推进精细化管理提升办公室工作效能

李斌

摘要：办公室决定着单位的形象，是内部管理之中最关键的机构，同时它还承担着上传下达、下情上报、文事办理以及对外沟通等多种智能，是单位运行、服务以及统筹的中心，也是联系基层、上级以及各部分之间的重要纽带。在新时期之下，办公室需要直面新型矛盾，实践新型理论，提升内务工作水准，另外还需要推进管理理念创新及精细化分工。所以这就需要重点对精细化管理在其工作中的应用进行重点分析。。

关键词：精细化管理；提升办公室工作

引言

办公室是一个处理特定事务或者提供服务的地方，具有综合性、系统性和全面性的特点，在企业决策管理工作中具有重要的作用，也是企业发展的重要核心机构。新时代，企业做好办公室行政事务的管理，能够有效提升企业的整体管理水平。然而目前的办公室行政事务管理中，仍旧存在着各个方面的问题，相关部门和人员应当引起重视并且采取有效措施解决，使办公室行政事务管理工作顺应新时代发展的要求。

1. 企业办公室精细化管理的意义

1.1有利于企业适应时代的变换

新时代经济在发展，企业要生存，政治思想工作是基础。此项工作实施面对的对象最多的是企业的员工。让员工接受此项教育，实则是让企业在千息万变的经济竞争中谋求一条出路，稳固自身的地位，不断发展。之所以这样说，是因为，只有员工的思想政治是正确的，那么其就会积极、认真地工作，同时发挥自身的创造力，不断地为企业创造出更大的利益，让企业可以拥有强大的员工基础，适应我国经济的发展。

1.2有利于企业员工建设优秀品质

企业要发展，离不开一批具有优秀品质的员工。而具有优秀品质的员工可以帮助企业扎实其地基，让企业不管遭遇如何大的风险也能安然度过。加强精细化管理，有利于企业员工建设自身优秀品质，在为企业的发展中贡献自己的力量。同时，也为自身的更好地发展奠定基础^[1]。

2推进精细化管理办公室

2.1加强服务工作，保障办公室工作水平

办公室是企业中的综合管理机构，不仅要适应上级领导的工作作风和方法，还要协调好内部的各项工作。因此办公室要加强服务工作，保障办公室的工作水平。首先，从后勤服务方面来说，办公室的工作人员要对服务的方式加以创新，建立服务的标准，规范办公室中的各项管理服务工作。对于各种接待类的工作要严格按照相关标准执行，合理支配费用。比如可以在内部设置管理机制，定期检查办公室设备以及楼道内的安全设施，优化办公室内部结构，改善办公室的工作环境。也可以对食堂的环境和伙食进行管理，改善用餐环境以及伙食条件，提高员工对食堂的满意度。其次，从基础管理方面来说，办公室要做好保密工作，定期开展内部自查工作，排查违反法律法规的现象，做好全程管控的措施，有效落实企业内部的规章制度。在管理的过程中，充分利用办公室自查的优势，开发出培养人才的渠道，为企业的长远发展奠定基础。最后，从舆论防控方面来说，企业要强化办公室工作人员的防控能力，定期组织风险排查措施，如企业中的重大事件、违规行为以及顾客投诉等现象；还要增强办公室工作人员处理事情的能力，便于快速核实舆论的源头，工作期间还要与政府部门保持密切的联系，可以借助政府部门的力量，落实舆论的源头；办公室还要做好应急措施，制定值班制度，使办公室的值班工作趋于标准化，进一步保障应急措施的有效性。

2.2实现制度化管理

行政后勤管理工作覆盖较广，包含了对人、物和财产等各个方面的管理，所以实现有效的制度化管理才能真正将管理做到精细化。制度化管理需要建立激励机制与约束机制，根据各项工作流程的详细规定，构建完善的流程管理体系和内部控制标准。随着单位的自身发展变革，对制定的机制进行完善，删除无效过时的条例，保留合理有效的部分，并作出适当补充，从而形成一个科学、有效、全面的制度化管理系统。这套系统使得后勤员工在日常工作中有据可依、有责可循，可以依照办公室的目标、计划，进行同一、规范的工作，在遇事时不慌乱，有秩序、从而推动整个后勤团队持续、健康发展^[2]。

2.3建立精细化管理制度

上市公司要实现办公室行政管理的精细化，需要从自身的实际情况着手，建立完善的精细化管理制度，制度能够为行政管理工作提供重要的支持与保证。上市公司相关的管理人员要借鉴先进的精细化管理理念，保障精细化制度的完善性，在传统精细化管理理念、制度的基础上，加以改进与完善，实现对各项管理工作与任务的细分。此外，精细化管理制度的实施要求上市公司要做好相应的细节处理，根据管理任务，详细划分相关人员的管理职责，使得办公室人员在进行行政管理工作的时候，可以依据有关的制度来实施规范化的工作。在精细化管理制度的制定过程中，上市公司要积极鼓励员工参与，积极采纳员工的意见，保障精细化管理制度的完善性与规范性。

2.4提升员工专业水平与综合素质水平

上市公司的长远发展过程中，办公室行政管理水平的提高极为重要，因此，要实现行政管理的精细化，上市公司要逐步提高办公室人员的专业素质与综合水平，使得在日常的行政管理工作中，各个员工可以充分发挥自身的潜力，解决各种行政问题。精细化管理的实施要求办公室要注重人才的培养，加强员工的教育与培训等，提高员工的专业素质，使得行政管理工作更具标准化与精细化。

2.5建立办公室行政事务信息化管理

在新时代，企业之间在市场经济中的竞争日益激烈，企业要想更好地实现可持续发展，应当顺应时代发展的方向，建立起信息化的办公室行政事务管理模式，以此为企业的发展提供较为全面的数据信息。通过信息化的办公室行政事务管理模式，可以及时地掌握企业经营情况和企业内部管理情况等各个层面，并且进行全面的控制，有利于提升办公室行政事务的管理质量^[3].

2.6大力推进精细化管理

办公室行政管理工作牵扯甚广，再加之单位内部各部门错综复杂，有时还需要处理好领导临时下达的工作任务，因此，实施精细化管理显得至关重要。首先，重构组织架构，梳理岗位职责，根据行政管理工作的实际需求，优化岗位配置，明确岗位职责；确保各岗位之间职责不重叠，岗位无缝对接；安排专人专岗负责处理各类突发、临时事务，提高办公室工作实效性，确保行政管理有序开展。其次，加强安全生产力度。“生命至上，安全为天”一直以来是我们贯彻的理念，安全生产事关重大，如何促进单位安全生产，这不仅关系到每位员工的家庭，同时也关系到单位的发展。“安全”不是挂在墙上的标语，不是口中喊的口号，对此办公室会定期组织员工学习安全作业规程，增强业务操作能力，提高安全意识，同时通过现场模拟，指导员工学会如何自救自护。总之，安全生产必须要常住不懈、齐抓共管。再次，推进垃圾分类。十三五规划中明确提及：“要加强生活垃圾分类回收。”作为机关事业单位办公室，在这一战略规划中承担着重大责任。如何推行垃圾分类是办公室工作的重点，而提高分类意识，养成自觉分类习惯是工作有序推进的保障，对此，我们配置了不同颜色的垃圾桶，营造有声有色的垃圾分类氛围，鼓励全员参与并严格执行，从源头上养成自觉习惯^[4]。

结束语

企业的发展，需要精细化管理的实施。而此项工作的开展离不开员工。企业在实施此项工作时，要时刻将员工放在与企业发展的同一个方向，想员工之所想，让员工有归属感。

参考文献：

[1]席晶.浅析新形势下高校办公室管理工作成效的提升[J].才智,2020(01):230.

[2]王辉.新时代办公室行政事务管理策略研究[J].办公室业务,2020(01):187+189.

[3]贺婷婷.企业办公室员工思想管理实践与探索[J].办公室业务,2020(01):190+192.

[4]鲁中萍.做好国有企业办公室行政事务管理研究[J].办公室业务,2020(01):191-192.