图书馆采编部工作量管理软件的实现

李兴艳

摘要：在图书馆的采编部工作当中，采编能够更好的确保图书馆馆藏的质量。采编工作有着较多的工序，明确的分工的特征。采编部门工作量统计的结果可以整体上体现馆藏的数量以及结构。所以，采编工作量统计不但可以起到工作量考核的目的，还能够更好的建设馆藏。因此，论文分析了图书馆采编部工作量统计重要性以及特点，并分析了当前汇文系统Libsys3.5及Execl统计功能的不足，开发了一个基于VB+Access的工作量管理软件，进而更好解决了统计当中存在的一些问题，不断促进图书馆持续健康的发展。

Abstract: In the work of the acquisition and Cataloguing Department of the library, acquisition and cataloguing can better ensure the quality of Library collection. The acquisition and cataloguing work have more procedures and clear pision of labor. The results of workload statistics of acquisition and cataloguing departments can reflect the quantity and structure of library collections as a whole. Therefore, collecting and cataloguing workload statistics can not only serve the purpose of workload assessment, but also better build library collections. Therefore, this paper analyses the importance and characteristics of workload statistics in Library Acquisition and cataloguing department, and analyses the deficiencies of the statistical functions of the current Huiwen system Libsys 3.5 and Execl, and develops a workload management software based on VB+Access, which better solves some problems existing in the statistics and continuously promotes the sustainable and healthy development of the library.

关键词：图书馆；采编部工作量；管理软件

Key words: library; workload of acquisition and cataloguing department; management software

1 引言

对于传统的图书馆采编工作来说，其方法主要是个人提交为主。它含有统计时间段不够统一确定、统计来源数据不能共享查询等情况。这些情况在目前图书集成管理系统当中不能更好的进行解决。因此，我们需要根据当前图书馆的基本需求，开发出比较实用的工作量管理工具。

2 采编部工作量统计的重要性和特点

根据工作流程来划分，通常情况下图书馆的工作含有流通、采编、技术支持以及参考咨询等工作。图书馆采编工作是图书的采访、验收、加工、典藏以及修复等工作流程的融合^[1]。因此我们可以看出，采编为图书馆的馆藏入口。采编部门工作量的统计数据不但为工作人员工作量的具体表现，还能够整体上体现馆藏数量以及结构。比如：工作量统计表现了典藏有多少种多少册图书，其代表图书馆馆藏就实际增加了多少，并且对其进行了一定的细化。因此可以看到馆藏增加了多少种和多少册的图书。采编部的工作量统计不是可有可无的，而是需要仔细的进行对待^[2]。

采编部的一个重要特点为整体工作量通过批次作为单位来进行分解。例如：编目n 种书。这些书需要含在m个批次当中，其不是孤立存在的。所以，批次变为采编部工作量统计重要的一个线索。换句话说，利用符合条件的批次数据汇总就成了统计结果。反之，统计结果正确与否，也可通过批次数据明细得到验证。因此采编部工作量统计的重点在于确保每个批次数据记录的准确性。以批次为单位和依据，是采编部工作及其统计的特点。相应的统计功能应该反映这个特点和要求。

3 现阶段图书馆系统软件存在的问题

3.1 汇文图书管理系统统计功能的不足

一般情况下，图书管理系统采用的是汇文文献信息服务系统Libsys3.5。其统计功能包括两个部分：一是工作量统计，二是各部门（流通、采访、编目、典藏、期刊）业务统计。工作量统计分成业务工作量统计、人员工作量统计、小组工作量统计、部门工作量统计4个部分。Libsys3.5统计功能总的来说效果不错，它的不足之处主要表现在以下方面： 首先，各部门业务统计功能，可能需要遍历馆藏，效率较低，要等待较长时间才能看到结果。遇上性能差的客户端主机，有时运行统计功能就会死机。 其次，在采编部工作量统计方面，没有体现批次的重要性，即只能看到统计总数，不能查询批次明细。Libsys3.5不以批次为单位统计，是按实际操作的次数进行统计。这就造成了工作量统计与馆藏统计之间的差距。例如，一个批次图书为100种，按批次登记编目就是100种，而统计编目工作量结果就很可能大于100种。同样，典藏也存在类似的问题，每一次典藏的修改都会被计入工作量。实际上，按批次统计的才是有效工作量，因此系统应只按批次统计工作量或者按两种方式统计。 第三，由于过程缺失导致统计遗漏。比如典藏模块显示了某批次图书典藏到了某馆藏地n种m册。但是该馆藏地是否接收、由谁何时接收了这些书的过程则没有在Libsys3.5中体现。这种图书交接的工作量当然就不可能在统计模块中体现出来了。此外，部分统计功能没有提供按任意时段统计的选项，比如业务工作量统计、人员工作量统计。

3.2 利用Excel管理工作量的不足

由于Libsys3.5统计中存在的不足之处，本馆采编部工作人员多用Excel作为工作记录和统计工具。一般情况下，Excel当然是最佳选择。Excel的优点很明显，灵活利用自动筛选、汇总功能即可方便得到统计数据。尤其是Excel的宏功能，允许编程，带来了极大的灵活性，但并不算完美。在实际运用中发现Excel统计存在以下不足之处： 一是不方便自动化录入日期，不方便按任意时间段统计。Excel没有类似Word的插入日期的菜单，即便有也得手动选择。Excel的筛选功能中的自定义方式提供了很多选择数据的方式，比如大于、小于、等于。也可以通过选择“与”或“或”增加第二个条件实现“介于…和…之间”的条件判断，对任意时间段进行统计，但效果不一定满意。 二是不方便数据共享。虽然Excel提供了共享的功能，但还没有在普通用户中流行。即便将Excel文件放在共享文件夹中，也只能同时允许一个人操作。因此Excel方式的工作量管理，还只能以个人为单位，不具备公开、共享、协作的特征。 三是不易保证数据安全性。经验表明，由于操作Excel基本上是对表格直接填写，增加了人为错误的可能性，甚至可能一次误操作，就删除了整个表格。若多人共同操作一个Excel表格，数据的安全性更难保证。

4 采编工作量管理软件编程实践 4.1 编程工具和数据库的选择 考虑到采编工作量管理软件只是作为Libsys3.5统计功能的一个补充，适用范围是采编部之内，需求比较及时等因素，选择界面开发容易、语言难度不大的VB作为编程工具，选择易于备份、迁移的Access数据库保存数据。 4.2 工作表格的建立及自动记录日期的实现 根据采编工作流程，建立订单、报账、手工验收、系统验收、编目、典藏、送出、新书通报、修补等数据表。选择典藏作为示例进行说明是因为典藏是采编部与流通部之间的交接环节。从某种意义上说，典藏的图书就是采编部的工作成果。因为Libsys3.5仍然没有将实物典藏（即馆藏交接）纳入系统过程，故有必要加以特别说明，引起重视。

4.3 重复信息录入的优化方案

批次是采编工作的重要线索。批次号会出现在各工作流程，同时馆藏地、文献类型等信息也会反复出现。重复信息录入需要软件辅助。最初的解决办法包括两个部分。对馆藏地、文献类型等易确定的重复信息单独建表保存，需要时从相应表格中选择。批次号是动态更新的，设定最初产生批次号的表格为基准，其他流程需要批次号时就从基准表格中选择。此法的优点是能够选择到完全一致的数据，不足是程序实现比较繁琐，且不便改动表格结构。于是采用了更便于编程的方法，即为每个字段设置选择控件，将字段本身设置成数据来源。此法的优点是每个字段都有辅助录入的机会，不足的之处是它以自身历史数据作来源，使用者只能选择相似数据。信息录入辅助选择框效果见图2。 4.4 统计功能的完善 编制工作量管理软件的目的是为工作量统计提供便利。理想的统计功能应该一次操作即可得到各个工作流程的工作量统计数据，同时允许确定统计时间段和指定人员。这就需要首先解决遍历Access数据表的问题。这个问题利用网络查询到的知识经修改得以解决。

4.5 安全策略

工作量管理软件由多人共用，就需要保障数据的安全。安全策略主要包括用户权限方案和数据库保护方案两部分。本软件采用的用户权限方案是，每个用户可使用所有功能，查看所有数据，但只能删改本人添加的数据。此法的优点：一是省去繁琐的授权、取消设置，只需在删改操作时判断当前用户与建立数据的用户是否一致就可决定是否合法；二是用户可以操作所有流程和查看所有数据，这符合一人可做多工序的实际，也符合信息公开共享的需求。用户密码不在共享范围之内。数据库保护方案也是多用户软件需要首先考虑的。数据库需要由服务器保存。本软件的服务器解决方法是共享文件夹。这是根据实际确定的，因为采编部有用作打印书标的公用电脑。既然打印可共享，工作量管理软件也可共享。实践表明软件运行近1年来并无异常。当然数据库本身安全问题也必须考虑周到。本软件的数据库安全方案是，首先给Access数据库设置密码，另外提供将数据库备份至用户本机功能，以免数据库遭受灭顶之灾。 5 结语 图书馆采编部工作量管理软件可单机使用，也可在局域网中使用，在提高采编部工作量统计效率方面起到了比较明显的作用。在计算机、网络技术日益普及的条件下，实用软件的开发已不是新鲜事。但是，无论免费软件还是商业软件都不能解决工作生活中的所有细节问题。事实上，许多细节性的软件需求只有亲历者才明白。也就是说，软件设计者不可能设计出满足所有用户特殊需求的软件，或者说软件用户与软件设计者之间始终存在一个功能满足不了需求的差距。缩小差距有两种途径：一是相互沟通，让软件更符合需求，并让用户更了解软件；另一种可行办法就是图书馆团队利用编程工具，设计出实用的个性化软件。 【参考文献】

[1]周红梅.高校图书馆采编工作探析[J].牡丹江师范学院学报:哲学社会科学版,2009(4):142－143. [2]如何用VB获取Access数据库的所有表名[EB/OL]. [2010-03-10].http://zhidao.baidu.com/question/95302745.html.