浅谈协同办公系统的深化应用许源

许源

摘要：结合协同办公系统在企业内部控制中的应用进行分析。协同办公系统的应用对于提高企业内部控制工作效率和效果具有重要作用，并且企业内部控制工作实现信息化是现代社会的必然要求和企业发展的必然需求。但是由于各种因素的影响，使得企业内部控制存在诸多问题，基于此，本文概述了协同办公系统，对企业内部控制工作中存在的主要问题以及协同办公系统在企业内部控制中的深化应用进行了论述分析。

关键词：协同办公系统；企业内部控制；问题；深化应用

协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种办公方式，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域，企事业单位就大都叫办公自动化。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。为了充分发挥协同办公系统的作用，以下就协同办公系统的深化应用进行探讨。

一、协同办公系统的概述

协同是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。协同办公系统是利用网络、计算机、信息化，而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件，给办公人员提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理软件。讲到协同这个层次，就应该站在企业管理全局的角度，最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同，企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素，协同管理将这些资源整合在统一的平台上，因此真正意义的协同办公系统应该叫协同管理平台。协同办公系统（OA系统）的功能主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，符合企事业单位的办公习惯和特点，让用户轻松的完成日常办公工作，并且协同办公系统中实现了痕迹保留、手机短信、数据接口等OA领域技术。

二、企业内部控制工作中存在的主要问题分析

企业内部控制工作中存在的问题主要有：（1）内部控制手段问题。内部控制是对人、财、物、事的管控，在建立和完善内控机制时，必须在单位的岗位设置、权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的制衡机制，在具体操作上往往以签发纸质文件的方式执行业务审批流程，执行过程受人为因素影响较大，特别是对人的行为控制难以把握。同时，内控审计部门往往受到组织架构、职能设置、人员编制、时间和地域等方面的限制，事后监督多于事前事中监督，定期监督多于实时监控，稽核覆盖面也不可能很大。（2）内控执行问题。主要表现为：首先，内控制度的制定、修订和评价存在滞后性。通常内控制度是在总结以往经济业务的基础上加以制定与修订，并且还必须履行一定内部程序才能发布实施。内控评价检查往往定期进行，显然出现问题也只能事后发现和纠正。其次，很多企业的内控制度在文字表述上概念性和抽象内容较多，缺乏明确的关键风险点和控制点，造成执行者自由量裁空间较大，影响制度的执行效果。并且内控制度体系和相关内容非常庞大，执行者不易掌握，往往遇事才查找相关制度，平时束之高阁，久而久之被逐渐淡忘甚至废弛，使得执行力度逐步弱化。（3）监督机制问题。部分企业缺乏配套的监督机制也是现阶段单位内部控制工作中存在的主要问题之一，一方面，企业内部缺乏有效的监督审计规范，即便有，相关制度规范的指标和标准也不够严谨，实际执行效果不佳；另一方面，受传统思想的影响，监督审计机构职能被弱化，价值得不到切实的发挥。此外，监督审计人员的综合素质、专业知识和专业技能以及责任意识也有待提高。

三、协同办公系统在企业内部控制中的深化应用

1、协同办公系统在构建完善集中式管理框架中的应用分析。“互联网+”、云计算、大数据、移动应用等新技术和新应用频繁活跃于企业级视野。协同办公系统作为一种成熟的ERP系统能够有效改变企业分散式办公的内部控制管理结构，即通过利用协同办公系统定义的组织架构和业务流程便能够有效地联接集团公司在各个地区的分支机构，进而使得集团不同层次、不同地区的分支机构之间能够实现信息的流转和协同审批。另外，协同办公系统的短信提醒模块可通过手机短信的方式将系统里的业务信息及时发到用户，这样用户即使不在线也能立即获知需要处理的相关事项。随着移动互联网技术的成熟，手机端应用的普及和兴起，用户只要在手机下载相应的OA应用程序，就可随时随地处理相关业务，彻底打破了时间和空间上的限制。

2、协同办公系统在完善企业内控流程中的应用分析。传统内控审批管理方式需要通过手工传递纸质文档的方式，逐级的审批签字才能完成，这样的内控审批过程工作效率比较低，特别是在涉及跨单位、跨地域时，文件流转的时间更长，不但会产生文件传递费用，而且容易发生文件传递错误。利用OA平台把一系列与特定业务相关的人员组织在一起协同工作，使业务在信息系统中自动流转。具体地讲，就是通过在OA系统中预先定义业务内涵，将既定的内部控制规章制度和工作流程嵌入系统中，业务发起者只需要在系统里填写相关表单点击“提交”，审批表就自动流转到下一个审批节点，直到流程结束。这样一来既大大地提高集团内部控制管理的效率，减少了文件传递时间和费用，也避免人为因素造成的风险和失误。

3、协同办公系统数据库在企业文档内控管理中的应用分析。企业经营过程中会涉及较多的文档资料，例如财务报表、格式化文本、Web页面、图形或扫描的图片以及传真件、声频或视频等，而完善的内部控制工作有义务对这些文档资料进行管理、审查和跟踪监控。传统的人工管理方法不仅工作量大，而且会由于每个人员的专业知识、职业素养、工作习惯等不同出现不必要的失误和错误。利用协同办公系统建立的文档数据库，可以对嵌入系统的各类文档从创建、收集、检索、查询以及归档等各个层面实现全程的自动化管理和控制，既方便检索与查询，也避免人工管理出现的错误，进而提高了企业对文档的内控管理力度。

4、整合协同办公系统与其他系统，实现企业内部控制体系无缝衔接。通过协同办公系统与其他信息子系统（如预算管理模块、总账和报表等）的联用和对接，实现对业务的全流程控制。例如按月分解的预算直接和协同办公系统中报销费用的审批和分析功能挂钩，达到了对预算的事前、事中控制及事后分析的目的，有效减少了预算与实际执行情况的偏差。又如OA系统与会计核算和财务管理深度结合，充分利用信息化上线后强大的数据支持功能，生成记账凭证，直接为财务核算提供原始数据支持。

结束语

综上所述，随着大数据和互联网的发展，信息资源进一步开放和共享，单位与外部环境之间、单位内部各部门之间的信息沟通更加广泛和快捷，业务信息与会计信息之间融合加快，意味着内控管理要想真正发挥作用，必须推进信息系统建设。协同办公系统作为一款成熟的信息化管理工具在提高企业内部控制绩效方面具有关键作用，结合企业内部控制，对协同办公系统在企业内部控制中的深化应用进行分析具有重要意义。

参考文献：

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