数字档案馆电子文件管理初探

于宏1刘德胜2宗连英3于伟4

摘要：信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生不同程度的改变。电子公文的归档和管理做的如何，关系到档案信息资源能否实现科学管理和有效利用，做好电子文档尤其是电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，是当前数字档案馆信息化建设的一项重要工作。档案工作在网络上推出数字化的档案信息，这一切都是数字档案管建设的基础工作。

关键词：电子文件科学管理有效利用保障电子档案

1、数字档案馆中电子文件管理面临的问题

电子文件和数据是所有信息化投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们必须面对和必须解决的问题

1.1保证电子文件的原始性

电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断适应新的“生存环境”这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成是不大相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

1.2保证电子文件的可读性

人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。电子文件的这种系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐起来：第一个矛盾是，由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软、硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；第二个矛盾是，软、硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。

1.3保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多

影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据，一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。

2、数字档案馆中电子文件管理的问题对策

档案工作在电子政务环境下的当前要务，就是把电子文件完整、安全、规范地接收归档，建立档案文献信息库，在网络上推出数字化的档案信息。因此档案部门要针对电子文件管理中的问题采取措施。

2.1子文件全程管理实现文档一体化

档案部门把电子文件从头至尾运行、保管、维护、利用和对外服务的全过程加以控制，这是电子文件的“全程管理原则”。归档文件能否保持其原始性和凭证价值，档案部门必须承担起电子文件全程管理这项工作，从开始就提前介入文件管理工作。从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成，积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施，涉密电子文件严禁上开放网络。

2.2电子文件管理实现前端控制

“前端控制”是现代文件管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程，它要求把一切能够提前进行的，使文件能够作为档案进行管理必需的控制措施，一律提前到文件生命过程的最前端进行。不论是归档、鉴定，还是包括信息整理在内的标引、著录和编目等档案管理行为都完全融入文件办理运行程序之中同时进行。前端控制是把保障电子文件可靠、完整、安全、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损坏和破坏。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。

2.3保障电子档案真实、完整、安全

电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时原始状态一致。完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理，保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的真实性、完整性和安全性。

2.4对电子文件的可读性的鉴定

由于电子文件具有系统依赖性，所以在鉴定一份文件的价值的时候，必须要考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这种软件现在市场上是否还存在，软件的价格，软件的著作权保护期限有多长，软件是否易于使用，关于软件的相关的材料，如用户手册、编码手册等是否齐全等问题。

结语：

总之，电子文件和电子档案是数字档案馆的基石，本文仅对其中某些问题进行初步探索，以期“抛砖引玉”，引起信息技术界和办公自动化领域的同行的重视，共同努力使电子文件的管理得到不断的完善和发展。