浅谈办公自动化环境下的文书工作

丁莉

摘要：随着社会经济的快速发展和信息时代的到来，公文、简报等信息越来越多，涉及的部门也越来越多样化。传统的手工传输方式和使用信息的方式不能满足现代企业发展的需要，办公自动化手段的广泛应用，真正标志着无纸化办公时代的开始。不仅能大大降低文书工作量和复杂程度，还有效提升文书工作的质量和水平。本文结合公司办公室文书工作及OA系统使用现状，就办公自动化环境下如何更好地开展文书工作展开了思考。

关键字：办公自动化；文书工作；文书

引言

文书处理是办公室工作的重要组成部分，此项工作做得如何，直接体现着本公司的工作作风和办事效率。然而，要充分体现OA办公环境下文书处理的高效、快捷的自动化优势，真正当好企业领导的好“帮手”、活“电脑”，对文书人员的素质、办公自动化建设等提出了新的要求。

1办公自动化概述

办公室自动化是指内部办公事务处理和信息处理的自动化、网络化和智能化的实现，而办公自动化则包括更广泛的含义，包括系统大规模网络信息处理。办公自动化没有统一的定义。在办公室里，凡各种新技术，新机器和新设备被用来办公，都属于办公自动化领域。

2办公自动化环境下文书工作的机遇与挑战

2.1OA办公环境下文书工作的优越性

2.1.1使文书工作更加快捷高效

使用OA办公系统后，所有必须签名的文件都实现了网络的流通，减少了过去的多个文件传输和邮寄过程，大大提高了时效性和文件处理的效率。文书可以通过文件处理系统完成公文的登记、拟办、审批、传阅、催办、排版、分发和查询等工作。根据用户职位的不同，系统授予不同的权利。从收文登记、公文拟办、到领导审批，最后，公文阅办和公文管理，由文书统一发送。

2.1.2清晰公文处理责权

从文件的编写、部门负责人核稿、相关部门会签、办公室核稿和领导签发，直到文件排版和分发是一个严谨、全面、综合的处理过程。使用OA办公系统后，可以清楚地显示负责每个环节的人员的意见，并且可以在电子文件中清楚地记录稿件修改的痕迹，为发布咨询和文件查阅提供参考。

公文有其特定的格式，OA办公系统根据国家规定的公文标准格式做成统一的标准模版，只要发件人选择适当的发布流程，就会自动生成标准公文模板。领导签发后，文书人员只需编号并对正文格式进行适当调整，加盖电子印章，就可以形成一份正式的公文，真正制发出高质量、高水平的公文。

2.1.3使文件档案一体化管理实现可能

文档和文件之间的关系是不可分割的。随着办公自动化的进一步完善，文档与文件之间的界限被淡化、分类、存储。文件的分类、存储和查询、浏览变得更加有序和易于控制。节省了手动查阅文件的时间，便于档案文件查询使用。

2.2OA办公环境下文书工作面临的新问题

2.2.1习惯问题

尽管OA办公系统给文书处理带来了前所未有的便捷条件，但是一些人员仍然缺乏对办公自动化的充分认识，对应用OA办公系统处理文件还没有形成习惯，依赖于传统的领导口头交办，同事电话通知等，也没有在外地启动远程办公，导致公文被滞留，急件被耽搁，从而影响工作的正常开展。

2.2.2安全性问题

无纸化办公环境为各部门提供了共享信息的平台，但由于公文的特殊性，对软硬件系统和存储介质管理有较高的安全保护要求。在安全保护方面公司有许多举措，例如内部和外部网络的隔离，OA办公室用户的身份控制和访问控制，以及电子文件的只读状态。但是，由于网络传输完全没有时间和空间限制，一旦泄密，效果比纸质文件更可怕，并且一旦存储设备损坏或计算机受到病毒的攻击，文件数据将被破坏。

3OA办公环境下对文书人员素质要求

3.1对文书职业道德修养和技术能力提出更高要求

如果没有求真务实的信念，为博取不正当名利，不惜弄虚作假，后果将是难以想象的。所以对文书人员自身的职业道德的要求更高。

3.2对文书工作态度提出更高要求

OA办公环境下，文书工作从繁重重复的劳动中脱离出来，现在是通过OA办公系统管理公文，面对电脑轻点鼠标就能传递文件，对文书工作态度提出更高要求。

3.3对文书的计算机应用技能提出更高要求

在OA办公环境中，文书工作与繁重重复的工作分开。现在通过OA办公系统的管理，基于计算机来传输文件，人与人之间的沟通大大减少，但无论文书工作的自动化程度如何，工作中的沟通仍然是必不可少的，因此，即使我们在工作中面对机器，也必须更加关注保持热情积极的工作态度。相关人员应加强对计算机技能的系统学习。此外，还需要掌握相关的加密技术，以最大限度地减少办公室计算机泄漏的发生。掌握这些技术，才能更好地履行好职责。

4OA办公环境下如何提高文书工作的实效性

4.1提高文书人员的综合素质

公文是发布上级部门及本单位党委、行政重大决策、部署和安排的重要载体，也是各级部门贯彻落实各项工作的重要工具和手段。文书人员，必须具有较强的责任意识、业务素质和反应能力，要有较强的责任意识，时时刻刻、全方位地掌握每一份文件的去向，了解每份正在传阅的文件以及传输到什么环节。根据文件内容，判断是否及时处理，不拖延或延误。对于滞留的文件要及时了解原因，分清公文轻重缓急程度，与相关领导、部门做好沟通协调，催办、督办处理得当，确保文件得到及时办理，避免公文履行不当、推诿扯皮。

4.2提高文书工作的规范化管理

公文的形成、接收、传阅和承办是一个科学的运作系统。来不得半点轻率和含糊，这是文书工作的基本功，也是提高文书处理实效性的必要内容。要有标准化的管理、流程化的运作、科学化的归档，制定文件处理或OA办公系统的规章制度，从制度上入手，定期按制度进行督促检查，强化公文差错源头治理，充分发挥公文处理中的审核把关作用，使各部门有章可循、按章操作，切实提高文书处理的实效性。

4.3提高电子公文发布和存储的保密管理

无纸化的办公环境既为各部门提供了信息共享的平台，同时也为系统漏洞、信息外泄增加了风险。OA办公系统一旦出现硬件故障、严重误操作、数据泄露、甚至是病毒破坏、网络攻击等，会危急到公文信息发布与存储的安全，危急到企业机密。因此，强化信息发布与存储的安全保密性管理是提高文书处理的最后屏障。

首先，OA使用人员尤其文书人员要保管好自己的电脑和办公系统密码，定期对电脑进行杀毒，加强系统的安全维护。文书人员要定期对公文进行备份，妥善保存，防止电脑损坏或者误操作导致电脑中保存的电子公文丢失，确保公文存储的安全。

其次，OA办公系统上设置用户的权限，公文具有防改写属性，阅文记录防改写并长期保存，以促使阅文人员加强保密意识和用于文书人员掌握文件运行情况，并用于泄密追查。

再次，到目前为止，任何一个人都不能确保某技术是万无一失的，所以归档需采取双轨制，对于比较重要的公文要打印出来归档。

结语

办公自动化是一种新型的办公方式，它结合了办公室和计算机网络的现代功能，是当前新技术革命中非常活跃和非常重要的应用领域。它允许内部员工方便快捷地共享信息，高效协作，改变过去复杂和低效的手动办公方法，并快速，完整地交换资源。文书工作的方方面面也正在发挥着无法替代的作用。在实际运用中文书要注意提高业务素质、技术能力，做到人机合一，将更全面充分的发挥作用，使办公自动化下的文书工作更高效、更快捷、更方便。

参考文献:

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[2]高翠然.机关OA办公自动化与公文处理工作，视角，2013，4:54-60.

[3]何静.办公室自动化的发展与文书工作探析，民营科技，2011，10:183