税务档案信息化管理工作的思考

叶焕玲

摘要：近年来，档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一。随着近年来“互联网+”的逐步实现，为税务档案管理现代化提出了新挑战。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件，数字化管理为档案管理提供了传统管理无法比拟的效率优势。当前，国家“营改增”税务政策的实施，税务档案利用需求日益增加，内容量逐步广泛，需求标准不断提高，使税务档案管理工作外延越加宽泛，由此，税务档案文件更离不开信息化管理。

关键词：税务档案；信息管理；思考

一、税务档案管理信息化工作的意义

档案管理实现信息化流程就是指档案管理的模式由传统的以实体档案保管，向以档案实体档案通过信息化手段向需求者提供更加方便、快捷、准确和优质的服务。税务档案实体存放科目繁多、保管严格、利用率高。实现档案管理信息化，可以将档案实体通过信息资源进行分类、分条目、分析、整理、借阅、提取、移交和保管，实现档案管理网上操作，减少中间流程环节，提高档案管理效率。与传统模式的档案资料管理相比，管理人员减少了，电子档案方便保存、修改和查询，通过点击分类档案条目，检索档案关键内容，达到快速传递、准确使用，从而提高档案管理的利用效率，降低管理成本，实现“网上办公”、“网上流程”和“无纸化阅档”的要求。

实践证明：档案管理信息化应用既可发挥高效存取检索功能，又可保护档案保存磨损。实现档案信息化管理，即电子文件体积小、信息量大、检索迅速，在信息传输、处理开发利用方面高效、快捷。因此，从税务档案管理现代化，实现税务档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面出发，大力发展电子档案，推进计算机信息技术在税务档案管理中的应用是必要要求。

二、税务档案管理信息化管理工作措施

1转变和更新观念

（1）树立现代化管理理念。税务档案管理必须紧跟时代发展与信息化发展的步伐。网络技术的发展使之成为获取知识的重要渠道，如税务档案管理依然沿袭和秉承传统管理理念，会影响税务档案管理工作质量。所以档案管理必须顺应科技发展要求，树立现代管理理念，合理运用相关科技设备和管理软件，推动税务档案信息化管理的进程。（2）树立税务档案信息社会服务化理念。税务档案管理的最终目的是实现档案信息化管理，树立档案信息社会服务化理念，采用信息化手段整理和储存档案数据资料，建立良性循环数据环境，为查询与统计分析档案信息提供快捷途径，提高档案信息化管理质量和水平，满足社会需求。

2加强档案管理的数字化资源共享建设

遵循“存量数字化，增量电子化”的发展策略，信息化档案管理建设期间，数字化资源共享平台的建立，将社会发展需要的参考信息以及数据等，发布在档案管理数据库平台中，便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划，强化税务档案管理的监督力度，为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化，拓展税务档案管理数据整理范围，保证税务档案管理数据资源的多样化。

3建立税务档案信息化管理工作平台

根据单位档案管理信息化建设规划，将档案信息化管理列入重要议事日程，纳入单位科技与管理信息系统范畴，作用信息系统建设的一部分，由分管领导安排专人负责管理，实行分级负责制管理，在单位工作平台上建立档案管理信息工作栏，以网页形式分类别分条目给需求者提供相关的档案信息和服务，做到税务档案实体管理信息网上审批、咨询、查找、电子文件的归档及快速提取使用。同时，也是体现税务档案管理数字化、标准化、规范化要求的重要方法。

建立税务档案信息化网站，要实现资源共享，就要考虑到网络的吞吐量、检索功能、响应时间和传递速度等各种因素，选择使用升级能力和开发能力空间较大的档案信息化管理系统，按照网络需求和档案管理要求，定期更换硬件设备，及时升级软件和程序，才能充分发挥计算机网络的优势。

4建立科学规范的税务档案管理标准

税务档案信息化管理依赖信息化手段实现各种档案数据的交换、档案信息的传递，信息资源共享，都需要通过一系列的标准、规范，使操作方式程序化，逐步实现税务档案管理信息资源的数字化、规范化、标准化，尽快实现税务档案管理工作由传统模式向现代化管理模式转变。

一是档案信息资源的数字化是档案信息化建设的前提。实现税务档案数字化是对档案原件的保护，也就是通过信息手段把档案实物分类编号组合成数字化的信息，再建立统一的档案数据库，按照类别分列档案录目，通过网络手段，为需求对象提供服务。税务档案信息目录应当细化，便于查询、方便需求对象，实现税务档案收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理，改善服务方式和方法，提高服务质量和工作效率。

二是档案信息资源的规范化是档案信息化建设的基础。加强税务档案信息规范化管理，是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志，就是要以规范化要求与方式，实现档案管理信息化操作流程化，避免人为因素，减少操作过程中的随意性，以规定的操作内容，在流程与结果中程序化呈现。

三是档案信息资源的标准化管理是档案信息化建设的目标。税务档案信息化建设应该按照国家信息化管理相关标准，结合行业特点与单位需求实际，逐步建立本单位档案管理信息化建设制度体系，在实际工作过程中不断规范与完善。既符合国家档案管理相关标准，又有操作简单、查询快捷、内容准确、使用方便等特点。如建立税务档案目录数据库时，要以用户需求为导向，主菜单应分项实施，应对政策法规、档案的内容、著录项目、数据库结构等进行统一规范，并对管理软件、文档格式、数据库容量等进行统一要求。可以解决实际操作过程软件不匹配、数据不支持、运行缓慢、无变检索及不能读取内容等问题，达到税务档案信息数据资源共享的目的。

5建设高素质的档案管理者队伍

档案信息化管理人员业务素质的高低，直接影响着本单位档案信息化建设，决定着税务档案信息化管理的质量与发展。从某种意义上讲，档案工作体现着行业特色，与人们工作与生活都密切相关。档案主管领导不但要在资金使用、硬件投入、制度建设、体系管理等方面给档案工作予以支持，更要关心档案管理队伍建设，为档案管理人员开展工作提供一个好环境。而档案管理人员也要具备较强的业务知识和敏感性，不断学习并掌握必要的网络知识和技术，不仅要熟悉电子文件的特征、档案信息化管理制度、档案的全程规范化管理，更要掌握计算机系统的防护知识，对纷繁复杂的税务档案信息进行标引、分类和有效管理，确保档案信息的完整性和安全性。税务档案信息化管理要实现国家税务政策、相关文件的自动化应用管理，电子文档、辅助立卷、归档、著录、信息网络传递和安全利用等计算机管理要求，发挥档案信息化管理最大利用价值，满足需求者最大需要，档案管理人员应该立足岗位实际，强化自我学习意识，经常参加计算、机管理及信息化教育培训，增强业务知识、提高业务素质、提升管理水平。

结束语

伴随税务档案信息化建设问题日趋凸显，普遍存在于各个税务单位管理机制之中，而如何切实解决档案信息化建设现存问题，成为各个单位所面临的主要挑战。因此，相关管理人员积极转变传统工作理念立足于税务档案信息化建设现存问题，制定行之有效的积极方案及信息化管理制度，确保税务档案信息化管理机制处于长效状态，为国家发展提供更为快捷高效的档案检索服务。

参考文献：

[1]石磊.新形势下档案管理信息化建设的对策探讨[J].中国管理信息化，2017（24）：175-176.

[2]李娟.税务档案管理信息化建设探讨[J].城建档案，2017（11）：24-25.