试论文档控制人员应有的素养

李明霞

摘要：文档事业是一项继往开来的重要科学文化事业，自然科学、社会科学知识无所不及。所以，要求每个档案工作者，必须具有渊博的知识。现简要论述一下文档控制人员应有的素养。

关键词：文档控制人员；职业素养；工作能力

文档事业是一项继往开来的重要科学文化事业，自然科学、社会科学知识无所不及。所以，要求每个档案工作者，必须具有渊博的知识。博就是知识面要宽，自然科学、社会科学、人文科学、历史科学都要懂，而且越多越好。这样才能开阔视野、高瞻远瞩，才能拓宽思路，总揽全局。渊就是要专，就是要在博的前提下，精通所从事的专业这样，工作起来才能得心应手。

1文档控制人员的职业素养

文档控制人员要具备良好的职业素养。首先，要热爱自己所从事的文档控制工作，要有高度的责任感和事业心，在实践中要勤奋学习、勇于创新、善于发现问题和解决问题，不断完善文档控制的理论和方法，拓宽文档控制工作的领域。其次，要牢固树立主动服务意识，要积极、主动、高效的提供优质服务，要严格执行保密规定，对所接触的文件，尤其是商务合同、招投标文件、计算书等要严格保密，养成守口如瓶的良好习惯，确保文件的安全。再次，文档控制人员要具备严谨细致的工作作风，文档控制工作是一项复杂、细致、繁琐的工作需要处理的文件总量从几千份到几百万份不等，这就要求文档控制人员无论是对文件进行接收、整理、分发、储存还是对文件版次、状态进行动态控制，都要做到准确无误，不容差错。严谨细致的工作作风是文档控制人员的必备素质。

2丰富的知识储备

档案专业人员必须系统地学习和掌握档案学知识，其主要科目有：《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编篡学》、《文书学》等。只有具备了这些必备的专业知识，才能使我们无论是在档案事业管理机关工作，还是档案馆、档案室工作，就都不会是外行了。同时，在此基础上还要进一步学习与档案学接近的其他方面的相关知识。做为一名称职的档案管理者，知识面越广对工作的适应能力也越强，具有的知识越深，在工作领域中的发展前途也就越大。文档控制人员的能力主要是指综合、分析能力。具体在专业工作上的业务能力，主要是指能承担的档案专业工作任务和解决业务问题的能力。就是说，在档案馆、档案室业务工作中，既要具备普遍的“基本功”，又必须是本职工作领域中的行家，对这个领域中的问题有自己独到的见解，能处理本职的业务问题。这样的工作能力只有具有以坚实的基础理论，系统、全面的专业知识和较广的科学技术知识为基础，才能培养形成。

3应具备的工作能力

作为一名合格的文档控制人员，除了具有良好的职业素养、丰富的知识储备外，还必须加强和提高一下几个方面的能力。

3.1首先要具备自学能力，其次要培养运用知识的能力。

主要包括研究能力、思维能力、组织能力和决策能力。其中思维能力是核心、决策能力是关键。要学会运用“邓小平理论”、“三个代表”、“科学发展观”等重大方针政策，多层次多视角去研究问题、分析问题和解决问题。要学会从纷繁复杂的客观现象中提炼新思想、新观点、新方法，从而科学的决策。

3.2应具备良好的沟通协调能力，文档控制人员经常要与管理人员以及各部门的专业人员打交道，有时还要接触外单位业主、厂商人员和施工人员等，这就要求文档控制人员一定要有良好的沟通协调能力和管理能力，正确处理好对内、对外各方的关系，既不违反国家的法律法规，又能取得各部门的支持，既坚持原则，又能得到大家理解，使工作能够顺利开展。

3.3随着计算机的普及和应用，电子文档的数量急剧增加，因此要有较高的计算机应用技术，熟练掌握计算机操作技能对文档进行排版编辑，能够熟练应用文档控制软件系统对产生的电子文档进行过程控制，还应该熟悉了解国内外文档控制的发展趋势，掌握发展动态。外语是对外业务交流的工具，不掌握一门熟练的外语难以学习国外的先进技术和方法。

4深度和广度的知识结构

一个文化基础较好的文档控制工作者，在学习档案学时，掌握的就比较快，理解的也比较深，形成的工作能力也比较早。所谓的档案工作就是在档案和利用者之间的媒介和桥梁作用。档案就是各类知识的载体，要管好档案就必须了解档案内容所涉及的知识。因档案的内容所涉及的知识很广泛，这就要求档案专业人员必须了解与本职工作相关的科学技术知识，而这些知识则需要我们在实际工作中不断的学习积累。因此，管理文书档案的，对社会科学的一般概念应有一定的了解；管理科技档案的，必须掌握与之有关的科学技术知识。同时还应掌握有关的管理知识，以适应工作需要。

总而言之，一个文档专业人员的知识结构，科学技术知识要广博，档案专业知识要深厚，要有突出专长，这才是一个文档控制人员比较理想的知识结构。