浅谈纸质文件与电子文件在电厂工作的应用与融合

张勃翔

摘要：在信息化的社会大环境下，办公自动化已经越来越普及，传统的纸质文件已不能满足办公便捷度的要求，因此，不少电厂以纸质文件的管理经验上及信息技术为基础，不断促进电子文件管理的发展和完善。本文立足于电厂工作文件的使用，就电子文件与纸质文件的管理流程进行比较，分析两者异同和各自优劣，同时阐述了纸质文件与电子文件相依共存的融合发展观点。

引言

随着信息技术的迅猛发展，办公自动化已成为工作常态，电子文件及档案也逐渐在办公过程中扮演着越来越重要的角色。电子文件在查找，存储等方面有着纸质文件不可比拟的优越性，同时，也因为它的安全性以及对存储、阅读设备依赖度较高而备受关注。对本电厂而言，工作文件（执行文件）是指经电厂授权人员批准生效的，由运行人员在电厂运行活动使用、并在使用后作为历史记录保存的文件。因对其使用的正确性及安全性要求较高，本电厂目前采取的管理方式为：专人打印并配备纸质文件，供执行者使用。这种方式下，电子文件的用途仅限于查阅，其在运行人员实际操作中的有效性并不被认可。然而从现实发展来看，电子化打印文件，实现纸质文件与电子文件的融合发展，是新时期文件使用的趋势。

1使用电子文件与纸质文件的优劣比较

1.1工作文件以纸质文件配发的方式存在时，缺点突出表现在以下几个方面：一是考虑到配发周期及使用频度，为保证工作文件充足可用，同一份文件往往需要复印制作多份工作文件，供现场操作人员取用。这在一定程度上增加了文件存储区域的压力，同时因为纸质文件的易燃性，其存储区域的消防风险也随之增加。二是因纸质文件配发周期所限，当工作文件内容更新时，新版的纸质文件尚需经过文档配发人员的处理才能被送至存储区域，与电子文件的即时生效即时上传相比有时间差，造成文件更新速度较滞后。三是工作文件数量及种类繁多。需专人负责梳理及配发整理，且一旦文件更新，相应的全部旧版纸质文件均需销毁，需消耗大量人力物力。而纸质文件配发方式的最大优点是：安全度较高，如有修改，痕迹清晰可见。对使用者而言，不需花费过多精力考虑文件准备这一环节，核对文件的正确性后即可使用。

1.2工作文件通过电子文件直接打印使用时，缺点在于：电子文件对计算机设备和软件系统依赖性高，一旦这些被依赖的设备或系统发生故障，电子文件将无法使用。但此劣势可通过在现场存放少量纸质文件作为备用的方式来弥补。另外，因为对于一项现场操作而言，需要用到的文件往往为一个文件的某个附件，因此需要电子打印实现自动筛选功能，此功能的实现需要文件处理系统或软件的支持。

电子文件使用的优越性也是显而易见的，首先，它查找起来十分方便，强大的检索功能配合合理的分类存放方式，使得电子文件的查找简单到只需动几下手指。其次，现场不需要存放冗余的纸质文件，只留下适量的备用文件即可，文件存储区域即被充分利用，又不至于堆积如山。再次，文件的更新速度很快。文件的编校审批及生效均通过电子流程进行，一旦文件内容更新，电子文件便可被立即替换，旧版文件也可通过后台锁定处理，确保作废或过时的文件不会被误用。

2纸质文件与电子文件的发展

纸质文件一旦产生，不需要依靠任何其他设备，便可实现查阅功能，且一旦在原文件上修改，必然会留下痕迹。而电子文件必须借助电子设备才能实现查阅、存储等功能，且其安全度也在很大程度上依赖于相关软件及系统。在相当长一段时间内，电子文件无法完全将纸质文件取而代之，尤其是在记录存档方面。认识到电子文件和纸质文件共存的现状，如何做到让两者互相融合，互相借鉴就成为我们当前亟待解决的问题。

对本电厂运行领域而言，纸质文件的管理已相对成熟，电子文件管理的经验相对较少，但与纸质文件相比也有共通之处，它面临的最大挑战是如何保证其权威性和安全性，而迎接这个挑战的方式主要集中在两点：技术和管理。

2.1发展电子文件载体系统的可靠性。

目前，本电厂的电子文件存在于专门的内网系统之上，且有加密防伪技术。授权者才有查看并打印文件的权利，且可通过加密水印跟踪打印时间和打印者账户，使电子文件使用的安全性更有保障。需要关注的问题是：电子文件的录入及电子文件更新后，系统能否可靠的替换掉旧版文件。电子文件通过管理流程优化和稳定的系统支持，可以逐步建立公众的信任，进而建立电子文件与纸质文件共存使用的基础。另外，文件库内文件繁多，执行版与试用版文件会并存于系统内，因此为防止人因失误，需给工作文件的打印账户一些限制，例如用此账户登录时，试用版文件不可被打印。

2.2增强电子文件的管理意识，健全管理制度

电子文件数量庞大，存储方便，但针对其的管理不能只是简单的存储在硬盘或服务器内，这样日积月累，电子文件也会堆积成灾，其整理，鉴定、归档等方面需加强管理，尤其是电子文件的分类和归档存放的方式，直接影响了其可操作性。电子文件的管理者也需加强责任心和执行力，避免在文件信息的著录上出现失误。

3本电厂纸质文件与电子文件的共存与融合前景

电子文件打印使用是办公自动化的必然趋势，电子文件的有效性一旦得到认可，工作文件可通过电子文件打印获得，纸质受控文件可少量配备，其作用不再作为工作文件主体，而是作为工作文件的备用或母本文件。在打印机不可用或其他紧急情况下，没有足够的时间来准备执行文件，可使用纸质受控文件代替电子文件的打印件。

考虑到某些文件打印后无法立即使用，为确保文件使用的正确性，确保在文件从打印到使用这个周期内，文件产生的更新不使用者忽略，电子文件打印件的使用还需注意：

●工作文件需在打印后24小时内首次使用，过期无效，需重新打印

●若某份工作文件的使用过程持续时间较长，每次使用前均需与电子原件比对

在工作文件的归档方面，目前本电厂已经实现纸质记录与电子文件同步归档的管理模式。文件形成部门定期将纸质记录移交归档，减轻了各部门保管文件的压力，同时也避免了因个人存放不当造成档案缺失或损坏。与纸质记录归档同时发生的还有电子文件的归档，这些电子文档也有跟纸质记录相同的著录内容。两套归档体制同步进行，既相互独立，又互相支持。

4总结与讨论

信息化发展本身是一种不可抗拒的客观发展趋势，电子文件管理的不断成长和纸质文件管理的逐渐“瘦身”也同样在客观发生着。这是文件管理最为复杂的时期，我们也要主动应对这种变化。一方面，不轻言放弃纸质文件的管理，使其充分发挥后备保障作用，另一方面，因势利导，充分发挥电子文件管理带来的优越性，在保证正确使用文件的前提下，提高工作效率。