企业档案管理规范化建设探讨

高贵宝

临沂鸿奥燃气有限公司山东临沂277700

摘要：档案资源是一种十分重要的信息资源，难以用利益去衡量，其所带来的作用是用金钱无法换取的。因此做好燃气公司档案管理工作，能够为促使燃气公司更好更快发展奠定坚实基础。因此在信息化技术不断推广应用的今天，档案管理工作也需要融入信息技术，促使档案管理水平不断提升，提高档案管理质量，这样才能够满足单位的实际工作需求。

关键词：企业档案管理；规范化；策略

引言

为了更好地服务于社会，服务于大众，档案管理必须吸取社会上先进的知识和技术，只有落实现代化、数字化、规范化和信息化这四个新时代的产物，并借以优化档案管理工作，提升信息资源的共享性和单位的高效性，是目前广大档案管理机构的燃眉之急。

1加强档案规范化管理工作的重要性

档案作为各种历史事件信息的重要载体，提供历史、公司、人事等多种信息，而且随着社会的进步与发展档案将逐渐渗透到了社会活动的方方面面，对我国经济社会的发展将起到非常重要的作用。在当今高速发展的经济社会背景下合理有效地利用档案为经济社会又好又快发展服务是档案管理的根本目的所在。具体到每一个单位来说要健康发展就得做好档案规范化管理工作，单位的发展史和优秀成果必须用规范详实的档案进行有效记载，对已有档案进行科学分析是一个单位制定长远发展计划的基础。好的档案管理是经济社会发展和进步的重要参考资料，其完全真实再现历史原貌，是客观的第一手资料，为经济社会发展制定规划政策提供优质服务。

2企业档案管理存在的问题

2.1档案管理制度不健全，管理缺乏规范化、制度化

在燃气公司档案管理中，完善的制度是十分必要的，没有规矩，不成方圆，他是我们工作的遵循，但是很多燃气公司的档案管理制度形同虚设，很多工作人员敷衍了事，没有按照规章制度办事，导致档案管理工作较为混乱。档案管理程序缺乏制度化，管理不够规范更谈不上规范化、制度化。

2.2档案管理信息化程度不够

新形势下，要求燃气公司在开展档案管理工作过程中，将信息化技术完全融入其中，但是现阶段档案管理工作信息化建设还远远不足，档案在收集整理过程中很容易丢失，没有将现代信息化的电子技术、储存技术融入到档案管理当中。对于已经构建了初步的信息化管理系统的燃气公司来说，内部档案管理工作还仅仅停留在利用电子计算机记录档案信息、审核档案资料环节，还没有构建完善专门的档案资料管理数据库，也没有充分利用专业档案管理软件对所有的档案资料进行有效的整理分类，更没有构建信息化的查询系统。在档案信息查阅过程中依然沿用人工查询模式，工作量大，效率低下，工作时间长，使得档案管理工作效率难以提升。档案管理信息化程度不够，是影响档案管理工作规范化的主要原因。

2.3档案管理人员素质差异大，业务水平良莠不齐

档案管理是一项综合性较强的专业工作，要求档案管理人员具有较全面的工作能力，但在燃气公司档案管理的实际工作中，从业人员队伍专业素质不高，理论水平、文化程度等参差不齐，实践能力相对薄弱，档案的分类、整理、记录不严格，不能按照统一的标准来执行，对档案的综合管理力度不够。也由于缺乏相应地培训，使得新技术、新设备不能够充分地使用，档案管理模式和信息服务水平与信息化时代的管理要求不适应。

3企业档案管理规范化建设策略

3.1切实增强规范化管理责任意识

当前我国许多燃气公司正在进行重组改革，规范化的公司档案对推动重组改革意义重大。公司领导要提高对档案规范化管理的重视程度，遵循严格、严谨的基本原则，以规范化、标准化建设为方向，有效应对档案规范化管理中的问题。档案管理部门要强化责任担当，明确职责分工，严格流程管理，严格执行档案管理制度，提高档案利用效率，发挥档案最大效用。

3.2加强档案基础设施建设

燃气公司要根据公司发展实际需要，从历史记录、事业发展、科研需求、文化建设、市场开拓等多方面出发，加大规范化档案室馆基础设施建设力度，配齐复印机、打印机、扫描仪、档案柜、档案架、计算机等硬件设备，加强档案室防火、防盗、防潮等预防工作，给档案管理人员、档案利用人员创造良好、完善的硬件工作环境条件。同时，公司单位要完善档案管理软件程序，加快档案信息档案管理和检索平台建设，以数字档案资源为核心进行规范化管理。

3.3完善规章制度，实现档案管理规范化、制度化

为了保证档案管理的顺利推进，燃气公司要制定符合单位实际情况与档案管理需要的规章制度，体现科学性、合理性。档案管理规章制度要具有良好的可行性、实用性、可操作性，可以对档案管理进行更好的规范和引导。制定科学的档案管理规章制度，既要约束档案管理工作者，也要约束机制的主导人员，确保规章制度体系的公正性和严肃性，以实现管理的科学性、灵活性和高效性。

3.4提升档案管理信息化水平

近年来，随着以计算机为代表的信息技术在各个领域不断应用，大部分行业已经基本实现了网络信息化。为此，在档案管理工作开展过程中，要结合时代发展，实现档案管理的信息化，构建完善的信息化管理平台。在具体的档案管理工作开展过程中，就要求公司转变认识，充分认识到档案管理信息化建设的重要性，为档案管理部门配置信息化设备，构建档案信息化管理系统，引导档案管理人员在档案收集、整理、分类、保存过程中，应用信息化技术构建完善的电子档案数据库。实现档案管理的信息化建设，不仅可以大大降低档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，而且还能够清晰的完成档案记录工作，保证各种档案信息来源准确，查阅方便。

3.5配备相应的设备，提高管理工作的效率

为了能够有效提高燃气公司档案现代化、规范化的管理，必须要配备专门的档案管理设备，如积极对计算机、打印机、扫描仪进行更新换代以及维护，将档案管理的系统更新成智能化的档案管理系统，并且坚持将所有的档案文件在至少两台电脑中进行备份，以保证档案的安全性。建立相应的服务性网站，并且给其配备在线浏览、检索、查询、归档、在线下载等功能，并时常更新档案数据，充分维护档案信息资源库，提高档案管理的现代化进程，让其更好地为燃气公司的决策、工作考核等服务。

3.6提高档案工作人员的各方面素质

提高管理档案人员的守土有责守土尽责的职业责任感，全面提高档案管理认知水平，要克服厌倦心理。档案管理人员要掌握先进的科学管理方法，强化职业技能的训练，跟上时代步伐。增强档案人员的责任心，在档案管理中做到认真细致，充分自身能动性。档案工作者在新形势下不仅要具有全面的业务技能知识，还要强化继续教育，对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育，加强信息化建设，熟练掌握计算机、互联网等相关软件的操作。以适应当前全面开展档案管理工作的需要。

结语

总之，实现档案管理工作的规范化，能够进一步提高档案工作效率、工作质量，促进档案事业的可持续发展。在工作开展过程中需要明确现阶段档案管理存在的诸多不足，分析其中原因，制定针对性的改善措施，以此来促进档案管理工作的规范化发展。

参考文献：

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