建设工程档案资料管理存在的问题与对策

盛小春

摘要：本文旨在探讨建设工程档案资料管理存在的问题以及相应的对策。在建设工程中，档案资料管理是至关重要的环节，然而实际操作中往往会出现档案归档不及时、档案分类不规范等问题，严重影响了档案资料的完整性、准确性和管理效率。为解决这些问题，本文提出了建立档案管理制度、完善档案分类体系、推进档案数字化管理、加强档案管理人员培训和宣传等对策。通过这些措施的综合应用，可以有效提高建设工程档案资料管理的质量和效率，确保档案资料的安全和长期保存，为建设工程的持续发展和管理提供有力的支撑。

关键词：建设工程；档案资料；管理对策

引言：

在建设工程中，档案资料管理是一个至关重要的环节，直接影响着工程项目的质量、安全和后续维护管理。然而，在实际操作中，建设工程档案资料管理往往存在一些问题。为了有效解决这些问题，需要采取一系列针对性的对策，以确保档案资料的完整性、可靠性和高效管理。

一、建设工程档案资料管理存在的问题

1.1档案归档不及时，档案收集耗时

建设工程档案资料管理中，档案归档不及时是一个普遍存在的问题。这一问题主要表现在以下几个方面：首先，由于建设工程涉及多个环节和各个部门的合作，资料的收集、整理和审核需要耗费大量时间，但在实际操作中，往往由于项目紧张、时间紧迫等原因，导致归档工作被推迟，无法及时完成。有时候，项目完工后由于人员的变动和调整，归档的责任人员不再负责项目，也会导致归档工作的滞后[1]。其次，对档案归档价值的认识不足也是导致问题的原因之一。在建设工程完成后，有些人可能认为档案归档是次要的工作，将其置于次要地位，优先考虑其他工作，从而忽视了及时归档的重要性。这种认识上的偏差导致了对归档工作的轻视和忽略。此外，档案管理流程不完善也是影响归档及时性的因素之一。缺乏规范的档案管理流程，工程项目中的档案收集、整理和归档等环节可能缺乏明确的责任人和时间节点，导致工作混乱，归档工作被耽搁。技术手段不足也是造成归档不及时的原因之一。有些项目可能仍然采用传统的纸质档案管理方式，缺乏数字化管理手段，这种方式需要更多的时间和人力投入，影响归档的效率和及时性。

1.2档案分类不规范，档案放置分散

在建设工程档案资料管理中，档案分类不规范是一个常见的问题。这一问题主要表现在以下几个方面：首先，档案资料的分类标准不统一，不同的部门或人员可能根据自己的理解和需求进行分类，导致同一类别的档案被分散存放，难以实现统一管理和查找。这种不规范的分类方式给档案的整理和利用带来了很大的困扰。其次，部分档案资料可能因为缺乏明确的分类标准，而被归类到不恰当的类别中。这样一来，就会造成档案资料的混乱，难以准确找到所需的资料，影响了档案管理的效率和质量[2]。另外，档案资料的分类命名可能存在不规范的问题。有些档案可能没有规范的命名规则，导致命名混乱、重复或模糊，使得档案的识别和查找变得更加困难。这些问题的原因主要包括：首先，缺乏统一的档案分类标准是导致档案分类不规范的重要原因。在建设工程中，可能涉及到各种各样的资料，但如果没有一个明确的档案分类标准，很容易导致档案资料的混乱和不统一。其次，对档案分类的重视程度不够。有些项目可能更加注重工程本身的实施，而忽视了档案资料的管理和分类。这种轻视档案分类的态度会导致档案管理工作的松散和混乱。此外，缺乏档案管理人员的专业知识和经验也是导致档案分类不规范的原因之一。对于复杂的工程项目，需要有专业的档案管理人员负责分类和整理工作，如果人员缺乏相关的知识和经验，很容易导致档案分类不规范。

二、建设工程档案资料管理的对策

2.1完善档案分类体系，提高查找效率

为解决建设工程档案资料管理中档案分类不规范的问题，可以采取以下对策，重点是完善档案分类体系：首先，建立科学合理的档案分类体系是关键。可以借鉴国家和行业相关的档案分类标准，结合建设工程的特点，制定适合本项目的档案分类体系。该分类体系应涵盖工程项目的各个阶段、不同性质的资料和相关部门，确保档案资料可以按照明确的标准和规则进行分类。其次，制定明确的档案分类标准和命名规则[3]。在档案分类体系的基础上，需要制定具体的分类标准和命名规则，使每一份档案资料都能清晰地归入相应的类别，并且命名简明规范。这有助于提高档案管理的效率，方便后续的查找和利用。同时，加强档案管理人员的培训和专业知识的提升。档案管理人员应接受相关的培训，了解档案分类的原则和方法，熟悉建设工程档案资料的特点和内容。他们需要具备一定的专业知识，以便根据项目的特点进行合理的分类和整理工作。最后，推进档案数字化管理。数字化档案管理可以为档案分类带来更大的便利和灵活性，通过建立电子文档库和数据库，可以更加方便地进行分类和查找。同时，数字化管理还能提高档案资料的保存和安全性。

2.2建立档案管理制度，明确管理职责

建设工程档案资料管理的对策之一是建立档案管理制度。建立健全的档案管理制度是确保档案资料完整、准确、安全管理的基础。以下是针对建设工程档案资料管理建立档案管理制度的具体对策：首先，需要明确档案管理的责任和职责分工。建立档案管理的组织结构，明确各个部门和人员在档案管理中的具体职责。项目管理人员、档案管理员和相关人员应明确自己在档案管理中的角色和职责，确保各项工作有人负责，责任明确。其次，制定档案管理的工作流程和操作规程。建立详细的档案管理工作流程，规定从档案收集、整理、归档到利用和保存的每一个环节的具体操作步骤。制定操作规程，包括档案命名规则、分类标准、存储要求等，确保档案管理工作有章可循。最后，明确档案资料的归档时点和流程。建设工程涉及多个阶段，每个阶段都会产生大量的档案资料。需要确定每个阶段的档案归档时点，确保档案资料在相关阶段及时整理和归档，避免因时间拖延而导致资料的丢失或混乱。此外，加强档案管理的技术支持。推进档案数字化管理，采用先进的信息技术手段，建立电子档案库和数据库，实现档案的电子化存储和管理。数字化管理可以提高档案的查找和共享效率，增强档案资料的安全性和保密性。综上所述，建立档案管理制度是建设工程档案资料管理的重要对策之一。通过明确责任分工、制定操作规程、加强技术支持和培训，可以确保档案资料管理工作的规范化、高效化和科学化，从而有效保障建设工程档案资料的完整性和可靠性。

结束语：

本文深入研究了建设工程档案资料管理存在的问题，并提出了一系列对策。档案归档不及时和档案分类不规范是亟待解决的难题，然而通过建立档案管理制度、完善档案分类体系、推进档案数字化管理等对策，我们有信心能够有效改进档案管理的质量和效率。这些措施将为建设工程的持续发展和管理提供强有力的支持，促进行业的健康发展，为社会进步和发展贡献力量。

参考文献：

[1]彭飞.建设工程档案管理工作面临的问题和对策[J].黑龙江档案,2022(01):253-255.

[2]林雪.目前工程档案资料管理工作中的问题与对策[J].建筑技术,2021,52(08):1023-1024.

[3]王建芳.建设工程档案管理的问题与对策探析[J].决策探索(中),2020(08):28-29.