数字档案馆研究

杜照熙袁昀

关键词：数字档案馆，信息资源

上世纪90年代开始，新兴的计算机技术与现代通讯技术实现了进一步的结合，驱动档案工作朝着数字化、网络化的方向迅猛发展。在档案的数字化管理和网络化利用方面，西方发达国家无疑走在了世界的前列，也为后来者留下了诸多宝贵经验。2002年11月，中国国家档案局发布了档案工作的专项规划《全国档案信息化建设实施纲要》，对全国档案信息化建设产生了积极、重大的影响，可以说数字档案馆已经成为目前档案工作的制高点。

一、数字档案馆的定义

数字档案馆是指利用计算机及网络技术，将分布于单位内部不同信息系统的数字资源进行集中、处理、加工，对数字档案信息进行长久保存，并向用户提供便捷、高效的在线阅读服务，最终实现信息资源共享的信息系统平台。

实际工作中，数字档案馆就是储存和利用档案信息资料的信息系统平台，可以是由多个维度的档案资源库、统一的信息资源处理系统、相关用户群构成整个系统平台。需要纠正的是，部分人只认识到将传统档案馆内已有纸质档案数字化之后就成为了数字档案馆。其实数字档案馆更关注的增量的电子化及电子化数据的结构化，需要再档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等过程中，注重提高数字档案结构化数据比例。

二、数字档案馆的特点

（1）信息服务的高效、便捷

这是数字档案馆生存及发展的根本，网络技术所带来的在线服务，可以使用户很方便的获取档案信息，可以更快捷的将档案信息在实际工作中得到利用，同时也可大大提高档案的利用率，可以创造更大的价值。

（2）扩展了阅览便利性

传统档案馆在地域及阅览方面有诸多限制，例如必须去指定的地点，在规定的时间范围才能获取。通过数字档案馆，彻底打破了时间和空间的限制，能够为用户提供及时、方便、高效的互动、交流及反馈。

（3）档案资源的集成、集中

通过技术手段可以将分布于不同系统不同节点环节的档案信息资源进行统一收集、统一管理、统一储存，将分散的信息资源有效的集中整合，从而可以满足用户的多类型需求及更大范围的利用。

（4）档案的虚拟性

可以说这是数字档案馆和传统档案馆最基本的区别。在信息系统平台中，传统的档案实体将不再出现，档案均为数字化的档案信息资源，它不再是原来看得见、摸的着的实物，而是以数字化资产展现的虚拟形态，在档案管理方面提出了新的要求。

三、数字档案馆的功能

（1）信息收集功能

数字档案馆中档案库是核心基础，其所存储的信息资源主要通过存量数字化、增量电子化方式解决。则其主要来源有：传统档案的扫描归档、通过业务系统直接接收电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。

（2）信息处理功能

在数字档案馆存储的大量信息资源，之间存在着负责的关联，且文件本身也是多样的。要求在面对这些海量、多样、多种类文件时，具备鉴定、保管等处理功能。

（3）信息查询功能

方便使用是数字档案馆必须具备的一个重要特性，所以应具有多查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以方便用户能够及时、准确检索查询到想要的信息，为实际业务服务。

（4）信息的安全和权限管理

信息安全是生命线，是必须确保的底线。尤其是在互联网上存储和访问数字化档案，必须确保信息安全。在系统权限设置上，要有明确清晰的权限体系，确保档案资源在有效控制范围内。

（5）数字档案的长久保存

数字档案的存储环境需要通过软硬件实现，但是软件系统及硬件设施的升级换代速度是非常快的，所以档案信息的长久保存是需要考虑的重大问题。

四、数字档案馆面临的问题

（1）可能面临的法律问题

随着社会大环境下人们对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾需要在具体操作中全面充分考虑。

（2）档案上网带来的保密问题

档案信息中凡涉及商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于要保密的范畴。在信息资源归档及使用过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等可能泄密的隐患。

（3）信息资源可能存在相对分散现象

公司各类信息化系统的陆续上线，随之会产生大量的电子公文，这些都需要档案管理系统在设计、开发时充分考虑相关接口，做到及时、准确、有效地接收。而现实中很多数字档案馆的档案管理系统存在一定的缺陷，导致越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

（4）电子文件真实性以及长期保存的问题

由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中大部分单位还是依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是在实际工作中要被人们普遍接纳需要一个习惯过程，此外，由于电子文件的非直接性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将需要尤为关注。

五、问题的解决对策

（1）进一步完善信息基础设施

网络基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，还需要匹配一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络架构。

（2）解决档案信息安全问题

必须把安全防范意识放在信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，注重网络基础设施、数据库及操作应用系统的安全性、稳定性和可靠性。

（3）做好宣传和培训工作

信息化的不断应用必须依靠大量各种新技术、新要求，因此有必要在档案信息资源开发利用工作上，将宣传和培训工作重视起来。创造必要的条件，做好相关的宣传与培训工作，积极主动地引导使用者熟悉并乐于运用不断出现的新技术。

（4）培养复合型人才

人才是业务最重要的保障，需要注重内部培养与外部招聘有机结合，使从业人员具有档案、图书、信息等方面的技能，建立以档案信息管理为主的，具有多方面才能的人才培养体系。

六、数字档案馆的发展前景

（1）电子文件的归档管理与利用

借助文件管理平台的功能机制，实现各信息系统电子文件的在线收集、整理、归档并提供现行利用，实现跨部门的信息共享。

（2）集成化档案管理与服务平台建设

增强业务管理平台对数字档案的管理能力、提供网络化服务的能力，借助先进技术手段提高业务管理的自动化水平和工作效率。

（3）强化档案编研和信息资源开发利用

存量档案的数字化处理和信息系统功能的完善，为档案编研创造了良好的条件。接祖搜索引擎技术，可以有效监理主题内容关联和聚类，从而提高档案的可用性，并可通过深度数据加工，提炼出有价值的信息资源。

（4）加强档案信息系统建设

借助档案信息系统开展相关业务和提供相关服务，将会大幅提升工作效率和提高服务的便捷性。

七、结语

建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的目标，既要考虑信息时代的要求，又要考虑如何利用现有的信息基础和物质基础，必须从实际出发，切实可行的推进数字化档案馆的建设。