档案数字化建设与数字化档案信息的利用

邹惠莹

摘要：在当前信息技术发达的时代，社会各个领域都面临着许多挑战，许多行业已逐步完成信息化转型，各种新型通信技术得到广泛应用，档案馆的数字化建设正在逐步完善，各种新技术的应用使档案内容信息化，实现了海量存储和快速传输，档案管理也实现了现代化跨越，工作效率大大提高，档案数字化建设是档案管理现代化的必由之路，使档案业顺利走向未来。

关键词：档案数字化建设；数字化档案信息；利用；

1.档案信息数字化的必要性

数字档案本质上是档案信息化，是当代社会档案管理的重要方式之一，也是利用信息技术和通信技术实现高效稳定管理的重要工具。在档案管理中采用数字信息技术，可以大大提高人工档案管理的效率，同时，可以利用信息化进一步优化档案管理工作，及时发现和解决问题。数字化档案在物理防盗、防火或防潮等方面远远优于传统纸质档案管理模式，此外，互联网技术还可以重组传统档案管理的流程甚至整个机制，更准确地管理档案信息，更方便地检索和查询特定档案，有效地提高了档案管理的效率。

2.档案数字化建设与数字化档案信息利用现状

2.1思想观念滞后

通过分析数字化档案建设的实践和相关信息利用的现状，可以发现许多公共机构对档案管理工作缺乏重视，一些单位对档案工作缺乏正确的认识，他们认为，档案管理只是数据和信息的存储，对实际工作影响不大，认为没有必要建立系统、规范、专业的档案管理体系，也有单位认为，纸质档案的使用基本可以满足实际工作需要，没有必要推进数字化建设，也不愿意花费大量资金来实现档案的数字化建设和维护，通过上述，可以看出许多公共机构在推进数字档案建设过程中存在观念陈旧、重视程度不够等问题，在此背景下，单位档案工作人员对自身工作也缺乏足够的重视和正确的认识，对档案数字化建设的发展缺乏动力，对数字档案信息的利用缺乏创新，他们只满足于现状，习惯于传统的档案管理模式，没有足够重视符合时代发展的创新档案数字化建设路径，也没有积极研究档案资源的信息化利用，阻碍了档案数字化建设的顺利进行，难以充分利用数字档案信息的价值。

2.2档案信息服务方式单一

通过对我国数字化档案管理工作的分析，发现这项工作处于被动状态，当用户对档案信息有需求时，档案管理人员会根据用户的需求提供相关的信息服务，这种服务方式不能体现档案管理工作的价值，不利于档案行业的改革和发展，在信息时代背景下，数据信息的生成、收集和使用几乎是在瞬间发生的，对档案信息服务提出了很高的要求。在档案数字化发展过程中，要建立一支专业的人员队伍，结合时代发展，提高档案信息收集、存储、处理等工作的速度，并根据用户的需求积极为用户提供服务，以确保档案信息服务工作的有效性。然而，一些档案管理人员没有意识到这一问题，缺乏档案信息服务意识，无法为档案数字化转型的发展提供支持。

2.3工作人员综合素质有待提升

基于目前的情况，许多公共机构严重缺乏数字档案建设的专业人才，许多档案工作人员仅使用商业软件进行基础性、浅层次的档案改造工作，对数字化档案建设相关的工作模式和技术应用缺乏创新探索，难以深入研究相关工作的重点，同时，在利用数字化档案信息的过程中，由于信息技术的不足，许多人员可能难以有效利用数字档案的信息，甚至可能由于在利用数字资源过程中缺乏专业知识或思想意识不足而感染电脑病毒，导致信息丢失或恶意篡改的风险。

3.档案数字化建设与数字化档案信息的利用途径以及策略

3.1.档案数字化建设策略

（1）建立开放共享的发展理念

数据的开放和共享具有非常明显的特征，首先是对时间和空间的超越，档案部门和申请档案信息的单位可以根据申请单位的权限，通过互联网选择性推送档案信息，从而超越传统档案管理的时间和空间限制；其次是中心化，在数字时代，档案机构可以通过互联网实现分布式管理，这使得更多的第三方平台能够广泛响应各个单位的需求，另一方面，它还可以使档案保存更加安全，防止某个档案机构在物理层面遇到事故而导致档案丢失；然后是开放性，在数字化过程中，档案数据不仅由档案机构自己管理，也由其他行业的其他机构管理，如果仍采用传统的管理模式，将使数字化的档案信息无法共享，数字化的价值将大大降低，总体而言，在数字化过程中，数字开放共享的概念也与传统的档案管理概念相冲突，只有充分理解开放共享的发展理念，档案数字化的意义才能凸显。

（2）网络环境下“二位一体”模式构建

在数字化档案中，档案数据管理需要业务经理和技术开发人员共同推动，每个人在任何工作中都会产生数据，所以每个人本质上都是数据源，此外，档案工作者本身也是档案数据的技术开发者，尤其是在新媒体进一步加强信息和数据流动的现状下,档案管理工作需要对内容进行实时更新，这与传统的档案管理模式有着巨大的不同，传统档案管理模式只在过去个人或组织发生重大变化时进行记录。在档案数字化的背景下，新媒体和互联网企业构建的网络环境和生成的数据信息也成为了资源，这对传统档案机构和档案行业造成了巨大冲击，为了进一步改善档案资源的管理，要从制度角度出发，建立新的“二位一体”模式，以提高档案信息管理的有效性。

3.2创新服务手段，扩展档案信息利用途径

首先，档案部门应建立网站并提供在线服务,随着网络技术、信息技术和计算机技术的发展，目前，各个档案部门可以通过网络为用户提供在线服务，在线服务可以让用户随时随地查阅或访问所需的档案信息，因此，各档案部门可以建立网站，设置不同的栏目，如热力档案检索、档案查询、档案借阅等，档案工作人员应及时更新网站数据和信息，这不仅可以为用户提供更主动、更便捷的服务，还可以提高档案信息的利用率；其次，开展当前的文件阅读服务，档案部门不仅需要权威地保存过去事件的相关记录，还承担着传递当前政策信息的重要任务，开发线性文件读取服务是完成这一重要任务的有效方法。

3.3确定服务方向并以用户为中心

档案管理部门属于公共服务体系，其主要工作是向公众提供档案信息资源，因此，要确定自己的服务方向，树立以用户为中心的正确服务理念。在确定自身服务方向时，应与党和国家的工作重点相一致，将信息技术与自身特点相结合，为资源共享和提高档案资源利用率做出应有贡献。此外，要建立以用户为中心的正确服务理念，传统的服务理念已经不能满足当前社会发展的需要，由于传统的管理方式相对封闭，缺乏主动服务，只等用户来访，服务理念相对滞后，一些档案管理部门过去只为政府单位服务，与公众隔绝，档案资源的利用率很低，没有体现出应有的价值，随着社会的发展，人们逐渐意识到档案资源的重要性，对档案资源的需求与日俱增，因此，传统的档案管理工作必须进行全面改革，以跟上时代的步伐，满足公众的需求。

3.4提升工作人员的综合素养从而提升服务质量

当前档案管理工作需要提高服务质量，而工作人员的综合素养是决定性因素，目前，档案信息资源数字化工作已初步完成，数量正在显著增加，与此同时，公众对档案信息资源的需求也在不断增加，在这方面，迫切需要提高工作人员的综合素养，首先工作人员需要端正态度，保持积极、负责、严谨、细致的精神状态，为公众提供服务，还需要保持耐心，认真听取用户的请求，帮助用户快速检索和访问所需的文件信息，耐心回答用户的问题，并及时反馈相关意见，还需要适应时代的发展，敢于创新，归根结底，档案工作主要集中在服务上，工作人员需要通过各种方式满足用户的需求，同时，他们也需要高度的责任感，坚持为公众服务的工作原则，努力学习新知识，如计算机技术和网络技术，只有不懈努力，才能为公众提供更全面、更优质的服务，为数字档案信息的利用做出应有的贡献。

结束语

总之，随着我国档案业的发展和档案信息服务的实施，将有助于提高档案信息服务质量，更好地为用户服务，由于大数据的影响，当前档案服务面临服务对象流失、服务方式单一等问题，无法充分发挥其优势，根据数字化档案服务的特点，档案工作者应根据用户需求设计数字化档案服务模式，创新服务载体和媒介，提高档案服务效率，同时，要加强档案材料的安全管理，确保其安全，确保档案材料的服务质量，促进档案工作的可持续发展。

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