浅谈工程项目档案的特点编制方法及其运用

王丽华

摘要：本文阐述了工程项目档案管理的特点、档案整理工作中的内容、工程项目档案的分类，组卷排列、案号的编制及档案在企业投资发展和经营管理中的作用。

关键词：工程档案；特点；整理；作用

工程项目档案是在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备、竣工投产及竣工验收全过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程项目档案是基本建设项目管理工作的重要组成部分，是科技档案中的子项目。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，使档案资料全面、完整、规范、通用，对于工程建设的顺利进行和工程建设后顺利交付生产，使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用。

一、工程项目档案特点

（1）归档整理的及时性

工程项目档案对资料收集的及时性要求更为突出，这是因为工程项目建设时间长、场面大、经手人员相对不固定，而且在建设过程中要不定时地使用原始资料，因此，若不及时收集、造成遗失，我们就无法有序地安排和开展工作。

（2）归档过程的动态性

工程建设从项目提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态、具有动态性。比如，一个产品或一个建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改进，这就要对相应的文件资料进行不断的修改、补充、使之准确地反映产品、工程等的客观变化的实际。

（3）归档内容的成套性

工程项目文件资料的成套性是指在项目建设活动中围绕一个独立的工程项目（如一个工程项目的设计与施工，一个新产品的研制与开发等）所形成的全部文件资料的总和。项目内各阶段之间、程序之间形成的文件材料存在着有机联系，密不可分，只有成龙配套，才能完整准确地反映项目工作的全过程。

4）归档主体的协作性

一个工程项目由于参建单位众多，来自不同地区、不同单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备厂家及安装等参建单位共同完成，是一项需要密切配合的工作。

二、工程项目档案整理工作的内容

第一过程，是在项目文件形成以后和归档之前，由工程项目部，即项目文件的形成者，对文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。

第二过程，是在文件材料归档以后，由档案部门独立进行整理工作，其主要内容包括：对收到的工程档案案卷进行科学地分类、排列并将其编制工程档案号。

工程项目档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分，这两部分是紧密联系，不可分割的两项工作内容，不进行整理，案卷仍然是不系统也无法进行编目；只进行整理而不进行编目，整理的成果得不到固定，就无法建立库藏的秩序和检索调卷。

三、工程项目档案的分类

（一）分类方案的编制

对所建项目编制一个合理和切实可行的工程档案分类方案，是分类工作的重要内容，在编制分类方案时，首先要了解和掌握所建项目或库藏档案的内容构成和形成特点；其次，要确定明确的分类标准和分类方法；第三，设置科学合理的分类体系，并用文字叙述或图表的形式将其表达出来。

按照《湖北石油公司建设项目档案管理办法》，基本建设类为一级类目，代码为G；二级类目为生产企业档案的基本类目，油库代码为01、加油站代码为02、管道代码为03、办公楼代码为04、职工宿舍代码为05、其他代码为06；三级类目为归口部门按项目发展顺序编号，代码为00X。

阶段号，按基建程序划分为以下九大类：01.可行性研究类；02.勘察设计类；03.工程管理类；04.施工管理类；05.监理管理类；06.财务决算类；07.设备管理类；08.竣工验收类；09.声像电子类。

（二）档案案卷的排列

1.案卷排列的基本方法

第一种是分类排列。按照工程档案案卷的内容及科学分类体系，对案卷进行排列，将其存放在库房柜架的规定位置。

第二种是流水号排列。即按照工程档案案卷在登记薄中的登记顺序号对案卷进行排列。

2.案卷排列的具体方法

（1）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（2）施工文件按依据、管理、建筑、安装、检测实验记录、评定、结算、决算、审计决定验收排列。

（3）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

（4）竣工图按专业、图号排列。

（5）卷内文件一般文字在前，图样在后，译文在前原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

3.收集范围（包括文字、图表、声像）

（1）可行性研究任务书：项目建议书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报比文件；项目选址意见书及其报批文件等。

（2）勘察设计：工程勘察、地形图、防洪管理、水土保持监测、地质危害性评估、压覆矿产资源评价、基础设计资料、施工图、设计变更等。

（3）项目管理：前期文件、征用土地申请文件、规划许可证及红线图、机构成立、项目管理制度、会议纪要、统筹计划、项目开工请示、批复；合同及招投标文件、专项批复等。

（4）施工管理：综合、土建、设备、管道、电气、仪表、设备/质量证明、竣工图。

施工管理八大卷的组卷：

Ａ.综合卷：监理单位负责将建设项目所有施工单位的施工组织设计方案报审表；开工报告、中交证书、交工证书收集、整理、编目、装订成册，移交建设单位档案人员。

Ｂ.土建工程卷：土建工程施工单位负责编制承包项目的全部文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成综合册、记录册，必要时可组卷成分册。

Ｃ.设备安装工程卷：设备工程安装单位负责编制承包项目的全部文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成综合册、记录册，必要时可组卷成分册。

Ｄ.管道安装工程卷：管道工程安装单位负责编制承包项目的全部文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成综合册、记录册，必要时可组卷成分册。

Ｅ.电气安装工程卷：电气工程安装单位负责编制承包项目的全部文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成综合册、记录册，必要时可组卷成分册。

Ｆ.仪表安装工程卷：仪表工程安装单位负责编制承包项目的全部文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成综合册、记录册，必要时可组卷成分册。

Ｇ.材料/设备质量证明卷：施工、设备采购单位负责编制承包项目的全部质量证明文件，质监部门、监理单位负责对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核，按SH/T3503标准整理成册，必要时可组卷成分册。

Ｈ.竣工图：竣工图按专业、序号排列，建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；竣工图由设计单位编制，按图施工无变动的，可用原施工图作为竣工图，竣工图应使用新的或干净的施工图，在施工过程中发生变更的，需出具设计变更通知单，图纸变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，重新绘制的图按原图编号，末尾加注“竣”或在新图图标内注明“竣工阶段”，并按要求加盖并签署竣工图章。

（5）监理管理：施工阶段监理文件。

（6）审计决算管理：竣工决算资料及审计报告。

（7）设备管理：设备随机资料。

（8）竣工验收：试运行、专项验收、质量监督报告。

（9）电子文件载体：光盘、照片。

4、卷内文件书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件不必重新编写页号，各卷之间不连续编号。卷内目录的编制，包括内容如下：

——序号，应用阿拉伯的数字从1依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号，应填写文件文号或图样图号，或设备项目代号；

——责任人，应填写文件形成部门或主要责任者；

——文件材料题名，应填写文件标题全称；

——日期，应填写每份文件形成日期；

——页数：应填写每件文件的总页数；

——备注，可根据实际填写需要注明的情况；

5、卷内备考表

应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：应由立卷责任者签名

立卷日期：应填写完成立卷的时间

检查人：应由案卷质量审核者签名

检查日期：应填写案卷质量审核的时间

互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并

注明其载体类型。

卷内备考表排列在卷内文件之后。

6、案卷封面和脊背的编制

（1）案卷封面

——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；

——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；

——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；

——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

（2）案卷脊背

——案卷题名，应简明、准确提示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等，项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；

——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

四、工程档案号的编制

（一）编制要求

1、项目档案号，要反映工程档案系统整理后的科学秩序，同项目的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

2、项目档案号，由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字，间隔符号用点“.”或短横线“-”表示，联接代字和代号的横线是为了便于区别分类号和案卷顺序号，用长横线“——”表示。

例：恩施铁路油库项目，整个项目归档档号由四级类目构成，阶段号，一是可行性研究类，用1表示；二是勘察设计类，用2表示；三项目管理类，用3表示；四施工管理类；五是监理类，用5表示；六是财务决算类，用6表示；七是设备管理类，用7表示；八是竣工验湄类，用8表示；九是声像电子类，用9表示，其图例表示为：

3、工程档案号力求清晰，明了、便于查找。

（二）编制的形式

工程档案号的编制结构主要有两种形式，一种是单纯号形式，即全部以数字进行工程档案编号；另一种是混合结构，即以数字和代字混合进行工程档案编号。

不论采用哪种形式，工程档案的档号都是由工程档案的分类结构代字和工程案卷顺序号组成，其基本模式为：

工程档案号=分类号+案卷顺序号

五、工程建设项目档案在企业投资发展和经营管理中的作用

任何一项事业能够生存和发展的根本原因是社会的需要，而档案工作中利用环节便是这一根本目的的直接体现。完整的档案能反映建设项目活动的全过程，利用档案工作遇到困难就可以顺藤摸瓜，追根溯源，发现历史留下的痕迹，为企业的发展作好服务工作。

结束语：工程档案管理，记述和反映建设项目规划、立项、可行性研究、设计、招标、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设和竣工时的实际情况，我们应当建立科学的管理制度，便于档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进的技术，实现档案管理的现代化。

参考文献：

[1]《中国石化档案分类规则》中国石化办[2011]214号

[2]科学技术档案构成的一般要求

[3]DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

[4]GB/T50328建设工程文件归档整理规范

[5]SH3503-2007石油化工建设工程项目交工技术文件规定

二0一八年元月一日