民生档案远程服务“馆社联动”模式探析

徐美芹

摘要：近年来，我国的民生档案越来越多，本文基于分析民生档案远程服务“馆社联动”模式的产生背景、联动途径、主要特征及经验成效等，提出“馆”与“社”的联动是在档案馆的组织、管理和制约下，主要从管理、平台和服务等途径展开联动的观点；认为深入开发线上线下服务形式、融入社区集成化服务和实现社区中心就近受理的“馆社联动”将便民理念体现在实处，是对“馆际联动”模式的进一步拓展和深化。

关键词：民生档案；远程服务；馆社联动

引言

民生档案远程服务是档案部门提高档案公共服务水平的一项重要举措。一方面，经济的高速发展带来了人员的频繁流动，对民生档案的需求量增大，特别是跨区域远程利用民生档案的需求越来越多；另一方面，在互联网技术、计算机通信技术的影响下，档案信息资源转向数字化、信息化，档案远程共享服务得以实现。基于这种情况，档案部门优化改进其档案信息资源建设的管理模式，探索出了“民生档案远程服务”的新道路，建构了民生档案远程服务的新平台，满足了公众的需求，促进了档案事业的发展。

1功能职责

在民生档案远程服务中，档案馆在巩固原有传统职能的基础上，根据远程服务实践要求拓展一系列创新职能。作为民生档案远程服务的组织与主导者，档案馆从零开始，负责确立目标、设计流程、制定规范、构建机制、建设平台，通过实施“统一平台、统一流程、统一文本、统一印章”等措施，对民生档案远程服务中的协同联动进行无缝对接；根据各阶段情况需要召开部署、协调、鉴定、推广等各类会议，组织业务培训和现场指导等系列活动，对民生档案远程服务推进的全过程进行统筹监管；作为远程服务前端与后台的协调者，档案馆负责民生档案远程服务受理点的设置，承担对后台资源、技术的管理、控制等；基于民众跨地区利用民生档案的需求情况，寻求与外省市档案馆之间的交流合作机会，拓展民生档案跨省协作服务。在资源建设过程中，档案馆不仅要紧抓馆内资源的数字化进程，还要指导街道社区、涉民部门等相关单位（部门）民生档案资源的优化整合，根据社会发展与民众需求，不断拓宽民生档案的接收范围和种类，丰富可共享的民生档案资源数据库。在技术与服务保障方面，档案馆研发共享系统，布局网络平台，确定安全措施，保障民生档案远程服务各环节的安全；利用新媒体技术，提高服务主体与客体之间的交互性，构建社区利用、自助查档、就近取件、网上预约等各种远程服务途径并追踪服务效果；此外，日志监控、数据管理等运行维护成为档案馆的日常工作。

2民生档案远程服务“馆社联动”的途径

2.1管理联动

协同管理才能提高“馆社联动”效能，在档案馆的主导下，“馆”与“社”之间自始至终展开着管理的联动：（1）制度管理联动。“馆社联动”中所有标准、程序均依据区域性档案主管机关依法制发的规范性文件进行管理。如上海市档案局向各区、县档案馆制发《关于在全市社区事务受理服务中心全面开展民生档案利用便民服务的通知》，规定社区中心民生档案服务“一口受理，专人办理”的原则并明确有关服务事项，同时还颁布《民生档案利用便民服务公约》《社区事务受理服务中心办事告知》包括婚姻、独生子女、知青档案查阅和出具档案证明等九个附件，为“馆社联动”的运行管理提供了统一规范的制度保障。（2）安全管理联动。民生档案涉及个人隐私，远程服务中的安全保密问题不容忽视。为此，档案部门需要就工作流程、平台建设等各个方面拟定安全规定与标准。浙江嘉兴市利用科技手段严格管理，确保档案远程利用的安全有效：为避免数据权限扩散，经办人员将随身携带的ＥＫｅｙ盘签章软件与电脑连接，经过唯一账号与密码的认证，完成电子签章并通过网络传输，并设定超时或盖章后档案内容被修改时电子章自动失效功能，安全性极高。（3）过程管理联动。“馆社联动”实施前，上海市档案局馆就深入社区调研，充分听取基层的意见和百姓的心声，确定目标、编制规划、制定规范、组织试点。实施中，改进设施、完善系统、强化指导、组织培训。2018年初，浦东档案馆在调研基础上推出优化档案利用须知事项的告知方式、对社区中心人员培训等系列措施，加强全面管理。另外“馆社联动”实施情况也被纳入区政府对街道的考核项目，齐抓共管格局已经形成。海盐县采用分步推进的过程管理机制，在共享体系上先建立基础框架，后加载服务应用；在系统应用上先试点再覆盖；在利用模式上先代理查询再自助查询，保证了档案资源共享工程有序推进。

2.2城市圈馆际协作模式的架构与机理

以武汉城市圈馆际协作模式为例，可见城市圈中参与协作的城市及其档案馆为平行单位，构成一种“横向集群型架构”。城市圈通过成立武汉城市圈档案局（馆）长联席会议制度，确定协作意向、制订发展规划并签订合作协议等。该模式基于武汉城市圈基础设施、产业布局、区域市场、城市建设“四个一体化”基本思路，整合圈内各市级档案馆的民生档案等各类资源，形成共享目录并构建城市圈数据中心，各档案馆有权访问及查询数据库。鉴于城市圈内各馆没有行政隶属及档案接收关系，无法通过政务网传输数据信息，故依托互联网并通过VPN技术构建档案专用传输通道。各档案馆在接收异地查档申请后通过数据中心确认目标档案馆，通过专用通道传输查档申请、档案信息及证明。

2.3档案服务与政务服务联动

社区中心是向群众直接提供政务服务的最前沿窗口，远程服务纳入社区中心，使档案服务与社区的政务服务融为一体，公众在社区中心可实现查档并当场获取证明、依据证明直接把事情办结的一门式服务。通过上述对“馆社联动”主要途径的归纳，可见相较于其他服务模式，“馆社联动”亲民便民的特征更为显著：首先，服务亲民。如太仓“民生服务户户通”系统，使群众足不出户就能查阅到与自己相关的档案并实现婚姻、独生子女档案的远程自助出证；上海“馆社联动”的“特事特办”“绿色通道”等服务机制等都使公众切实感受到贴心的服务。其次，形式拓展。“馆社联动”在“馆际联动”基础上进一步延伸，进入社会化大服务系统。同时推出网上预约、就近取件、送件上门以及自助查档等多种服务形式，甚至公众可在家通过档案微信公众号、ＡＰＰ等申请查档，然后在自己的市民信箱收取、下载打印，即使在外省市也可以通过跨省查阅平台申请服务。再次，职能集成。“馆社联动”打破了民生服务与档案查阅的“壁垒”，融入社区的集成化服务，档案服务实现了查档、补证、办事“只需跑一次”甚至“查档不跑路”的集成模式。

结束语

综上所述，在档案馆、社区中心及有关方面通力协作下，“馆社联动”已为公众在家门口查阅档案、办理事务打开了方便之门，相信随着民生档案远程服务在全国更多省市的推进，“馆社联动”将成为一种档案馆亲民便民服务的重要模式。

参考文献

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