纸化办公，需要有专门的场所来提供必须的电脑设备，但是因为施工条件的问题，在实际的施工场地要专门安排地方进行无纸化办公是比较困难的，在施工场地比较危险，如果专门提供场所进行办公的话，办公人员的生命安全也无法得到有效的保证，另一方面，很多建筑单位有条件在施工现场配备专门的计算机设备，但是他们并不重视无纸化办公，对于无纸化办公的优势并没有明确，很多管理人员没有意识到无纸化办公不只是技术上的创新，更是在办公方式和制度上的更新和变革，这也在一定程度上影响到施工现场无纸化办公的实际发展。

2.3无纸化办公的优势并未得到重视

受传统观念的影响，很多管理人员在各方面无法充分利用起无纸化办公的优势，他们都习惯了在纸质文件上签字或者改正，以及通过纸质文件和图纸进行实际的施工，还有的人的计算机水平比较低，甚至连一些基本的计算机操作都无法完成，所以他们就非常抵触这种现代化的办公方式，这也在不同程度上影响这无纸化办公的发展速度。另一方面，无纸化办公室通过互联网进行传输的，对于施工现场的网络和服务器也有一定的要求，另外在服务器以及网络的连接方面还可能存在一定的安全隐患，这就让一些机密文件的传输和接收受到一定的影响，如果这些机密文件一旦出现泄密，将对整个工作都造成严重的影响，给后期的施工带来巨大的损失。

三 加强施工现场无纸化办公的有效措施

3.1利用手机软件进行办公

随着经济和社会的发展，人们的日常生活也越来越离不开手机，施工现场的无纸化办公也要充分利用起手机的作用，通过手机软件进行文件、资料等资源的共享，能够让管理人员更快地接收到相关的文件和信息，并且利用手机进行文件的观看，也能够有效地降低纸质文件在观看的时候出现的破损或者模糊不清的现象。

3.2纸质档案进行统一的归档

建筑施工所涉及的材料比较多并且比较复杂，在无纸化办公过程中，可以根据不同的类型将档案材料进行分类，然后由不同的部门制定统一的档案分类编码，能够保证档案的统一性，和电子档案一一对应，另一方面，要通过一定的电子设备，将施工资料进行扫描，从而形成电子资料，在进行归档，便于后期的使用。

3.3OA软件

OA软件是目前进行无纸化办公最常利用的软件，它比其他的系统更容易理解，便于企业的实施，并且投资金额相对比较小，能够有效地提升相关的人员对信息化的认识和流程的熟悉，并且这一软件的资源比较多，能够将公共资源和个人办公以及企业办公进行一体化的管理，利用OA进行通知的发布以及电子邮件等的发送都是十分的便利和快捷，能够有效地提高工作效率，加强施工现场办公的快速化。

3.4进行业务培训，提高管理水平

无纸化办公的实现并不是十分简单的，需要有专门的培训来为管理人员普及相关的知识，所以说应该加大相关软件和设备使用的培训以及材料和档案管理人员的培训，学习相关的法律和法规，切实提高管理人员的无纸化办公意识，能够更快地从纸质办公转向无纸化办公，努力提高施工现场的办公效率。

四 总结

综上所述，无纸化办公对于提高办公效率、降低办公成本起着重要的作用，施工现场所需要的文件和材料比较多，因此在施工现场采用无纸化办公的方式能够加强文件传输的效率，保证施工工作的顺利进行。虽然在施工现场还有很多影响无纸化办公的因素，但是相关的部门要采取科学积极有效地措施来避免这些问题的产生，从而能够最大限度地提升办公的效率，推动我国建筑行业的不断发展。

参考文献：

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[2]杨亚洲,吴丽娜,范有森.无纸化办公管理系统的设计与实现[J].信息技术与信息化,2019(05):53-55.