劳动人事争议仲裁档案规范化管理方法探讨

韦待宇

摘要：在日益发达的市场经济中，公民维权意识增强，劳动人事纠纷争议案件逐年递增，所以加强对仲裁档案完整收集、规范管理和科学保管，为切实保障和谐劳动关系和公民合法权益非常必要。基于此，本文主要就劳动人事争议仲裁档案规范化管理方法进行了分析。

关键词：劳动人事争议仲裁；档案；规范化

引言

劳动人事争议仲裁档案是劳动人事争议仲裁委员会在依法审理劳动人事争议案件过程中形成的，具有查考利用价值的各种文书、物证、声像及其他载体材料，真实记录劳动人事争议仲裁活动全过程，这些材料仲裁委员会在案件处理终结后，要全部立卷归档，这也是做好劳动人事争议工作非常重要的一部分。

1仲裁档案管理工作现状

劳动人事争议仲裁工作是准司法行为，仲裁档案应完整、准确、清晰记录仲裁全过程。收集完整、规范管理、科学保管、安全利用仲裁档案是劳动人事仲裁委员会的重要内容之一。依照相关法律、法规收集整理劳动人事争议案件仲裁所形成的资料，为仲裁工作提供决策和参考。当前仲裁档案管理工作现状：

因地方经济发展存在较大的差异性，使仲裁档案管理的水平和能力参差不齐，特别是信息技术的发展对仲裁档案管理产生极大的影响。对于经济社会发展相对较高的地区，已经采用了全新的信息化管理模式；但相对经济社会发展水平较差的地区，因硬件不“硬”，软件太“软”，无法对仲裁档案采取信息化管理，只能沿用传统的模式管理档案；数量多、形式多样的纸质档案资料占据着大量的存储空间，这将不可避免地导致文件存储和使用率下降，不利于提高档案管理质量。

仲裁档案管理部门管理意识不强、规章制度不建全、机构人员配置不合理、流程不规范，使得档案资料在查阅利用过程中容易造成知识产权、个人信息等资料的泄露或丢失，甚至给自身信息安全保护带来了风险。由于技术缺陷，制度缺失和管理措施不够到位，篡改、损毁、伪造档案的事件时有发生，导致档案的真实性、完整性、准确性和存储方面容易出问题，甚至窃取档案中不对外公开的关键数据，使档案信息安全受到威胁。

2劳动人事争议仲裁档案规范化管理方法

2.1基于档案管理要求完善档案管理体系

劳动人事争议仲裁档案规范化、标准化建设，制度建设至关重要，基于科学合理的制度规范与约束，档案管理也才能够推进规范化、标准化建设。从劳动人事争议仲裁档案管理制度来看，当前的管理制度通常只是围绕档案管理部门进行制定，对应的档案管理流程、管理方法也只是简单针对档案管理本身，并未涉及其他的各个部门。然而，档案管理工作并非单纯局限于档案管理部门，这个流程中还会与其他各个部门进行对接，档案管理制度单纯针对档案管理部门显然存在较大局限性。因此，应当正确认识当前规章制度存在的问题，同时针对档案管理工作整个流程进行梳理，将档案管理规范化、标准化建设作为主要目标，完善劳动人事争议仲裁档案管理制度。对于档案管理制度的制定来说，应当引导多个部门负责人共同参与，从顶层设计进行规章制度的改革，明确不同部门在档案管理流程中的责任，分别针对各个部门的任务、责任进行明确的划分，将相应的责任落实到实际的岗位，同时围绕岗位职责建立对应的考核体系，并将考核结果与绩效考核进行结合，保障各个部门在档案管理工作中能够各司其职，共同配合、参与档案管理工作。

2.2注重劳动人事争议仲裁档案信息安全

劳动人事争议仲裁档案规范化与标准化管理的推进路径中，对于劳动人事争议仲裁档案信息安全的重视是至关重要的。劳动人事争议仲裁档案信息是重要资产，一旦泄露或损失，将带来不可估量的损失。因此，加强劳动人事争议仲裁档案信息安全保障，是推进劳动人事争议仲裁档案规范化与标准化管理的基本前提。首先，建立完善的信息安全体系。这个安全体系包括相关的安全政策、技术标准和实施细则等文件，明确各部门在信息安全事务中的职责和义务，并建立相应的组织机构和管理人员。同时，在安全管理方面，要采用现代化的信息安全部署进行数据监控和分析，防止窃密软件、黑客攻击、内部人员泄密等安全威胁的存在。其次，加强对劳动人事争议仲裁档案信息安全的培训和教育。信息安全培训和教育可以提高员工的安全意识和保密意识，使他们更加留意和维护劳动人事争议仲裁档案的安全性，妥善处理敏感信息。同时，还需要加强员工的技能培训，提高他们在应对信息安全问题时的能力和应变能力。最后，要加强对档案信息的保护措施。在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，需要采用多种手段来保护劳动人事争议仲裁档案信息的安全性，例如加密技术、备份与恢复机制、流量监测系统等等。在信息传输和存储环节中，可以采用各种物理隔离防护措施，如密钥卡、读写器、刷卡门禁系统等，从而保证劳动人事争议仲裁档案信息的安全性和完整性，避免数据泄露和破坏。

2.3结合数字化动态规范数字化建设标准

劳动人事争议仲裁档案管理领域应用的信息技术也在不断增长，有效推动了档案管理工作的转型发展。劳动人事争议仲裁积极推进档案管理数字化建设的过程中，必然需要规范数字化建设的标准，才能够进一步保障档案管理数字化建设，巩固档案管理规范化、标准化建设成果。从劳动人事争议仲裁档案管理数字化建设现状来看，需要引入新兴信息化技术，但当前仍旧存在格式、标准方面不够统一的困境，使得档案管理系统与其他系统之间难以进行高效的对接，中间流程过于冗余、复杂。所以，在积极推进档案管理规范化、标准化建设的过程中。针对上述问题，要充分结合档案管理数字化建设动态，同时了解当前信息技术动态，针对现有的档案管理数字化流程、标准进行规范。从细节部分来看，需要主动了解劳动人事争议仲裁档案管理数字化建设动态，结合即将引入的信息技术、信息系统，分析这些新兴的信息技术会对档案管理工作产生怎样的影响，然后针对劳动人事争议仲裁档案管理的整个流程进行梳理，建立健全对应的规范、标准，包括档案资料数字化收集、整理、归档、检索、应用等，同时也需要针对档案管理整个流程当中涉及的档案资料格式、检索格式标准、立卷归档标准等实施规定，使得劳动人事争议仲裁档案管理系统能够与其他部门的系统进行无缝的对接，各个部门之间都能够进行高效的信息资料传输处理，档案管理整个流程均能够实现规范化标准化管理。

结束语

在劳动人事争议仲裁档案规范化与标准化管理的推进过程中，加强对档案信息安全和利用效率的保障显得尤为重要。只有在信息安全和效益两个方面都得到了充分地保护和提升，并获得更大的发展空间。因此，需要高度重视档案管理工作，建立完善的信息安全体系，制定相应的管理规章和流程，通过阶段化收集、分类化管理和数字化管理等手段，实现对劳动人事争议仲裁档案的科学、规范、高效、安全管理。

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