对集团公司重点建设项目档案精细化管理的思考

张秀娟陈子民朱世举苏慧林朱晓玲

提要：重点建设项目档案管理是公司档案基础管理的一项重要内容，也是公司档案管理精细化工作的一部分，按照公司档案管理精细化的要求，重点建设项目档案应从加强制度建设、规范流程管理、提高档案管理者专业技能等几个方面去思考去探索，使公司重点建设项目档案管理水平得到进一步提升，更好的为公司生产经营工作服务。

关键词：重点建设项目档案精细化措施

用精细化的管理方法管理重点建设项目档案，是重点建设项目档案走向规范化、标准化的必由之路。档案的精细化管理主要在于档案管理制度的细化，档案收集与整理的规范，项目管理信息系统的应用。实现重点建设项目档案精细化管理还要有组织和机制的保障，同时应进一步提高档案人员素质的。

一、重点建设项目档案精细化管理的必要性

重点建设项目工程的特点是建设单位和参建单位多，工程子项多，工期长，论证反复，施工组织复杂，交工分散，验收分散；新技术、新工艺的推广应用迅速，改建、续建工程量大，设计与现场施工实际结合不到位。这些特点给重点建设项目档案的收集、整理带来了诸多困难。施工单位在施工过程中不够重视施工文件的收集、积累，导致交工资料残缺不全，如在整理金川集团10Kt/a羰基镍及5Kt/a羰基铁粉--5Kt/a羰基铁粉生产线（羰基铁主厂房工艺管道、设备安装）项目资料的过程中发现缺少图纸一百多张，严重影响了该工程项目资料的完整性、系统性。个别施工单位的施工人员对档案的保护意识比较弱，在使用资料和图纸的过程中不注意保管，以至于被水或者其它物质浸湿，字迹变得模糊不清，这样的档案资料是很难永久保存的，影响了档案价值的发挥。

要改变重点建设项目档案管理的这种局面，促进重点建设项目档案管理走向精细化，就必须转变重点建设项目档案管理的理念，树立精细化管理的意识、精细化管理的态度，要求重点建设项目的建设单位和各参建单位依据“精细”的思路，寻找重点建设项目档案管理工作存在问题的关键，按照重点建设项目档案资料形成的自然规律，分阶段进行细化管理，最终实现重点建设项目档案资料的规范化、标准化、精细化。

二、实现重点建设项目档案精细化管理的措施

（一）完善档案管理制度、细化实现制度

俗话说“没有规矩，难成方圆”。重点建设项目由于规模大、工期长、形成的材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节也多，所以要想在重点建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门的力量是根本做不到的。因此，加强和完善有关档案管理制度，就成为精细化重点建设项目档案的关键。目前，公司还没有关于重点建设项目档案管理方面的专项规章制度，有的两项科技档案制度也没有对重点项目档案做重点的详解。所以制定一部重点建设项目档案管理的制度或规定就成为做好重点建设项目档案管理工作的根本保障。

重点建设项目档案管理制度主要解决的是与重点建设项目有关的各单位在项目建设过程中对档案资料的收集、整理、归档应承担的责任。如建设项目主管单位对重点建设项目档案工作负有检查、指导和组织竣工验收的责任；建设单位对重点建设项目档案工作负有全面管理和具体组织实施的责任，并对各档案形成部门或单位的档案管理工作按合同或协议要求进行监督、检查，保证重点建设工程项目文件材料收集、整理、立卷、归档的及时、准确、完整；设计单位应负责项目勘察及设计过程中形成的文件材料的收集与整理，向档案部门移交本项目应归档的文件材料；施工单位负责项目施工过程中形成的文件材料、竣工图的收集、整理工作，向建设单位移交本项目应归档的文件材料；监理单位负责重点建设监理过程中形成文件材料的收集、整理，并负责审核施工文件和竣工图的完整性、真实性，向建设单位移交本项目应归档的文件材料。

（二）规范档案资料的收集与整理

重点建设项目档案工作由多个业务环节组成，档案资料收集与整理又是个重点建设项目档案工作的最基础最核心工作。公司制定的《建设项目文件归档要求与档案整理规范》中明确了建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等对重点建设项目档案文件资料案卷组卷和卷内文件排列顺序、归档范围、保管期限等一系列标准。制定的标准分类层次清晰，归档范围覆盖了档案资料的收集对象，保管期限划分准确，案卷编目与装订规范明确。但是在工作中发现，由于重点建设项目参加单位多，各单位没有严格按照公司的规范去做，收集到的资料有的文件格式不统一，有的装订不符合档案的要求，有的书写不符合标准、有的竣工图折叠方式不符合要求。要精细化公司重点建设项目的档案管理工作，就必须按照公司统一的档案整理规范标准去收集与整理档案资料。

（三）应用公司项目管理信息系统精细化重点建设项目档案管理

公司的项目管理信息系统不同于其他档案软件进行单纯的档案资料的整理，它实现了对重点建设项目档案资料所有背景信息进行全面管理。项目管理信息系统从项目前期综合管理、项目实施过程管理、项目竣工评估管理、项目综合统计查询四个模块对项目建设流程实施全面监控。也就是对从项目的设计、施工、初步验收、试运行、工程结算、工程初步决算、工程最终验收等流程进行全程管理。该系统精细记录了项目建设过程中产生的各种档案信息，包括责任人的工作信息、项目设计阶段的信息、项目施工阶段信息（包括施工日志、监理人等）、项目竣工验收过程中的信息等。档案人员应该跟进项目管理信息系统流程，间断地对建设项目活动不同阶段的文件内容、结构、背景等信息资源进行更新收集，并使文件的信息系统化、完整化，进一步实现重点建设项目档案的精细化管理。

（四）实施精细化重点建设项目档案管理的保障条件

重点建设项目档案精细化管理是一项巨大的、持续不断的系统工程，它不是一蹴而就就能完成的，为了能推进档案精细化管理工作的开展，首先，在组织方面，单位领导要重视重点建设项目档案精细化的管理工作，把重点建设项目档案精细化管理纳入日常工作日程。由领导提出档案工作的总体规划和要求，具体制定档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导；同时，各参建单位要建立健全重点建设项目档案精细化管理网络，明确各单位重点建设项目档案精细化管理的第一责任人；成立档案精细化管理实施小组，负责指导、推动、促进重点建设项目档案精细化管理工作的开展。其次，在机制方面，将档案精细化管理纳入绩效考核，尤其是各部门负责人、档案管理机构组成人员及专职档案管理人员，要与他们的工资、奖金、效益挂钩，杜绝缺图少资料的现象再次发生。

（五）重点建设项目档案精细化管理要注重档案人员素质的提高

重点建设项目档案的精细化，最终还是要靠档案人员来推进，所以档案人员素质的高低是关键。重点建设项目资料从收集、整理到设计、施工、竣工验收、投产运行各阶段文件材料归档都要依靠档案人员来完成，这就要求档案人员要有很高的综合素质，为促使档案管理人员的能力素质提高，提倡一要以个人自学为主，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升工作人员的业务素质与管理水平。同时，还要重视业务培训工作，实现理论与实践的有机结合，做到知识面广，业务精通。

参考文献：

［1］张治生.《施工企业工程项目成本管理浅析》.城市建设理论研究，2011（11）.

［3］徐建华卢亚君陆冲《重点建设项目档案管理实践》.浙江档案，2012（11）