事业单位档案数字化建设路径

张炜 1 张丽 2

摘要：随着我国社会经济的发展，政府管理建设过程中产生的规划信息、内部资料、文件决策更加复杂，因此要充分发挥档案馆对档案的整理和保存作用，对这些信息数据进行高效的处理。档案馆如果仍然沿用以往的管理方式很容易降低档案管理的有效性，也使得档案管理的流程更加复杂，要实现档案管理方式突破，就必须探索档案管理数字化建设，实现对原始档案信息的数字化处理，同时做好新档案信息的收集与分类，从而提升事业单位档案管理的水平。

　　关键词：事业单位;档案管理;数字化建设

1事业单位档案数字化管理的意义

1.1提高档案运行效率

新时期做好事业单位的档案数字化管理工作，可以提高档案管理工作的效率，有效解决传统纸质档案管理方式的弊端，辅助构建一个优化档案管理系统，实现了档案管理设备、档案人力资源与档案建设战略的优化配置，对于促进档案事业的发展，从而有效应对越来越庞大的档案信息量有重要意义。采用数字化的档案管理工作方式可以提高基层档案管理人员的工作效率，有助于降低档案管理成本，能够形成优质的档案运行体系，对于促进事业单位与上级行政机构、社会公益服务对象保持良好的档案数据信息联系有重要价值，进一步满足了新时期各级机关和人民群众对档案的使用需求，真正减轻了档案管理工作人员的压力，全面提高档案管理的有效性，达到促进档案事业高速运转的目标。

1.2满足档案使用需要

数字化管理方式借助有效的信息系统进行档案管理，可以把信息化、网络化、智能化、个性化理念融入档案管理当中，可以进一步借助大数据与云计算平台进行档案数据信息处理，从而满足各方面对事业单位档案资源使用的需要。随着我国事业单位分类改革的深入实施，档案管理工作也从传统的档案保管向着档案资源开放性体系建设方向发展。档案管理应当注重形成完善的管理体系，强调发挥事业单位档案资源的使用价值，注重满足各类企事业单位和大众调阅使用公共信息的需要。

2分析事业单位档案管理工作中存在的共性问题

　　2.1档案管理数字化程度不高

　　当前许多档案馆在进行档案整理与保存时存在着数字化程度不高的问题。主要就表现在许多档案馆仍然沿用传统的档案管理形式，也就是将档案信息以纸质档案的形式进行保存，没有引进数字化管理系统，无法做到对档案信息的数字性存储。纸质档案的保存和管理要求都比较高，为避免档案在长期的存放过程中发生霉变或损毁，不仅要控制好档案馆内的温度、湿度，还要做好防虫防火等工作，很难保证事业单位档案的安全性。

　　2.2档案管理工作效率低下

　　当前档案馆的档案管理工作还存在着效率低下的问题，其主要原因就在于档案馆在执行档案管理工作时，有一套复杂的管理流程，其他相关组织或部门的人员无法实行快速及时的档案信息调取与查阅，也就大大降低了各类档案信息的利用率。除此之外由于档案馆的工作冗杂，在对事业单位等各类信息进行收集、分类和排序的过程中往往还是依赖人工操作，也无法保证档案信息的准确性和真实性，无法为事业单位的决策提供科学的依据。

　　2.3档案信息管理存在滞后性

　　档案馆的档案管理工作还存在着信息滞后的问题。由于档案馆尚未实现档案管理的数字化建设，也就不能利用信息化系统和相应的数字平台实现对各单位信息的及时补充、查询、上传等工作，主要还是依靠工作人员直接去到档案馆进行交涉，这种人工传递的方法难免会造成一定的疏漏，档案馆也无法保证够做到及时有效的进行档案信息的更正与补充。

　　2.4缺乏专业的档案管理人员

　　 造成当前档案馆档案管理工作效率不高的主要原因就在于缺乏专业的档案管理人员。档案馆作为事业单位，在国家进行事业单位职能机构改革的基础上，每个部门各组织人员都进行了一定的精简，但是许多档案馆往往忽视了档案管理的人员优化配置，本质上还不能认识到档案管理工作的重要性，经常是安排一些离退休职工进行档案管理工作，严重降低了档案馆档案管理质量和水平。

3事业单位档案管理数字化建设的有效途径

3.1重视打造数字化管理的科学体系

　　未来的事业单位档案管理工作应当是纸质、电子的结合，数字化、信息化的结合，传统和现代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技术，提升数字化效率，应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力，不断加大档案管理的科技含量，要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案，采取不同的管理手段，设置详细的岗位职责和岗位制度，明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜，选择适合本单位的软硬件，并及时维护。

　　3.2深化档案数字化管理的安全保密制度

　　档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。

　　3.3完善办公系统和档案管理系统的接口

　　为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。结合数字化管理的实际情况，事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。

4结语：

　　总而言之，信息技术的发展促进各行各业的进步。事业单位档案管理的数字化是必由之路，是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应事业单位档案管理数字化的趋势，各级单位工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革，从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。

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