工程建设项目档案创新管理的建议措施

吴礼英

摘要：众所周知，对建设工程而言，工程档案管理工作是否落到实处，关系着建设工程的施工质量，并影响着相关企业的整体效益。此外，建设工程档案作为整个工程的见证与真实记录，相关文件的完整性、准确性都能对日后的工程竣工验收、审计部门核查、日常维护或改建等方面提供可靠的依据。因此，负责建设工程档案管理工作的人员要深刻理解自身职责，并严格审核档案的质量，确保档案的合法、有效性，进而推动建设工程档案管理工作的正常开展。

关键词：工程建设项目；档案创新管理；建议措施

1建设工程档案管理的意义

建设工程档案资料形成主要发生在工程建设过程中，常以文字、图像、表格或声音等形式进行记录，极具存储价值。但随着建设项目的逐渐增加，有价值的工程资料也不断增多。工程施工前期的资料包含计划任务书、上级批准文件、实地勘察文件、招投标文件、设计文本及施工合同、施工图等；工程施工过程中所产生的资料主要有施工资料、质量监督材料与竣工验收资料；竣工后还会涉及项目验收材料、竣工图纸和工程结算材料等。这些工程档案中记载了项目建设整个过程的方方面面，是最具真实性的文献资料，其对确保工程质量与开展后期维护工作有着必不可少的作用。目前我国各个行业所进行的档案管理工作都有其自身固有的社会属性，并且已形成国家相关部门重要的管理制度。无论是企业还是个人，对工作核心资料进行归档管理都是十分重要的，档案管理工作能将社会价值完美展现，而相关工作人员也需从根本上对档案管理工作的社会价值给予充分重视。

2建设工程档案管理现阶段存在的问题分析

2.1建设工程档案管理人员缺乏明确的职责划分

建设工程档案一直以来对工程项目而言，具有非常重要的影响和作用。档案当中不仅详细记录了从施工前期准备工作一直到后期竣工环节的各项施工环节，同时在档案当中还记录了各个施工环节的主要责任人。一旦在工程项目后期使用过程中出现质量问题，或者是其中发现隐藏的安全隐患，可以直接找相关负责人进行处理。但是需要注意的一点就是，如果想要保证档案在制定和具体落实过程中的完整性和有效性，必须要保证工作人员在档案记录时的责任和职能作用可以发挥到实处。完整的档案可以直接体现出整个建设工程项目各个环节的内容，好比一面镜子可以直接将建设工程项目当中的问题反馈出来，并且可以适当总结建设工程项目当中的问题。良好的档案管理不仅可以不断积累优势经验，而且还能够从根本上查缺补漏，弥补存在于其中的问题。但是在现实工作实施过程中，工作人员并没有意识到档案管理的重要性，所以在日常管理过程中，并没有安排专门的工作人员来负责这些档案资料的搜集、整合和归档。甚至有部分工作人员会认为档案管理在具体落实过程中，只是为了应付一些检查，并没有起到任何实质性的作用。所以在这种背景下，工作人员的工作积极性就会受到影响，这种情况如果无法及时得到妥善处理，势必会导致档案管理当中的问题越来越严重。

2.2建设工程档案管理缺乏规范

建设工程档案记录的内容普遍比较多，而且内容还具有复杂性，同时，建设工程一直以来都处于一个不断变化的过程，所以档案记录当中的内容也会随着动态变化的形势而发生相对应的变化。在这种背景下，要想保证档案管理的有效性，就需要保证档案管理的规范化和标准化。但是现阶段有很多建设工程项目在实施档案管理的时候，并没有准确意识到档案管理的要求，同时工作人员自身的工作能力会受到一些限制因素的影响，所以档案丢失等问题经常发生。这样不仅会直接导致档案管理的质量无法得到有效提升，而且还会影响到档案记录的整个利用率。

3建设工程档案管理的创新措施

3.1加强组织管理创新

首先需要强化工程建设档案组织管理，和工程建设有关的单位需要按照实际的情况组建相应的档案管理小组，同时分局统一分级管理原则实施档案管理工作。对于每一个单位和部门的档案管理职责需要合理的细化以及落实，根据相关要求，采用制度的方式对工作实现规范。其次，要想达到对企业档案的现代化管理，就必须实现管理理念方面的转变。相关档案管理人员在实际工作中应当紧跟时代的步伐，在立足于实际的基础上敢于突破并创新，不断引进科学、先进的管理理念，力求在工作中做到求新、求变。除此之外，档案管理人员还应当改变之前的工作观念，主动挖掘出档案中的有效价值，并发挥出其在促进企业发展过程中应有的作用，最终实现档案管理由被动服务向主动服务以及由消极服务向积极服务的转变。。只有这样，企业工程档案管理工作才算是真正做到现代化。第三，在对档案进行管理的过程中，要规范管理工作，每个施工单位应该明确自己的责任，在施工的各个阶段都应该规范有步骤的进行；重点培养专业技术人才，完善纸质档案、电子档案、图表影像资料；妥善管理原始文件并进行分类，妥善保管，确保建筑工程档案的真实性、同步性，明确责任人和受托人的法律责任，从而提高建筑工程档案的质量安全性能。

3.2规范档案数字化建设

由于在传统的工程建设档案管理当中，档案管理工作主要是由人工来负责对资料实施收集以及整理，档案管理人员的工作任务是非常的重，并且在档案管理中还会产生很多问题，对档案管理的准确性以及有效性产生很大的影响。因此，在当前计算机信息技术发展中，很多工程项目档案管理工作应用了计算机技术实现对档案的管理，但是，现阶段数字化建设当中还是缺少统一的标准和有效的管理制度，使得数字化管理还是在纸质档案管理数据化时期，管理水平不是很高。建议可将工程档案信息化写进工程合同中，并提供相关费用支持，使整个项目档案从工程伊始就建立一个庞大的信息化数据网络，各个环节通过信息技术手段实现档案的自动化归档和管理利用，逐渐实现工程建设大数据库，大大提升工作效率。另外，建立的工程建设项目档案数据库，不仅能够弥补防止传统档案储存容易损坏和丢失的缺陷，还能够提升工程建设项目档案管理的科学性与规范性，方便档案的查找和利用。并通过国家制定相关信息化标准，逐步实现工程档案无纸化档案，由现在的“双套制”过渡为“一套制”，大大减少纸张的使用，保护环境。

3.3整合企业档案信息资源

随着科技的发展，各行各业都将信息化手段运用于工作当中，档案管理也可以打破传统的纸质模式，通过工程建设档案管理软件的配备，对电子媒介进行保存，档案信息化后更利于档案的添加、保管和利用，从而使得工程档案更加完善，才能进一步提高利用水平，更充分体现工程建设档案的服务功能。

3.4加大档案开放力度

根据不同合同模式实施项目差异化管理，全面加强档案实体管理、保密管理与应急处置管理，制定以档案利用为导向的档案保管期限规定，深化档案内部利用效益，拓宽档案外部利用方式。

结语

综上所述，工程建设项目档案对于一个工程建设项目来说非常重要，是工程项目顺利实施的保障，同时也是提升工程建设项目管理水平的关键。工程建设项目档案管理工作涉及的内容十分复杂，工程建设项目档案单位形式也十分多样，有文件、图表以及影像等，所以想要做好工程建设项目档案管理工作有一定的难度。要想实现档案管理工作的创新，就需要从上述相关角度出发。这样不仅能够保证档案管理的各个环节都可以实现创新和优化，而且还能够从根本上促使建设工程档案管理的水平和质量得到有效提升。

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