基层企业档案归档误区及解决对策探讨

张林

摘要：在基层企业的运转及管理过程，档案工作能够为各个部门的业务工作提供有利依据，使企业的工作效率及质量得到提高。但是在以往基层企业的档案归档时，依旧存在分工职责、归档时间及档案意识等几个方面的误区，极大影响到企业档案工作的水平。为提高基层企业档案工作水平，本文就针对基层企业档案归档误区进行分析，并提出一些具体的解决对策，希望能为基层企业档案工作的进步和发展提供有效参考依据。

关键词：基层企业；档案归档；误区；解决对策

近年来，随着我国社会经济的快速发展，基层企业面临着更加复杂的竞争环境，如何提高自身的管理水平是企业所面临的重要研究课题。而档案工作作为基层企业的一项基础性工作，对提高企业各部门的工作水平有着较好的积极影响作用，能够为基层企业的进一步发展提供有利依据。通过深入分析基层企业档案归档误区，有利于找出更加可靠的解决对策，使基层企业档案归档工作水平得到提高，为基层企业的可持续发展提供有利支持。

1基层企业档案归档工作中的误区

1.1人员职能方面的误区

就档案工作人员的素质来看，由于岗位职责比较模糊，且宣传方式过于单一，有些档案工作人员缺乏良好的档案意识，导致部分档案工作人员处于被动的工作状态，对于各方提交的档案资料都照单全收[1]。其次，有些兼职的档案人员本身就存在大量的业务工作，在日常的资料收集上缺乏时效性和计划性，难以保证档案资料的整体质量。最后，有些业务人员缺乏全局意识，为方便自身使用资料，擅自将档案作为资料保存起来，未能认识到文件转化到档案的重要过程，给档案工作带来较大挑战。

1.2归档时间方面的误区

根据《企业档案管理办法》对“归档时间”的规定，无论是基建工程、课题研究、产品试制，或是其他技术项目，在完成某一段落或全部完成后，都要将待归档的资料文件组成保管单位，经过项目负责人的审定之后，将其提交给档案部门进行归档。其次，无论是哪一类管理工作中产生的文件资料，都要在次年的上半年内，将其组成保管单位，经过各职能部门的审定之后，将其提交给档案部门进行归档。但是就实际情况来看，由于档案的类型过多，且档案工作存在较大的被动型，很容易对不同类型文件的归档时间产生混淆，进而积累大量的待归档文件，给后续工作带来更多隐患，最终影响到档案归档工作的效率及质量。

1.3全员档案意识的误区

在以往基层企业的发展过程中，基层企业都是将生产经营作为中心，大部分职工都比较重视生产工作，在管理方面存在一定疏忽，且档案归档工作的宣传力度不高，导致全员的档案意识较弱，对发挥档案的作用造成了一定影响[2]。面对这种情况，提高全员档案意识就成为了基层企业档案归档进一步发展的重要前提。

2基层企业档案归档误区的解决对策

2.1明确档案收集工作分工

首先，档案工作人员要充分了解企业的基本情况，对于各个部门的工作职能也要全面熟悉，并建立部门归档文件清单目录，便于各个部门对档案进行有效的收集和移交。同时，需要深入到现场和科室进行归档指导工作，加强与各企业员工的交流，解答各部门人员所面临的疑问，促进部门档案工作水平的提高。

其次，兼职档案人员是连接专职档案人员和业务人员的重要桥梁，应积极做好法律宣传工作，全面掌握本部门人员所形成的文件资料，建立部门移交清单，摒弃档案是兼职工作的消极思想。

最后，业务人员是文件形成的主体，需要充分认识到自身职能的重要性，做好文件到档案的平稳过渡，不仅要积极配合档案归档工作，保证档案的完整性，也要按照业务变化或部门职能的变化，及时对档案类型材料的变化进行反馈，使档案人员能够及时修改各部门的归档文件清单。

除此以外，需要充分发挥各个部门负责人的监管职能，将档案归档纳入到部门的日常工作计划，将档案职能落实到相关人员的身上，督促相关人员做好文件资料的移交工作，杜绝出现私留档案情况。

2.2完善档案移交程序

为保证档案归档的整体质量，使档案移交工作顺利完成，需要及时对档案移交程序进行优化和完善，开展痕迹化管理[3]。在档案移交工作时，对于移交的文件材料或实物都要做好登记工作，按照实际的移交情况填写《移交登记单》，其中包括了档案的年度、类型、数量和题名等等，在填写完成后，需要移交人、接收人、部门负责人进行签字盖章。同时，作为档案归档工作的主体，档案管理部门需要以年度进行移交单归档工作，整个移交过程要做好审查工作，拒绝接收资料不全、整理无需的档案，以此保证档案资料的整体质量。在相关负责人做好整改工作后，再次确认档案是否符合要求，并对其进行移交。

2.3增强全员档案意识

作为档案归档过程的主要影响因素，人员档案意识对档案归档工作的开展有着较大的影响作用，只有保证档案人员具有良好的档案意识，才能够以更好的状态完成工作，使档案归档得以有序进行[4]。因此，要积极增强全员的档案意识，为档案归档工作的顺利开展奠定良好基础。在实际的工作过程，档案人员需要对档案信息资源进行挖掘，对可以反映企业历史进程的内容进行档案展览，尤其要挖掘与职工相关的典型事例，利用LED屏、媒体等各种形式进行宣传，并举办培训班、档案专题等活动，对档案工作的作用及地位进行重点宣传，实现档案工作机制的转变，使被动的档案服务方式能够转变向主动式的档案服务方式，有效发挥档案归档工作的作用，提高档案归档的整体质量。

3结语

综上所述，在新的形势下，基层企业档案归档工作面临着诸多问题，这不仅影响到基层企业的工作效率，也阻碍了基层企业的进一步发展。为解决基层企业档案归档的误区，使基层企业档案归档工作的整体水平得到提高，需要深入了解基层企业档案归档的现状，及时明确档案收集工作分工、完善档案移交程序、增强全员档案意识，从多方面提高基层企业档案工作水平，进而为基层企业的各项工作及发展提供有利依据。

参考文献

[1]李萍.提升企业档案管理归档率的措施方法[J].现代国企研究,2018(10):57.

[2]赵芳.浅谈提高企业档案管理归档率的措施方法[J].兰台世界,2017(S1):103.

[3]米兰.浅谈煤炭企业档案的归档工作[J].城建档案,2016(12):67-68.

[4]张付华.工程建设企业档案管理和归档的探讨[J].城建档案,2016(02):43-44.