关于企业办公室行政事务管理工作分析

郑越郑树荣

（国网秦皇岛供电公司066000）

摘要：随着我国经济的飞速发展，企业间的竞争也越来越激烈，企业竞争力的提高已成为每一位企业管理者所必须面对的问题了。作为管理者，提高企业竞争力就应该从企业管理方面入手，其中最重要的就是办公室的管理工作。办公室既是企业的外部联络窗口，又是企业的内部沟通桥梁，因此在企业中所处的位置极为重要。

关键词：企业；办公室；行政事务管理

一、办公室管理的作用

1.1助手作用

办公室管理是企业办公室工作人员协助企业决策层处理好行政事务与办公事务的决策、执行、控制与反馈的活动过程。这种协助就是要求办公室管理在企业中要起到助手的作用：一是围绕企业中心工作组织调查研究，一是为企业决策层及时、准确、全面地提供信息，一是根据上层纲目做好文件的起草，一是就重大决策的提出给予合理性建议。这就要求办公室工作人员要有敏锐的时事洞察力，思想、行动必须紧跟国内外形势的发展；利用办公室信息网络健全、信息渠道畅通的优势，时刻掌握、了解企业发展中的一些重要信息；此外，还应该有较高的预见性，在问题未产生之前就充分发挥综合管理部门的优势主动介入并加以解决。

1.2纽带作用

企业办公室连接着企业决策层与企业各职能部门及员工的利益关系，经常要将上情下达给各部门及员工、将下情上报给企业决策层；同时还发挥着一定的综合权衡、宏观调控的作用，是兼具决策、指挥与执行系统的协调部门。在组织实施决策的过程中，企业办公室处在决策层与基层之间的中介位置上，将基层情况及时、准确的上报给决策层，并协助制定出方案、规章下达给基层。

二、办公室管理的现状

2.1管理制度不完善

企业办公室管理创新的两个基本办法是规范管理程序，提高工作效率。然而当今中国许多企业的办公室管工作存在着不少不规范的地方，比方说目标不明确、职责不明晰，工作无思路无方法，工作效率低下等等。这些不规范的地方不仅在很大程度上加重了办公室工作人员的工作负担，而且还浪费了大量的人力、物力、财力，严重影响了企业的正常发展。当今中国经济发展迅猛，企业如果有一项工作被落下或不到位，就会被别人超过一大截，更何况管理制度不完善这种涉及面广的工作。所以办公室内部高层应该对上述文加以解决，完善制度建设，做到办事有案可依、有章可循，从而保障企业办公室的良性发展，进而促进企业的发展。

2.2管理观念较保守

经济飞速发展、社会不断进步，新事物、新现象不断涌现。在这种形势下，企业办公室管理必须在内容上、形式上都要不断更新。然而但前中国企业办公室却正缺乏一种创新精神，管理观念保守、甚至落后，规章制度数年也没有一变，远远地被社会进步、经济发展甩在了后面。所以办公室的管理者应该不断更新、创新管理观念，紧跟时代步伐，及时制定新政策、新章程以适应时代发展的需要。

2.3管理水平待提高

许多企业的办公室工作人员只做“份内”之事，自管自己的一亩三分地，他人的任何事情一概不管。上面安排一件做一件，绝不会主动去工作，永远被牵着鼻子走。办公室内部缺乏有效的沟通，有些措施制订好了但由于办公室内沟通少、管理水平实在有待提高，导致“有白纸黑字，无实施成效”。工作人员倒是一天到晚地忙个不停，但由于管理水平不高，员工渐渐地产生了这样一种错误的观点：让做什么做什么，不让做就是在手头上也不去动它一动；工作中有什么问题就解决什么问题，没有问题皆大欢喜；有什么事情就忙什么事情，没有就等事情。从坚决服从命令这一点来看，都是好同志。但是只服从命令，办公室管理水平是提高不上去的。所以办公室管理者有必要给工作人员多上上课，转变其思想以提高管理水平。

三、办公室管理的措施

3.1加强制度建设

无规矩不成方圆，制度建设在企业办公室管理中占有重要位置。企业办公室管理制度建设要具有科学性、规范性与系统性。科学性，就是指企业办公室的管理要能反映新时期新形势下的工作规律、特点以及要求，真正具有约束力、权威性，从而使得办公室的工作人员在自己的岗位上认真工作，履行职责。规范性，就是企业办公室的管理要建立一系列的规章、制度，使得办公室工作人员的工作行为、工作内容以及工作程序都依照章、制度进行，使之规范化。系统性，就是对企业办公室的整个工作范畴、内容等都有一套相应的完整的系统的规章、制度，并确保其能够行之有效。只有建立并健全合适的办公室管理制度才能对办公室所有人员进行约束，从而提高工作效率、提升管理水平。

3.2加强思想建设

思想建设工作一直是我国的优良传统。加强企业办公室管理室的思想建设，必须牢固树立以下三种观念：一是树立创新观念，企业办公室的工作人员要充分发挥自己主观能动性，树立创新观念，挣脱传统工作模式、工作套路的束缚，创造性地做好工作，还应该根据企业的发展现状提出符合企业实际的具有创新精神的观念、见解，协助高层进行决策，使工作体现出创新精神；一是要树立全局观念，企业办公室的管理以及工作人员必须要树立一种全局观念，在对企业的各个方面深入了解的基础上从全局进行考虑，宏观上进行权衡，听取各方面的意见、建议，才能发挥出办公室在企业中的作用；一是要树立政策观念，企业办公公室的人员要时时关注国家大政方针的制定与实行，在了解国际按政策、方针的基础之上结合本企业的实际协助高层制定出企业发展规划。

3.3重视学习培训

学习，不仅可以提高人的知识水平，更在很大程度上提升了人的精神境界。而创新作为一个学习过程，更可以达到上述效果。创新的基础在于有效的学习与知识的积累，所以办公室的所有人员必须应该清楚：不学习就不能创新，不能创新就不会进步。在将来的一切竞争中，要保持在竞争中的优势最可靠的做法就是不断学习、不断地有效学习、不断地克服学习过程中所遇到的障碍，丰富我们的信息。只有这样才能在不断更新的形势下时时有新观念、新思路，真正提高了企业办公室的管理水平。

3.4激励机制是保证，提高工作效率。

完善激励机制，一方面，可以推行具有弹性的薪酬管理制度与人事管理制度，为办公室员工提供有效的，实现自身价值的平台，另一方面，作为管理者，还要从不同角度与具体情况出发，以人性化的管理模式为基础，协助解决员工在实践工作中所遇到的各种难题，力求做到想员工之所想、急员工之所急，解决员工的后顾之忧，使其能够全身心地投入到日常的岗位工作当中，从而来共同营造良好和谐的工作氛围，降低人才的流动性，只有这样才能从根本上提升办公室的工作效率。

结语

随着现代化企业的开展需要，以及企业管理制度的立异，企业单位管理工作，面临着史无前例的应战。要进步企业中心竞争力，实现企业的开展目标，就需要不断解放思想，开拓立异，推进企业单位管理工作的健康开展，创始企业高效开展的新局面。

参考文献

[1]赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014,(4).

[2]石传喜.做好企业办公室管理工作的几点建议[J].时代经贸，2010,(17).

作者简介

郑越，(1988.2-)，女，河北秦皇岛，单位:国网秦皇岛供电公司，助理工程师，专业方向:配电运维管理，配网工程管理，

郑树荣，单位:国网秦皇岛供电公司。