浅谈政府采购信息系统项目风险管理

隋文佳

摘要院随着政府采购信息化的加速推广，政府采购信息系统项目建设得到各地政府的大力支持，随之而来，风险管理也变得越来越重要，科学合理的动态监控可以保证风险管理的顺利进行。本文主要分析了政府采购信息系统项目风险管理的相关内容，并对风险管理提供了政策性的建议。

Abstract:Withtheacceleratedextensionofgovernmentpurchasinginformatization,projectconstructionofgovernmentpurchasinginformationsystemgetsstrongsupportfromthelocalgovernment,andriskmanagementisbecomingincreasinglyimportant.Scientificandreasonabledynamicmonitoringcanensurethesmoothprogressofriskmanagement.Thispaperanalyzestherelatedcontentaboutriskmanagementforgovernmentpurchasinginformationsystemprojectandprovidespolicyrecommendationsforriskmanagement.

关键词院政府采购；信息系统项目；风险管理Keywords:governmentpurchasing；informationsystemproject；riskmanagement中图分类号院C931文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）23-0174-03

0引言

为了适应政府采购工作的实际需要，提高政府采购精细化管理水平，地方政府已经将政府采购信息管理系统建设提高到一个新的层次。目前已建设完成初步成熟的政府采购信息管理系统。同时，财政部还建立了“一网三库八个系统”的电子化采购服务平台。由于政府采购信息系统项目的建设和运营过程中普遍存在着多变性、复杂性等特征，其面临的风险也是逐渐积累的，因此加强政府采购信息系统项目的风险管理迫在眉睫。

本文通过分析信息系统在实现过程中的风险和相关的干扰因素，对其进行科学有效管理，以降低风险作用范围及损失，从而保证项目效率和效益的最大化。

1政府采购信息系统项目上个世纪90年代开始，政府采购试点工作已经在全国范围内开展。随着政府采购规模、采购范围的逐渐扩大，采购效率低等问题变得尤为突出，政府采购信息系统的出现满足了采购透明化、电子化等需求。

政府采购信息系统主要涉及供应商查询、政府采购政策法规规定检索、采购组织形式、采购计划与统计、采购流程管理、采购合同及采购目录管理等相关内容，通过这些相关模块的结合，可以使采购变得更加规范化、科学化，易于监管，因此得到政府采购主管部门的高度重视。

政府采购信息系统可以将整个采购流程贯穿起来，从供应商选择、采购模式确定直至统计报表的生成等，实现一系列的自动化、流程化，降低了政府采购成本，提高了政府采购工作的效率，增强了采购过程的透明化。

目前比较通用的系统是用友政务软件有限公司的政府采购信息统计及计划管理系统，该系统包括政府采购信息统计系统和政府采购计划管理系统两个子系统。政府采购信息系统分为单机版和网络版，单机版可以不具备互联网连接等条件，以数据盘形式上报，网络版可以实现网上报送，因此两者对应的政府采购信息系统项目建设也有所不同。

政府采购信息系统项目建设主要包括设备的采购、机房的布置（服务器、软件、硬件的配置）、网络布线、应用程序的开发、人员培训、软件技术支持、系统其他软件辅助环境、浏览器设置以及整个项目内部协调管理等。

2政府采购信息系统项目风险管理信息系统项目风险具有复杂性、多样性、动态性，并存在于整个生命周期中，影响力较大。然而，由于风险的发生往往在一定程度上存在规律性，所以可以进行适当的预测。人员变化、环境变化、项目复杂性等都是项目风险形成的重要因素。

政府采购信息系统项目风险管理的主要工作是采用科学的方法来识别风险、评价风险并提出相应对策。

2.1政府采购信息系统项目风险管理计划制定为了有效实施政府采购信息系统项目风险管理活动，必须辅之以详细的风险管理计划。风险管理计划是由政府采购信息系统项目经理、项目团队成员等相关干系人共同制定的，用以对项目每一阶段进行风险预测和管理规划，保证风险管理的顺利进行。

风险管理规划主要包括项目预算、时间安排、风险类别、概率影响矩阵、相关人员职责、应对措施、跟踪方式等内容。

2.2政府采购信息系统项目风险识别政府采购信息系统项目风险涉及项目全生命周期的多个阶段多个方面，其风险识别主要是对该项目相关的环境与人员、项目可能存在的风险及发生概率、预期的损失、风险的性质进行分析，并确定处理措施。

风险识别是风险管理的至关重要的一步，识别的方法主要有：因果图法、查阅历史资料法、头脑风暴法、德尔菲法、SWOT分析法、决策树法等。政府采购信息系统项目风险的类别可概括为需求风险、资金风险、技术风险、人员风险、管理风险、组织风险和外部风险等六个类别。

2.2.1需求风险需求风险是指由于用户参与度不够、需求不断变化以及定义含混等造成的系统实际情况并不能满足用户需求，包括与用户预期有落差用户对系统需求发生变更以及用户不容易对系统进行维护等情况。政府采购信息系统的主要功能应包括数据采集、数据汇总、查询、用户管理、数据库维护和数据分析等。各相关单位将统计信息提交至政府采购统计信息数据库，各上级采购管理单位汇总采购信息、生成报表，各采购管理部门依据现有数据进行决策分析。同时还应具备高性能、可靠性、安全性、功能性、可管理性、可扩展性、易用性等性质。

2.2.2资金风险常见的资金风险主要是指项目所需资金超出估计值，由于资金估计不足或现金流中断导致项目停滞，无法进行。政府采购信息系统项目应注意资金来源及项目筹资方案等方面存在的风险。

2.2.3技术风险技术风险是指政府采购信息系统项目涉及的软件架构、操作系统、应用服务器、数据库、硬件环境等相关技术方面存在的风险，包括软件系统功能设计风险、硬件设备抗损毁能力、备份、网络连接、网络速度不达标、数据传输不顺畅、数据库无法连接、安装程序与系统不兼容以及系统升级与其他软件冲突等风险。

2.2.4人员风险人员风险主要是指信息系统项目小组内关键岗位及其他岗位的老成员的离职与项目后期新成员的加入项目造成的影响。政府采购信息系统项目工作小组成员主要包括地方政府采购部门成员、软件公司开发人员、相关领域的专家等。此外，还存在某些成员不适应软件工具和环境、项目小组人员之间的沟通困难导致出现额外的重复工作等复杂情况。

2.2.5管理和组织风险管理和组织风险包括与政府采购信息系统软件供应商的合作风险、资金及设备采购在内的各项资源协调不力、预算削减打乱项目组计划、缺乏必要的规范导致工作失误或重复工作以及由于信息系统项目内部低效的项目组结构、缺乏激励措施导致效率低下等，这些因素都可以导致项目不能如期完成各方面的进度风险。

2.2.6外部风险外部风险是指政府采购信息系统项目的外部环境引起的风险，主要包括自然灾害、战争、双方合作伙伴关系发生变化以及信息安全等外部因素造成的风险。

2.3政府采购信息系统项目风险评估政府采购信息系统项目风险评估包括政府采购信息系统项目整个生命周期中每项风险发生概率、发生时间阶段、影响程度、可能造成的损失等，其中主要是对项目风险发生概率及影响程度进行估计。对风险进行评估的方法较多，主要有主观评分法、决策树分析法、层次分析法、外推法等。其中最常用的方法是采用专家对风险发生概率及预期影响程度进行打分，并得出其乘积风险预期影响系数，而后对其进行排序。

2.4政府采购信息系统项目风险管理的相关对策

2.4.1应对需求风险淤充分的前期需求调研，全面分析需求信息，经常与政府采购部门沟通，含混不清的概念应及时解决。

于不断发现用户需求的变更并及时将变更填入相应表格。

盂为政府采购部门提供试用版采购信息系统。

2.4.2应对资金风险淤让政府采购部门的相关财务人员参加，正确核算政府采购信息系统项目成本。

于明确合理的筹资方式。

2.4.3应对技术风险淤尽量采用统一的硬件、操作系统及相应辅助软件。

于增强系统兼容性，加强数据备份功能。

盂提供足够的带宽以及网络稳定，保证数据传输的及时性。

榆制定系统维护手册供操作人员查询，方便维护工作。

2.4.4应对人员风险淤项目实施过程中，保证人员的充足性，提高项目完成奖金。

于对项目小组成员进行培训，及时掌握相关的新技术。

盂所有工作记录文档。

榆项目小组内部相关人员随时保持沟通，避免重复工作。

2.4.5应对管理组织风险淤政府采购部门领导定期组织协调会议，安排项目组相关人员参加。

于项目领导以身作则，带头示范，多与项目小组成员沟通。

盂组织集体活动，协调员工关系。

榆加强资源配置，保证各项资源的及时到位。

虞通过控制各节点的时间，有效地实现进度计划。

2.4.6应对外部风险淤购买相关保险业务，尽量使损失降低。

于严格按照政府采购部门的相关规定，物理隔离涉密电脑。

2.5政府采购信息系统项目风险跟踪在政府采购信息系统项目实施的过程中有效地进行风险跟踪和监控是对风险进行管理的具体实践。项目风险跟踪主要是指定期监督信息系统项目的已识别风险并及时发现潜在风险，以此制定相关应对措施。这需要政府采购部门对风险应对措施是否有效、是否按计划实施以及风险威胁是否消除、复发情况等进行跟踪研究，保证风险管理的持续性、动态性监控。通常采用偏差分析、项目绩效分析、监控会议等方法来完成对风险的跟踪，针对项目的风险、应对措施和跟踪情况进行评估、总结，保证准确、有效地实现政府采购信息系统项目风险跟踪和监控工作。

3结论政府采购信息系统项目是针对政府部门采购业务而制定的专用型综合业务系统，可以充分利用信息系统和网络技术实现政府采购部门业务流程的高效率，降低采购成本，打破固有采购模式的时空限制。由于政府采购信息系统项目的风险存在复杂性、不确定性等特征，在进行风险管理时，需要对整个项目生命周期中可能涉及的风险进行识别、分析，编制风险管理计划，采用定性、定量方法进行风险评估，制定风险应对措施，从而保证政府采购信息系统项目风险管理的有效实施。

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