浅谈基层档案管理信息化建设

苏迪

摘要：信息化时代的到来给基层档案管理工作带来了巨大影响，面对日益增多的档案资料，传统的档案管理模式已经无法满足档案管理需求，这就要求基层单位要切实开展档案信息化建设工作，这不仅能够有效促进基层档案管理工作的开展，同时也能有效解决当前档案管理工作中存在的诸多问题。

关键词：基层档案；信息化建设；存在问题；改善措施

前言

随着我国经济社会的不断发展，我国的现代化水平也在稳步提升。为了社会主义现代化建设的需要，基层档案信息化建设工作的重要性日益凸显，基层档案管理工作是开展其他工作的基础。但是，我国的基层档案管理工作并没有随着我国经济、科技的发展而发展，仍然处于人工阶段，给其他工作的开展带来了麻烦。所以本文基层档案管理信息化建设途径和策略进行了研究。随着信息化时代的来临，传统的档案管理已经无法满足基层档案管理的需求，存在各种各样的问题，这就要求各个单位要积极开展基层档案管理信息化建设工作。本文从基层档案管理信息化建设的重要性和必要性入手，重点分析了当前档案管理信息化建设中存在的问题，并针对这些问题提出了几点改善措施，希望能够进一步促进基层档案管理工作的开展。

一、基层档案管理信息化建设的重要性和必要性

我们都知道档案管理工作是基层单位的一项重要工作，这些档案记录了基层单位的发展历程，对基层单位各项工作的开展具有非常重要的意义，然而传统的档案管理工作主要是纸质档案管理，需要消耗大量的人力、物力，档案管理效率较低，无法满足基层单位对档案工作的需求。而基层档案管理信息化建设工作的前提就是将纸质档案转化为电子档案，通过将纸质档案电子化能够在很大程度上提高档案使用效率。当前基层单位档案管理设施都比较落后，容易造成纸质档案的损坏与丢失，无法满足档案管理的现代化需求，为了保证档案管理工作的正常开展，必须将纸质档案电子化，这样才能确保档案的完整性和安全性，才能充分发挥出档案管理的作用。

二、基层档案管理信息化建设中存在的问题

（一）基层档案管理信息化建设水平较低，无法真正发挥出信息化建设的作用。当前基层档案管理信息化建设水平较低，主要体现在以下三个方面：一是基层单位的信息化设备不足，无法满足档案管理信息化建设的需求，比如有些单位到现在都没有配备完备的信息化设备，要么只有单一的计算机，要么只有打印、复印、扫描仪等，有的单位即便具有完备的信息化设备，但由于各种因素的影响，信息化设备的利用率也较低。二是基层单位档案管理工作人员的水平较低，大多数基层档案管理人员不是专业的档案管理工作者，即便是专业的档案管理工作者，面对信息化设备的迅速涌入，未切实掌握相关的管理技术，无法满足档案管理信息化建设工作的需求。档案管理工作对工作人员的素质要求并不高，甚至有的基层部门都没有专门负责档案管理工作的人员。基层领导的不重视，导致了档案管理人员素质低，不了解档案管理相关法律法规，工作散漫，不重视档案管理工作。而且，档案管理部门工作人员调动频繁，工作交接不明确，工作人员的素质水平不一很容易出现档案缺失和保密性不高的问题。

（二）对基层档案管理信息化建设的认识不足。信息化时代的到来已经将信息化技术渗透到各行各业当中，对于基层档案管理工作而言，同样受到信息化建设的影响，这就要求基层单位要充分重视基层档案管理信息化建设工作的开展。然而传统的档案管理思想已经根深蒂固，基层单位对档案管理的信息化建设工作不够重视，一方面，认为信息化建设工作的开展可有可无，在具体的工作中仍然延用传统的纸质档案管理模式，不愿意尝试运用信息化管理方式，长此以往，势必会影响档案管理信息化建设进程。另一方面，只重视对档案的保存和整理，却忽视了档案资料的运用，不利于提高档案管理工作的水平。

（三）基层单位档案管理信息化建设经费投入不足。虽然基层单位档案管理信息化建设工作是大势所趋，但是当前对基层单位的档案管理信息化经费投入远远不足，这大大影响了档案管理的信息化建设进程。这主要表现在以下几个方面：一是档案管理经费经常被挪用，无法真正运用到档案管理工作中。二是没有按照要求设立专门的档案管理部门，认为档案资料管理工作无关紧要。三是档案资料的管理和利用缺乏系统性和稳定性。

虽然我国已经开启了信息化时代，科技普遍运用在我们得生活和工作中，但是我国的基层档案管理工作还是采用传统工作手段，大大降低了工作效率。由于基层工作受到经济的限制和领导的不重视，存储档案的档案室条件差，没有保护措施，一些年代久远的档案都已经变质发霉、字迹模糊不清，已经没有了保存价值。而且，很多工作人员收集、录入、查阅档案资料都还采用人工手段，工作复杂繁琐，工作效率低。

三、加强基层档案管理信息化建设的具体措施

（一）持续加大对基层档案管理信息化建设工作的投入。一是要加大硬件投入，为基层单位配备完备的信息化设备，比如计算机、扫描仪以及打印、复印机等，还要及时对这些设备进行维修和保养。二是要为基层档案管理信息化建设工作设置专项资金，确保这些资金都用于信息化建设当中，既要购置相应的档案管理信息化软件设备，也要积极推进基层档案资源的数字化建设，这样才能有效促进档案管理信息化建设工作的开展。基层档案管理者要树立先进的档案管理观念，加大对档案管理信息化建设的重视。管理者的重视是开展各项档案工作的保证，也是信息化建设的速度和质量的保证。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，进入基层，了解各项工作得开展情况，定期和工作人员交流，认真听工作人员的回报，一旦发现问题，及时改正。同时，管理者要档案管理部门，合理分工、明确职责、规范工作流程，定期开展档案管理理念的培训工作，培养工作人员的先进观念，解决管理工作混乱的问题。

（二）持续提高对基层档案管理信息化建设的认识。通过提高人们对档案管理信息化建设的认识，能够使人们更加重视档案管理信息化建设工作的开展，一是要提高基层档案管理工作人员对档案管理信息化建设的重视度，使他们认识到开展档案管理信息化建设的重要性和必要性，这样才能使其在具体工作中更多地运用信息化知识，更好地保管档案、利用档案，提高档案信息化建设水平。二是要提高基层单位领导对档案信息化建设工作的重视度，使其充分认识到信息化建设的重要性，将信息化建设工作当作一项重要工作来做。

（三）持续提升基层档案管理信息化建设工作人员的能力。一是要使基层档案管理人员认识到信息化建设的重要性，并不断提升基层档案管理工作人员的信息化水平。二是要不断提升基层档案管理人员的能力，使其能够更好地开展档案管理工作，将所学所用投入到档案管理工作中。建立档案信息管理条例是保证档案安全的基础。在整理、查阅档案信息的时候要遵守管理条例的规定，严禁出现各种不符合规定的行为，避免信息泄露的问题。同时，要聘请专业的计算机人才，为档案信息化工作提供技术支持，扩展数据库，建立标准、规范的档案信息管理系统，节约档案存储成本，提高工作效率，建立完备的信息化档案管理工作制度。

四、结束语

综上所述，我们知道档案管理信息化建设是信息化时代的要求，也是其自身持续发展的要求，因此基层单位应重视档案管理信息化建设工作的开展，一方面要持续提高领导对档案管理信息化建设工作的重视程度，另一方面要持续加大对基层档案管理信息化建设的投入，再一方面要持续提升基层档案管理工作人员的工作能力。

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