信息化档案管理中应具备的基本条件

刘红艳

在进入了信息化时代之后，各领域中的发展理念以及发展模式都在改变，通过将信息化、电子化技术运用到各领域运营中就能达到的提高效率以及质量的效果。信息化发展对档案工作也产生了较大影响，并且在进入信息化时代之后，由于档案工作使用的设备以及理念发生了改变，也就对档案工作内容有了更具体、更高的要求。

一、档案工作者应拥有的职业素质

档案工作往往存在着工作量大、内容复杂的特点，并且需要档案工作严格执行操作规范，做好档案分类、保存等方面工作，这也使得档案管理工作带有一定的枯燥性。为了保证档案工作有良好的效果，也就需要档案工作者能对自己的本职工作有科学、正确的认识，使档案工作者能全身心的投入到档案管理工作中。其次，档案工作者对本职工作的认识往往也和工作热情有紧密关系，对本职工作正确的认识能促进工作者积极性的提升。当代档案管理中不断有电子技术、信息技术、智能技术融入其中，这些技术的在强化了管理质量的同时也需要工作者能不断提升自身综合实力，为这些技术的落实创造最为坚实的基础。

电子信息技术以及人工智能等技术在档案工作中有了良好应用后，档案工作在信息录入、信息储存管理以及信息调取运用等方面都取得了优化。这也要求当代档案工作者能提升自身专业技术，满足新环境下档案管理对工作者业务素质的要求，使档案工作者和档案事业均能有良好发展。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

三、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件原数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

四、具备全面现代化管理知识

由于在当代的档案管理工作中融入了各种现代技术以及前沿的工作理念，所以在实际的档案管理工作中也出现了大量新型设备，工作者为了能高效的操控相应的设备，也就应能全面的掌握现代设备的操作技巧，促进档案管理工作质量的提升。首先，在现代的档案管理方面不断有新型管理技术出现，档案工作者应能积极的进行知识学习，完善自身知识结构，使档案工作者在工作中能对各种操作设备有充分的了解，这样使用起来也能更加的得心应手。其次，档案工作者还要能对各种现代技术有良好的判别，将最符合现代档案工作需要的技术引入到实际的档案管理中。

五、强化优质服务意识

档案信息管理是一项实践性很强的工作，信息服务功能是档案工作的出发点和归宿，管好企业档案最终目的是为了利用，如何用好、用活所保管的档案更是做好档案工作的重中之重。档案人员要和各个部门有着一定的联系，变被动服务为主动服务，热情接待每一位利用者；开展网络档案信息服务，为利用者提供更快捷、更优质的服务，发挥档案信息资源的作用，提高档案的利用价值和针对性，是信息时代档案工作者义不容辞的责任。

在进入到信息化时代之后，众多领域的工作均发生了改变，档案管理领域的工作也同样发生了改变。当代档案管理工作在实际操作中不仅操作设备发生了改变，同时管理的理念在不断更新。改变传统的档案管理模式，能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。档案管理方面的工作者要能注意到自身素质以及知识结构的优化，通过这些方面的调整来实现工作人员个人素质的提升，最终拉动整个档案工作质量的提升。

参考文献

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