企业办公自动化浅谈

柳子昂

摘要：办公自动化是近年随着计算机科学技术发展而提出来的新概念。利用虚拟现实技术模拟其关键设备的结构及操作过程.从而构建出一个仿真的理论教学演示环境，以便在缺乏硬件设备或硬件设备投入不足的情况下达到掌握办公自动化设备的另一种方式。

关键词：办公自动化虚拟现实结构及操作

0引言

随着网络技术和软件技术，特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率、增强企业的竞争力。

1国内外办公自动化发展的趋势

1.1传统办公模式传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理。这种模式无法实现信息的共享、交换、传递；无法实现单位、企业内部的协调；难以对非文本的如声频、视频、图形、扫描对象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。

1.2办公自动化办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。

1.3网络办公模式网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。

1.4办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术：网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的办公自动化已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：①集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。②智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。③多媒体化。包括对数字、文字、图象、声音和动画的综合处理。④运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。

办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

2怎样实现办公自动化

2.1实施办公自动化的原则在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：①实用性原则②先进性及成熟性原则③可靠性原则④开放性及安全性原则⑤标准化原则⑥可扩充性原则⑦可维护性、可管理性原则⑧节约性原则。

2.2实施办公自动化的环境人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。

现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：①具备计算机硬件、软件常识②熟练掌握一种汉字录入方法③了解计算机上的目录和文件的基本概念④网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器⑤了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念⑥其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。

技术设备、计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、电话机、传真机、路由器、服务器、光盘机等等，这些设备也要维护、更新。

各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。

此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。

2.3实施办公自动化的步骤第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。

在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。

2.4虚拟现实技术及虚拟现实建模语言的描述虚拟现实技术是指利用计算机系统、多种虚拟现实专用设备和软件构造出一种虚拟环境，实现用户与虚拟环境直接进行自然交互和沟通的技术。利用虚拟现实技术可为人类创建一个虚拟空间，可向参与者提供视觉、听觉、触觉、嗅觉、导航漫游等身临其境的感受，并与虚拟现实环境中的三维实体进行交互和感知。

虚拟现实建模语言(VirtualRealityModelingLanguage，VRML)是一种进行三维造型和渲染的图形描述性语言，可以通过创建一个虚拟场景而达到现实中的效果。它把“虚拟世界”看成是一个“场景”，而场景中的一切都被看作“对象”(也称为节点)。VRML主要是为了在网页中实现三维动画效果及基于三维对象用户的交。它改变了原来互联网上的单调、交互性差的弱点。

2.5虚拟办公自动化场景的实现虚拟现实通过模拟“真实环境、场景和造型”，从而把“虚拟空间”和“现实空间”有机地结合。在VRML中，其所提供的节点不仅可以创建出逼真的现实物体，还可以通过各种技术之间的融合模拟现实存在的动画效果以及人与现实中的交互现象。虚拟办公自动化场景的建立就是依赖于这种技术而实现的，以办公自动化设备中常见的复印机、打印机、传真机等为例，阐述虚拟现实对办公自动化场景的实现。

计算机是办公自动化中的重要设备，任何软件产品的运行都要依赖于计算机。计算机的开机关机的模拟以及软件运行过程的模拟结合了声音及视频的处理。

在场景的创建过程中，如果结构复杂，动画功能，交互功能要求高，仅仅使用VRML提供的节点来模拟动画效果及虚拟对象的交互是不够的，这就需要通过使用Script节点对其进行虚拟。

一个Script节点用以包含一段脚本程序，脚本程序则可接受输入事件，处理事件中的信息，并产生基于处理结果的事件。例如：大屏幕在接收计算机及投影仪的信号时，屏幕上会产生与计算机相同的内容；而在关闭大屏幕时，这些内容会自动关闭。对于这一现象的模拟需要使用Script节点。

在全部场景的实现中，运用Transform节点中的translation域控制物体的位置，rotation域控制物体的旋转角度，scale域控制物体的大小，并结合Group组节点和Inline内联节点进行场景的搭建。同时场景中设置了多个视点，这些视点可以帮助用户手动或自动浏览场景，并可以通过改变参数调整手动浏览的速度，使用户在浏览场景的过程中从不同的角度进行观察，进行交互式体验。

综上所述，办公自动化发展到今天，办公自动化系统的定义已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。然而，随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企事业单位办公自动化的道路还很漫长。

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