电力建设项目档案管理分析

徐肇群

摘要：电力建设项目不仅与人民群众的日常生活息息相关，而且在国民经济发展当中始终占据着主导位置，由于电力建设项目辐射面积广、覆盖范围大、投资成本高、建设周期长，以至于项目建设的全生命周期将产生巨大的信息量，这就给项目档案管理工作增加了难度，如何提高档案利用率，使电力建设项目档案逐步向标准化、规范化管理方向迈进已成为档案管理人员的首要任务。因此，本文将着眼于电力建设项目档案管理暴露出的问题与弊端，围绕如何提升档案管理绩效采取的有效策略展开论述。

关键词：电力建设项目；档案管理；存在的问题；有效策略

电力建设项目档案作为项目竣工验收的重要参考依据，对评定电力建设项目的质量标准起到决定性作用。因此，对档案管理人员来说，在实际工作中，应当夯实档案基础管理工作根基，并借助于计算机、大数据等信息技术建立一套科学化、规范化的档案管理机制，以确保项目档案内容的全面性、数据的精准性以及档案保管的安全性，为电力建设项目的实施以及交付使用提供确凿的数据信息保障。

1 电力建设项目档案管理存在的问题

电力建设项目档案涵盖决策、立项、设计、施工、竣工等项目建设全过程发生的文字、图片、影像、实物等内容，可以说，从项目档案能够看出项目建设各个节点的进度、质量、安全、费用等信息，因此，项目档案在项目实施过程中始终扮演着重要角色。同时，《国家重大建设项目档案验收办法》也明确规定，项目档案验收是项目竣工验收的一项重点工作，缺失档案验收步骤，建设工程将无法交付使用，可见，档案管理工作的重要性不言而喻。但是，由于受到管理机制、管理模式与管理理念的影响，项目档案管理工作也暴露出一些亟待解决的问题^[1]。

1.1 岗位职责模糊不清

电力施工企业为了节省人力资源成本，在设置档案管理岗位时，常常遵循“一人多岗，一岗多能”的用人原则，档案管理人员同时身兼数职，而无法将全部精力投入在档案管理岗位上，这就导致部分管理人员对自身的岗位职责权限不明确，严重影响了档案管理工作进程。尤其在资料归档、立卷阶段，对档案资料的密级模糊不清，将一些重要资料与非重要资料混淆在一起，这就给档案查询工作设置了一道屏障，档案管理工作效率大幅下滑。

1.2 监督机制不健全

电力建设项目档案属于电力施工企业的保密资料，因此，档案使用与管理的安全性至关重要，但是，由于在档案资料收集、整理、归档、立卷、借阅、保管等方面存在严重的监管漏洞，而经常发生档案资料丢失、损坏等现象，给建设单位带来了巨大损失。比如在档案资料收集归档过程中，由于各部门的资料整理进度不一致，以至于档案资料无法同时同步报送到档案管理部门，这对资料建档工作将带来诸多不利影响。而出现这种情况的主要原因是由于档案管理部门并未及时提醒、督促相关部门，对资料收集、报送流程的监督管理力度不足，使相关部门忽略了档案管理工作的重要性。

1.3 信息化管理水平有待提升

近年来，随着信息技术的迅猛发展，电力建设项目档案已经实现了信息化管理，并建立了档案信息管理系统，在这一利好形势下，不仅提高了档案管理工作效率，而且也为各部门各项工作的顺利展开提供了便捷服务。但是，由于电力施工企业在档案管理人才队伍建设方面以及信息系统建设方面，投入奖金少，重视程度不够，导致管理人才队伍技术力量薄弱，档案信息化发展进程缓慢。尤其对一些年龄大、资历老的管理人员来说，在工作当中，不作为，不进取，不创新，依然沿用过去的老思想、老方法、老套路开展各项工作，对新知识、新理念、新技术的接受能力有限，以至于档案信息管理系统更新速度严重滞后，这就给档案信息化、科学化、标准化管理蒙上了一层厚重的阴霾。

2 提升电力建设项目档案管理工作绩效的有效策略

为了提高电力建设项目档案管理水平，构建一个科学、完善、系统的现代化档案管理体系，使档案管理人员充分意识到档案管理的重要性，电力施工企业应当从转变管理人员的思想意识着手，通过采取针对性强、实效性好的管理措施使管理人员树立高度的主人翁责任意识与大局意识，以促进项目档案管理绩效的提升。

2.1 专人专管，设置专门管理机构

对于多数电力施工企业来说，项目档案管理工作只是众多基础性工作的一个基本分支，而并未形成一个独立单元，管理层领导往往将档案管理工作一并纳入行政管理工作范畴，这就与档案管理工作的专业性、保密性特征出现了冲突。为了切实解决这一问题，电力施工企业应当建立一个专门的项目档案管理机构，并指派责任心强、管理经验丰富、技术水平高的管理人员统一负责机构的正常运转。与此同时，结合各个岗位的工作强度与工作目标，制订精细化的档案管理机制，以此约束管理人员的个人行为，增强管理人员对档案管理工作的责任意识，保证管理人员在开展各项工作时，能够有法可依、有章可循、有规可守。

2.2 全局动员，加大监督管理力度

电力建设项目档案需要与建设项目进度相同步，这样能够保证档案资料的真实性与实效性，对于档案管理人员来说，在实际工作当中，由于涉及到档案内容较多，在处理各种资料时，部分管理人员为了节省时间，往往盲目的对资料进行分类，这就给后续工作的顺利开展埋下了一个定时炸弹。基于此，电力施工企业应当进一步加大对档案管理工作的监督力度，动员各部门对档案工作进行全方位、无死角监督。在监督过程中，如果发现工作漏洞，应当及时与档案管理部门的负责人进行沟通，以便于快速制订整改措施，避免影响工作进度^[2]。

2.3 加大硬件设施投入力度，完善档案信息管理系统

电力建设项目档案对对硬件设施的配备需求较高，尤其是信息管理系统涉及到计算机、扫描仪、复印机、数码设备、调试机房等，都需要给予大量的资金支持。因此，电力施工企业应当建立一个项目档案管理的专项资金制度，并指派专人负责对资金使用流程进行监管，做到专款专用，把每一分钱花在刀刃上。另外，档案管理人员在实际工作当中，应当始终坚持技术创新与管理创新理念，对档案信息管理系统的功能性进行改进和优化，以提升项目档案的利用率。比如管理系统的档案查询功能，过去，档案需求部门在查询档案资料时，需要耗费大量的时间，严重影响了工作进程，针对这种情况，管理人员与技术人员应当改进现有的档案查询功能，档案需求部门只需要输入档案卷宗的关键词组就可以查找到所需资料，这样，不仅提升了工作效率，而且也推进了档案信息化管理进程。

2.4 拓宽人才引进渠道，加大内部培训力度

人才队伍建设始终是档案管理的核心工作，针对人才队伍综合实力薄弱的现状，电力施工企业应当拓宽人才引进渠道，通过与专业对口的高等院校之间建立长期合作往来关系，为一些优秀的应届毕业生提供一个广阔的发展空间。另外，为了提高现有档案管理人员的管理水平、专业技能水准以及个人综合素养，电力施工企业应当结合档案管理岗位职责制订一个科学精细的内部培训计划，并对现有的档案管理人员进行集中培训，也可以采取远程线上培训的方式，为一些工作繁忙而无法脱身管理人员提供培训服务。使管理人员通过培训树立高度的主人翁责任感，全身心的投入到档案管理工作当中，为电力建设项目的实施与交付使用提供更加真实、确凿的数据资料参考。

结束语：

电力建设项目档案作为项目竣工验收的重要依据，是各项基础性工作的重中之重，因此，档案管理人员应当肩负起这一光荣使命，摒弃传统的等靠要的思想观念，运用扎实的基本功，丰富的管理经验，高超的技术水准，高度负责的工作态度，提升项目档案管理工作绩效，为其它各项工作的顺利开展保驾护航。

参考文献：

[1]付霞.分析电力工程建设项目档案全过程管理[J].百科论坛电子杂志,2019(17):406-407.

[2]曾海娇.浅谈完善电力企业工程建设项目档案的方法[J].兰台内外,2019(19):53-54.