数字档案馆档案信息资源利用探究

黄华明

摘要：档案馆作为永久保存档案的基地，其存在的意义在于提供为社会服务的档案信息，实现档案信息为全社会共享。随着社会信息化进程的加快，现代信息技术的迅速发展，大量电子文件的产生，在以往的条件下，传统档案馆不可能适应电子文件的管理，因而，数字档案馆的出现为实现档案馆的职能提供了途径，而数字档案馆的出现，又将会为传统档案馆的的管理体制、管理方法、管理技术、管理理念带来新的冲击。21世纪，数字档案馆将成为档案馆新的发展方向。

关键词：数字档案馆；档案信息；档案利用；数字化

引言

互联网的日益发展，信息化、网络化、数字化成为人类生活发展的新兴主题，当我们在享受着高新技术所带来的舒适便捷的生活的同时，也切切实实地体会到数字化时代对于档案馆的无情冲击。作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，档案馆的数字化建设也成为今后档案工作的重要奋斗目标。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统，与传统档案馆信息资源的传递开发方面相比有着极大的优越性。

一、数字档案馆的概念

20世纪90年代中期，随着数字化技术和网络技术的迅速发展和成熟应用，国内外兴起了建设数字化图书馆的热潮。图书和档案都是信息资源的重要组成部分，在信息管理方面有许多相通之处，由此，到了20世纪90年代末期，我国档案部门受建设数字化图书馆的启发，提出了建设数字化档案馆的设想。数字化档案馆建设的主要内容是将馆藏纸质、照片、音像等载体档案数字化，为社会提供数字化的档案信息资源，实现档案的快速检索查询、信息资源社会共享.由于受技术、经费以及需求等因素的影响和制约，档案部门大规模开展数字化工作是2001年以后才开始的。

与传统的档案馆相比，无论在技术上，还是管理理念上，数字档案馆都要更为先进。由于得到目前高新技术的支持，它完全可以通过通信网络进行档案的管理和利用，做到“馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化。”①其次，数字档案馆的信息资源不仅仅是单纯的传统档案的数字化的信息，其还包括网络通信中所形成的具有原始凭证价值的网络信息资源。再次，数字档案馆所提供的服务更趋多元化，除了为用户提供文本内容的信息外，还能提供图像，音频，视频等信息的多元化服务，打破了传统档案馆形式上的限制，而且，它能够将不同地点的各类信息进行存储管理，为用户所利用，打破了时间和空间的限制，实现信息资源的高度共享。因此，正是数字档案馆所具有的无可比拟的时代优势，建设数字档案馆成为了信息化社会的必然需求。

二、数字档案馆档案信息资源建设与利用

数字档案信息资源，是指“数字化的档案信息资源，相关的信息网络上的档案资源以及与数字档案相关的人员信息，技术信息和信息系统等信息资源，是数字档案馆的基础和核心部分，也是数字档案馆工作的重要保障。”①.数字档案信息资源的建设，就是通过现代的高新技术手段，不断的挖掘档案信息中更深一层的价值，使其得到充分的开发和利用，体现其所应有的价值，从而在信息化社会中创造出更大的社会效益及经济效益，它的建设将会对数字档案馆的成败有着直接的影响.

数字档案的信息资源建设主要有三个方面：

（一）对馆藏档案的数字化处理。所谓馆藏的数字化处理，就是“将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入，转化，处理等形式，把文字，图像，声音等信息转化为0和1组成的数码序列然后存储到磁盘，光盘等物理载体上的过程”②，从而实现由纸质档案向电子档案的转化。

（二）电子文件的收集归档。各单位移交的电子文件是数字档案馆信息资源中的另一重要来源，数字档案馆通过对归档的电子文件进行全面、系统地调查，然后收集归档，并采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效，从而能够为档案馆提供丰富的信息资源。

（三）档案信息网内的档案信息资源。档案信息网内的档案信息资源也是数字档案馆档案信息资源重要组成部分，.数字档案馆的最重要的使命之一便是最大限度的实现档案信息资源共享.，除了要充分开发利用自身馆藏内资源外，还应充分利用馆藏外资源，满足用户日益增长的需要，真正实现资源共享.

三、档案的信息资源利用方式的创新

数字档案馆蕴涵着极为丰富的数字信息资源，通过计算机网络这样的一条超高速公路和强大的检索工具，利用者能够在其权限范围内短时间查阅大量不同地点不同部门的档案信息。与分散保管的传统档案馆模式相比，档案集中利用程度更高，效率更好.价值更好地发挥，使得档案馆从封闭，半封闭状态走向开放，实现档案信息资源社会共享。数字档案馆在信息资源利用方面的突破性的创新表现在以下方面：

（一）检索手段的创新

在网络环境下，数字档案馆的检索方式与传统档案馆的手工检索在各个方面有着巨大的差别，而这些差别主要体现在以下方面：.

1.检索途径；2.检索方式；3.检索功能。

（二）服务方式的创新

在数字档案馆的环境下，服务方式也发生了变化.传统档案馆的服务方式主要是等客上门方式，非常单一，而数字档案馆则是开放式的，服务方式更多元化，多层次。用户能够通过联网方式，远程查找调用所需的档案信息.而且，用户将成为服务的中心.数字档案馆的工作人员将针对用户的需要，主动帮其选择合适的数据库，选择所需档案文献信息的传递方式.并且，工作人员从用户的角度，收集和分析用户的长期和短期的需求，从而及时的为用户发现和提供最新的档案信息，找出最相关，最合适的档案文献信息，增强与用户之间的联系，提高档案信息资源使用的效率。

（三）效益的创新

数字档案馆的出现为档案事业注入了一股新的活力，档案馆开始全方位的走向社会化，功能也由原来保存信息的机构发展成为一个积极服务于社会，为社会创造价值的信息宝库。

数字档案馆是还是一项文化工程，通过网络，可以打破时代、民族、地域的限制，各国各民族的档案信息便能够成为人类共同的财富并在全球范围内长远流传，造福人类。数字档案馆能够从社会文化建设的长远需要出发，自主地选取具有较大地社会价值和历史文化价值的档案数字化，开设科学教育和历史文化的专题展览，为用户及时提供及时的，系统的，准确的信息，成为一个文化教育的一个前沿基地，还能更好地宣传利用档案，起到提高公众档案意识地作用。

四、数字档案馆档案信息资源利用中所存在的难题及解决对策

数字档案馆的建成实现了档案信息的共享，但不等于就能提高档案利用率。虽然数字档案馆的建设成为档案界的热点关注的对象，被普遍认为是档案馆未来发展的主流方向，然而在实际操作中，数字档案馆的建设从来就不是一帆风顺的事情。

对于限制数字档案馆资源的利用概括来说有如下几个因素：

（一）用户的需求问题：

档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，很难增加利用者数目。数字档案馆是实现档案信息的共享，不过，信息的共享是需要建立在需求之上的。”

因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，也应该了解到目前还又很多困难需要解决，并非能一蹴而就的。在实际工作中，除了要认真了解、研究档案用户的需要，以便有针对性、有目的地筛选提取有用信息，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。

（二）.数字档案的凭证问题

档案是社会各类活动的真实记录，唯一性、真实性是档案的重要特征，也是其价值的集中体现，与传统的纸质档案的直观相比，数字档案需要借助计算机设备加以解读，其中信息更容易被复制，修改，删除，从而引起人们对其真实性、可靠性的怀疑，数字档案的凭证价值受到了挑战。如果数字档案馆无法提供真实可靠，具备凭证作用的档案信息为人们所利用的话，那么，数字档案馆也就没有了存在的价值。因此，如何确保档案信息的凭证作用便成为数字档案馆建设的重要课题。

对于数字档案凭证价值的问题，解决的关键在于三个方面，

（1）观念上的转变；（2）在法律范畴内确立数字档案的法定地位；（3）通过技术手段的支持保证数字档案不失真。

（三）标准化问题

数字档案馆一个重要的功能就是将地区档案馆、全国档案馆乃至整个世界的档案馆连成一个整体，形成一个档案馆群，最大限度地实现档案信息资源共享。

（四）技术问题：

虽然，数字档案馆的建设和运行，运用高新新技术，更新了档案利用的手段，但在利用过程中也产生了一系列技术问题有待解决。

（五）资金问题：

数字档案馆建设投入的费用是巨大的，其所有的高新技术及设备都需要巨额资金引进，大量信息的数字化，数字档案管理系统软件开发及维护和技术人员的培训等，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转，这些需要有强大的经济实力作为后盾，因此，资金问题是建设数字档案馆的最为关键问题。

（六）法律法规问题：

数字档案馆资源的利用会涉及到许多法律问题，例如著作权、知识产权、隐私权的保护问题，在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络传递更为快捷方便，对用户控制的难度更大，档案法规对著作权、知识产权和隐私权也并未做出很明确的规定，因此这些权利很容易受到侵犯。

（1）对于著作权，《档案法》与《著作权法》存在着多处冲突的情况。

（2）至于隐私权的问题，由于我国在这方面立法起步比较晚，而且其所涉及面广，复杂和繁琐，至今尚未建立一个独立的隐私权保护法，在内容方面比较零散，缺乏衔接性和统一性，无法全面系统的保护隐私权。

（七）人员问题：

在数字档案馆时代，信息服务的手段更趋多样化，专业化，对档案工作者的要求也就更高了。高素质的档案队伍是保证数字档案馆运作并发挥作用的坚强后盾，他们除了要具备专业的档案业务知识和档案管理技能外，还要由广博的知识面，计算机应用技能和网络知识，信息的加工处理能力，外语能力以及较强的自学能力的复合型人才。

结束语

综上所述，数字档案馆虽然诞生的时间较短，但作为信息时代的产物，对档案事业发展影响巨大，地位相当重要，是21世纪档案馆发展的新模式。数字档案馆的档案信息作为一种重要的信息资源，在信息时代中以其准确性，真实性日益成为国家建设和科教文化建设的重要资源，向人们重新展现其强大的生命力，虽然与目前快速发展的信息需求相比，在利用工作方面还在许多方面存在着差距，有许多问题有待解决。这都需要档案工作者不断地探讨，研究，充分发挥档案信息的价值和社会作用，从而推动档案工作的全面发展。

参考文献：

[1].黄项飞：档案馆数字化生存的空间构筑《贵州档案》2005年第3期P19

[2].宋淑芳：档案馆数字化资源建设的定位和选题原则《山西档案》2003年第4期P23~24

[3].刘东斌：对数字档案馆的理性思考《档案管理》2003年第6期P6~10

[4].刘东斌：数字档案馆建设面临的难题《档案管理》2003年第4期P6~10

[5].傅荣校：关于数字档案馆的思考《档案学通讯》2001年第5期P5

[6].丁海斌：建设21世纪的中国电子档案事业《辽宁大学学报》2000/28/06P48-52

[7].刘陆英：信息网络环境下档案信息特点与检索，《四川档案》2004年第3期

[8].毕建新，吴佩华：数字档案馆的信息资源建设《北京档案》2002年第8期P28~29