浅谈企业档案业务外包风险及防范

叶丽丽

【摘要】档案业务外包是企业新型的档案管理模式，各类型企业都存在现实和潜在的外包需求，然而档案业务外包实施过程中必然存在一定的风险。本文从外包商选择、档案安全两方面对档案业务外包风险进行分析，并在此基础上提出针对性的风险防范措施。

【关键词】企业档案 业务外包 风险防范

面对国内外日益激烈的市场竞争，外包成为企业“减负”的重要途径。档案业务作为后台支撑性业务，是大多数企业不擅长的，通过外包可以达到促进档案规范化管理、现代化管理并降低管理成本的目的。因此，企业在自身资源有限的情况下可以选择将部分或者全部档案业务外包，以整合外部资源，从而提高企业核心竞争力。同时，企业档案业务外包中存在诸多风险，企业应该予以高度重视，并积极采取有效措施进行风险防范。

一、企业档案业务外包优势分析

企业实施档案业务外包可以利用外部优质资源来弥补自身资源的不足，具体来说包括以下几个方面的显著优势。

（一）加快企业档案信息化建设的优势

企业档案业务外包是加快企业档案信息化建设，实现企业档案现代化管理的有效途径。对于大多数企业来说，档案信息化具有前期投入大、运行和维护成本高的特点，企业由于资金投入不足，档案信息化进程缓慢。在企业档案信息化业务外包过程中，由专业文档服务机构负责前期投入，包括信息技术、人员、设备等，降低了企业的管理成本，为企业档案信息化建设提供了一条经济有效的途径。企业根据需要将档案信息技术外包或将基于信息技术的有关业务流程外包，不需要过多的前期投入就可以不同程度地享受档案现代化管理带来的便利。

（二）成本优势

首先，档案业务外包具有节约成本的优势。企业档案管理所需的资源包括人力资源、技术资源、设备资源等。企业单独筹备这些资源，需要较高的费用，仅人力资源就包括档案管理人员、信息技术人员、咨询专家等，这些前期投入是许多企业难以独自承担的。通过业务外包的方式可以达到多家企业共享资源的效果，容易产生规模化效益，从而大幅度降低管理成本。其次，档案业务外包具对成本进行有效管理和控制的优势。外包机构对有关服务进行了详细的定价，这些外包出去的业务所需要的成本是可以预见的，企业可以根据年度预算及业务需求灵活地选择外包的档案业务，从而对成本进行有效管理和控制。

（三）专业优势

与企业档案部门相比，文档服务机构具有一定的专业优势。通过档案业务外包，可以利用社会专业资源，提高企业档案管理水平。我国企业类型众多，档案管理水平参差不齐，总体上来说管理不规范的现象比较普遍。许多中小企业档案管理部门就只有一名专职档案管理员，部分企业甚至将档案管理工作交由办公室文秘人员或兼职人员，档案管理水平较低。尽管大多数大型企业拥有较专业的档案管理团队，但随着社会分工的细化及档案管理现代化技术难度的加大，许多自行管理档案的企业也暴露出管理经验不足，能力水平不够的问题。专业的文档管理承包商具有丰富的档案管理经验，工作人员通常经过专业化培训，所提供的档案管理方案针对性强，能根据不同企业的档案管理需求设计出最佳解决方案。提供档案管理服务的公司面对激烈的市场竞争，往往能够在技术和服务上进行改进，力求提供所从事领域最好、最先进的外包服务。

（四）分担风险的优势

企业档案业务外包主要可以从两个方面降低风险。首先是可以降低投资风险。档案外包公司为多家公司服务，即多家公司共享一套服务设施，从而分担了投资可能带来的风险，降低了单个企业的风险压力。其次是降低服务质量方面的风险。企业自行管理档案不能保证档案管理的质量，如果将档案业务外包出去，则由外包机构承担相应的服务质量风险。一般来说，外包公司为了获得最大利润会不断提高服务水平，尽量达到发包方的服务要求，即使外包公司达不到预期效果，也会按合同赔偿相应的损失，从而分担了企业档案管理质量风险。

二、发包企业面临的外包风险分析

无论是档案整理外包、档案数字化外包还是档案存储外包都存在一定的风险。如果企业没有对档案业务外包的全过程进行有效管理，那么外包给企业带来的很可能不是效益而是巨大的经济损失。就目前来看，企业档案业务外包在外包商选择方面和企业档案安全方面存在较大的风险。

（一）外包商选择方面的风险

     由于我国档案业务外包良性发展的市场秩序还未形成，规范档案业务外包行业发展的法规体系不健全，档案业务承包商服务水平参差不齐，这些客观因素给我国发包企业带来了较大的外包商选择风险。此外由于许多企业对档案业务外包战略尚不熟悉，有的企业在外包的过程中没有对外包商进行全面的评估，有的企业在外包实施过程中没有进行有效的监控，最终导致外包效果不理想。目前外包商选择过程中存在的主要风险有：服务商专业水平不高、企业规模小、寿命短、信誉不佳、经验不足、服务产品同质化等。

（二）档案安全方面的风险

    档案安全方面的风险主要包括信息安全风险和实体安全风险两个方面，这两个方面的风险几乎存在于档案业务外包每个环节。

    实体安全包括档案的丢失、盗窃、损毁等，任何一项档案业务外包都面临着实体安全风险，这些安全问题常常发生在一些细节上。例如企业将档案寄存外包时，档案运输到寄存中心的过程中，可能因人为的失误而丢失，存储在外部的档案有可能被偷窃等。再如在档案整理业务外包的过程中，可能由于外包公司聘用的工作人员专业素养不高，随便放置档案而导致一些特殊载体档案无法读取。

     企业档案业务外包还面临较高的信息安全风险。企业档案是企业在生产经营及管理活动中形成的，这些档案信息中许多对企业来说是机密信息。企业在将档案业务外包的过程中，可能会将一些涉及到商业机密或者涉及个人隐私的信息交由外包商。外包商可能因为没有建立完善的内控制度或者不具备健全的信息设施而造成信息泄露给未授权的第三方，[[]1]机密信息的泄露将给企业带来不可预计的经济损失。因此相对于其它业务外包而言，企业档案业务外包使发包企业面临较大的信息安全风险，这也是许多企业不愿意将档案业务外包的重要原因。因此发包企业和接包方应从人为因素和技术因素两个方面保障信息的安全。

三、企业档案业务外包风险防范措施

（一）外包商选择方面风险的防范措施

    1、企业外包商的选择应坚持适合为主的原则，并对外包商进行全面评估。评估的项目包括外包商的信誉资质、成功经验、服务理念、业务范围、典型用户、服务质量、从业人员素质、企业规模等方面。根据企业实际情况赋予每个评估项目特定的权重，并进行全面评估分析。选定外包服务商后，要加强企业文化交流和外包意愿沟通，使双方达成默契。在外包实施过程中，要对服务商进行有效的监控。外包实施后对外包效果进行评估是必不可少的环节，该环节有利于对本次外包合作进行经验总结，同时为企业持续性外包打下坚实的基础。

    2、现阶段筛选外包商的参考建议

信息不对称是造成外包商选择失误的关键，甚至会造成逆选择。因此发包企业在自身信息筛选能力有限的情况下，可以借助外部力量来降低外包商选择风险。就目前来看可以通过以下途径来选择外包商。（1）从档案学会每年评选的定点服务企业中进行选择。这些企业是在档案学会经过一定的标准筛选后留下来的，其企业规模，经营理念，服务水平等都是该领域的领先者。因此，在选择外包商前可以首先查看该地区是否有档案学会评选出的定点服务企业或其分公司，可以优先考虑这些定点服务企业。（2）有些地方已经颁布实施了档案中介机构登记备份制度，并且在网站上发布了已登记备份企业的名录，因此可以从中选择合适的外包商。以深圳市为例，深圳市档案馆官网的信息公开栏可查询档案中介机构的备案信息，包括企业名称、备案起止日期等，可为发包企业提供参考。

（二）档案安全方面风险的防范

企业档案业务外包面临的实体与信息安全风险是可以通过“人防”和“技防”手段加以控制的。

1、人防是指通过加强服务商与发包企业的安全意识，从源头上保障档案实体与信息的安全。一方面服务商要树立安全服务理念，把用户文档的安全放在第一位。国外大型商业文件中心的成功经验告诉我们，只有不断提高服务的安全性才能赢得广大顾客的信赖。以Recall为例，公司以安全承诺作为企业的最高追求，可见其对安全的重视程度。为了确保所提供服务的安全性，该公司不仅进行严格的内部审查，还邀请第三方（包括客户、行业专家和立法机构）对其服务进行评价。另一方面发包企业要树立安全意识，对外包的档案业务进行严格的安全控制。对于涉及企业商业秘密和个人隐私的档案信息可以选择自行管理。此外，外包前对企业的信誉进行全面考察，并且通过签订合同及保密协议来保障档案的安全。

2、技防是指服务商和发包企业双方通过加大设备与技术投入以确保档案实体与信息的安全。对于服务商来说，技防措施主要包括保障库房安全的设备与技术、保障档案运输过程安全的技术与设备、保障电子文件与数据安全的设备与技术等。以仁通档案管理咨询服务股份有限公司提供的寄存服务为例，为了保障档案实体与信息安全，仁通公司提供了九防档案管理系统和五大安防系统，受到了许多用户的青睐。同时，发包企业在进行外包的过程中，尤其是BPO和ITO的过程中要加强自身的设备与技术准备。以档案信息化为例，由于企业档案信息化业务外包会给企业带来外部接入风险，因此为了有效防范风险，企业除了采取非技术措施加以防范外，必须掌握控制外部接入风险的设备与技术[[]2]。

四、总结

总之，进行档案业务外包的企业应该树立安全的外包观念，加强自身的技术准备，并且全面了解服务商的安全服务理念和安全技术，以确保外包档案的实体与信息安全。

参考文献 ：

[1] 马骏,袁东明等,企业变革大趋势:外包合作与网络化经营.[M].北京:电子工业出版社,2011:86.

[2] 李云平,张红霞.档案信息化外包带来的外部接入风险及防范[J].开封大学学报,2010,2:78-80.

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