简析办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式

陈娴

摘要：办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式是一种有利于提高办公效率和办公质量的模式。其突破了传统办公系统的模式，解决了传统办公模式的弊端，使档案管理更加人性化，可更好地为人们办公服务。同时，办公自动化系统与档案管理系统优化整合开阔了人们的视野，使人们的思想观念不断更新，更加注重对于资源的利用，实现规模效益。因此，笔者对办公自动化系统与档案管理系统优化整合进行了探讨，以期为人们提供些参考。

关键词：办公自动化；档案管理；系统优化；整合

办公自动化系统与档案管理系统优化整合改变了传统的办公模式，使办公更加讲究效率，实现了资源利用的最大化。对于档案管理而言，其与办公自动化系统的优化整合，切实提高了档案的利用效率，方便了档案的保存，避免了档案管理中存在的错填、漏填的问题。同时，办公自动化是通过计算机技术实现的，人们可熟练运用计算机进行相关档案信息的填写与更改，使档案管理更加完善，实现了档案管理的信息化和人性化。

一、办公自动化与档案管理的关系

办公自动化是指将办公与计算机技术结合在一起的新型工作方式。其可以快速、全面收集整理一系列信息，更好地提高办公速度和效率。同时，利用办公自动系统可以优化管理的组织架构，使组织架构符合工作实际，增强各部门的团结协作能力，一定程度上提高了决策的准确性和透明化[1]。另外，其主要分为信息的收集、传递、修改和保存4个环节，各环节相互联系、缺一不可，只有全部使用才能使工作做得更好。因此，办公自动化系统是目前最受人们欢迎的办公方式。

对于档案管理而言，其是工作的后期阶段，需要将整合的各项信息准确记录保存，而人工进行记录不仅费时、费力，还无法达到预期效果。办公自动化系统的应用很好地解决了这一问题，不仅加快了工作人员的工作速度，还减轻了工作人员的工作压力，方便工作人员对所有的信息进行核对，实现了档案管理的信息化。因此，办公自动化系统与档案管理系统的优化整合是对传统办公工作和档案管理工作的创新，提升了工作人员的能力和水平，保证了工作质量，使人们可在安全、快速的工作环境下轻松工作，有利于工作效率的提高，以及工作人员传统工作意识的改变，使工作人员更好地工作。需要注意的是在办公自动化系统与档案管理系统优化整合的过程中一定要结合实际情况，只有这样才能达到资源利用的最大化，进而实现规模效益。

二、档案管理自动化是未来发展方向

在办公自动化的基础上档案管理自动化是未来发展方向。档案管理自动化的实现可使档案的收集、管理工作变得更加便捷，人们可在档案管理自动化的实践平台上迅速找到所需要的信息，不仅节省了大量人力、物力的浪费，还使档案管理服务更加人性化[2]。如高校的学生档案管理，每年6月会有大量的毕业生，而这些毕业生的档案是学校最头痛的问题，不仅需要学校花费时间和人力整理学生档案，还得注意档案的管理和保存，而档案管理自动化的实现很好地解决了这一问题。其与计算机进行联网，学生只需要登录自己的账号便可以进行档案信息的查询，不再受时间和空间的限制，提高了学生的就业率，学生可将更多的时间用在找工作上。对于企业而言，档案管理自动化则使企业在招聘人才的时候有了更多的选择，招聘企业只需要登录档案管理平台便可知道所要招聘人才的获奖情况、实践情况，进而对人才进行综合评价，对于人才的了解更加彻底。

档案管理自动化还可以使档案管理的工作变得更加具体，保证了档案管理的质量和档案的安全。其可对档案进行分类，在分类的过程中确保了档案的完整性，使档案工作在有序的情况下进行。档案管理工作人员的工作压力也得到了一定程度的环境，不再因为档案较多而出错，服务水平和质量都有所提升。

三、办公自动化对于档案管理工作的要求

（一）档案管理要规范、标准

办公自动化系统的应用对于档案管理工作提出了更高的要求，其要求档案管理工作更加规范、标准[3]。因为档案的规范、标准可更好地实现档案之间信息的共享，减少档案管理工作中出现差错。办公自动化系统可生成电子档案，但由于其与计算机联网，对于电子档案也有了相应的要求，为防止档案被篡改、泄漏等，档案管理人员应不定期对档案进行查阅，同时下载网上防火墙，防止档案管理系统种病毒。同时，档案管理工作人员要遵循档案管理的相关制度，不能因为办公自动化系统的应用而粗心大意，应更加注重信息的保护，切实提高档案管理的网上安全性。

（二）切实提高档案管理人员综合素质

办公自动化对于档案管理工作的工作人员提出了更高的要求，档案管理人员应切实提高自身的档案管理意识，转变传统的档案管理思想，切实提高办公自动化系统的利用能力，注重自身办公自动化意识的提高。如档案管理部门可邀请办公自动化系统的专家或学者开展讲座并对档案管理人员进行培训，在培训的过程中解决档案管理人员在工作中遇到的各种问题，进而使档案管理人员更好地应用办公自动化系统，意识到档案管理中运用办公自动化系统的重要性。同时，办公自动化的应用，可使档案管理人员将服务重心转移到档案业务办理人身上，更好地服务人们，服务更加人性化，在无形中也会督促自己提升自身的业务能力和服务水平。另外，办公自动化的应用减少了档案管理工作人员的劳动时间，档案管理人员有更多的时间用来充实自己，实现自身的全面发展。

结语

办公自动化系统与档案管理系统优化整合符合现今社会发展实际和市场需求，不仅提升了工作效率，还提高了工作质量，使人们能体验和感受到更加人性化的服务，有利于档案管理工作的进一步发展。同时，减轻了档案管理人员的工作强度，使档案管理人员更加注重自身的服务质量，加强了档案管理人员的责任感，实现了资源利用的最大化。需要注意的是办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式的实现需要多方面的努力，应根据档案管理的实际情况进行相应地应用，切实提高资源利用效率，实现经济效益和社会效益，更好地服务于人们的工作和生活。

参考文献：

[1]余轶.浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合[J].办公室业务，2017（10）.

[2]陈芳.浅谈高校办公自动化系统与档案管理系统的对接应用[J].2018（7）.

[3]苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（5）.