浅谈博物馆藏品档案建设的难点与对策

容易华

摘要：博物馆藏品档案是在发掘、收集、鉴定、登记、管理、保护、研究、修复、收藏、展览、流通等一系列的历史资料的基础上，通过文字、卡片、图表、图片、声像等方式，在一定程度上保留了下来。是收藏收藏品的一个重要基础。在我国博物馆的快速发展中，馆藏档案的功能日益凸显，同时也存在着归档、保存、界定等问题。如何解决这些问题，完善馆藏档案的管理，使馆藏档案的管理与使用，是一个有意义的课题。

关键词：博物馆；藏品档案建设；难点；对策

引言

博物馆收藏档案在经过收集、整理、鉴定等环节后，以科学的方法保存、使用，展示其收藏的价值。它记载了有关收藏品的一切资料，是收藏科学管理的一个重要基础。馆藏文献的建立是馆藏工作的一个重要方面。加强馆藏文献的建设，既要以高水准的馆藏经营为基础，又要从认识馆藏的重要性入手。面对目前馆藏数量庞大、快速增长的形势，破解馆藏档案建设任务重、要求高的难题，必须认清馆藏档案的基本特点、藏品档案建设方式和利用方法，运用现代化思维和方式实现服务优化。

一、博物馆藏品档案建设的重要性

（一）助推博物馆文化角色的社会显现

博物馆是一个庞大的文化资源管理范畴，其是否能够立足于社会、成为一个社会文明的标志，除了要看其是否能够将其收藏与展示给世界之外，更要看其是否能够对其进行研究、保护和管理。而收藏档案的建立，就是对文物进行有效的保护与管理，突出博物馆的文化资源，如果没有做好这些工作，就很难开展下去。馆藏档案在馆藏管理中占有举足轻重的地位，对促进馆藏事业的平稳发展具有重要意义。

（二）增强博物馆公共服务职能

博物馆向社会开放，最基本的功能就是为人民群众服务。馆藏档案的建设体现在馆藏工作的全过程，馆藏信息的收集、藏品属性表征、记录藏品展览进程等方面，体现了馆藏档案建设工作的服务性质。馆藏档案的公共服务能力是衡量馆藏服务和使用程度的重要指标，它直接影响着参观者的参观体验，也影响着馆藏的工作效率。

二、博物馆藏品档案建设的难点

（一）档案保管与更新难兼

馆藏档案需要不断积累、更新、去伪存真，是馆藏建设与管理的一个难题。收藏一旦被人收藏起来，就只能保存，不能更新，那么它的价值就会大打折扣，从而影响到它的价值。收藏家、新资料的发现者和持有者这三个层面常常是分散的，缺乏档案更新的保障机制。当文件制作者把文件提交给文件管理人员之后，他们的注意力就从文件上转移了。档案工作人员重视档案的安全、完整和有序。而对馆藏新材料的发掘和掌握，主要是缺少对馆藏馆员及时通报的责任和制度制约。

（二）档案管理技术难度高

馆藏文献的构建是从馆藏信息、馆藏价值、馆藏内涵等方面来进行的。馆藏档案的重要性，决定了馆藏档案必须具有专业性、规范性、客观性、细节性，对馆藏馆员的专业知识和丰富的实践经验提出了更高的要求。比如，文物的命名有其基本原理和科学标准，不能随便地用非专业的定义和概念，如果不擅长运用专门的名词，对藏品的价值、背景和文化的了解也不多，就会造成错误，从而影响到藏品的展示。而对文物进行整理，还需查阅大量的文献目录，这对馆藏工作造成一定的难度。

（三）藏品档案与藏品难同步

就工作内容来说，一件收藏品档案需要填写33个以上的指标或资料，一套收藏品的归档，涉及到许多步骤和内容。与档案建设的缓慢相比，收藏的增长有时会非常迅速，尤其是许多新建的国家级和省级馆每年都会有数千件新的收藏品。与工作量相比，馆藏文献的编制工作十分有限。在这样的情况下，档案工作往往会不断积压，难以应付。

三、博物馆藏品档案建设的对策

（一）做好藏品档案管理信息采集

馆藏工作人员在采集、入馆时，要对有关资料进行详尽的记载，以达到对档案资料的要求。例如，收藏的来源：发掘、捐赠或购买；线索是怎样被直接或间接地获得的，是和哪些相关的，和哪些历史时期相一致的。另外，在介绍中，要及时查阅有关收藏品的说明书，指定书目、页数和版本，并及时标明书名、编号、作者姓名、档案编号等。资料搜集得愈细致，编撰愈好，收藏档案愈有品质。这将极大地提升馆藏的利用和研究价值。

（二）加强珍贵藏品的档案建设

博物馆收藏的文物数量很多，在人力资源的限制下，很难将所有的收藏品都一一对应起来。如果不能真正依靠这些文物，就必然会造成文物无法及时存档，从而影响到文物的保护、研究、展示、收藏和宣传，从而影响到整个博物馆的运作。所以，馆藏档案的建立，应从保护文物的角度着手，确保馆藏文献的质量，搞好一级文献的保存，并逐步开展。对有价值的文物进行了收集，并对其进行了整理。然后再考虑搜集普通收藏品的资料，尽可能的确保最急迫的物品。同时，在信息收集方面，要优先保证档案的名称、数量、来源、研究成果等。

（三）强化藏品档案信息数据科建设

应当加强馆藏能力建设，必须深化档案服务供给侧结构性改革。要围绕博物馆中心，提升服务质量，以服务为导向，加强馆藏文献资源的建设，不断丰富和完善博物馆的公共服务，推动馆藏工作的转型升级。馆藏资料数据库是在现有馆藏资料的基础上，运用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术，将纸质文件、声像文件以及已经存档的电子文件，按一定的顺序排列，形成一个结构合理的文件数据库。馆藏信息数据库的最大优势在于，可以随时存储、加工、处理、接收、发送查询信息数据、进行网上速递，可以突破时空的局限，实现信息资源的共享。

（四）加强博物馆之间的档案合作

首先，要简化对档案使用的批准。各级博物馆的收藏都来自于不同的体系，对经常使用的非机密文件，将一部分审批权限转移到存档环节，在存档文件中添加“是否公开”等内容，从而简化了各部门的工作流程，加强信息交流，提高了使用效率。其次，要积极推动馆藏文献的数字化与整合。在“存量数字化、增量电子化”的基础上，各博物馆尤其是公立博物馆积极推动馆藏档案全文数字化和文档一体化建设，是落实国家档案信息化建设工作有关要求的需要，也是实现档案利用优化，高效服务内部用户的有效手段。通过数字化的方式，实现馆藏文献的网络化、远程使用，能加强馆藏工作的协作，促进馆藏档案信息的互联互通，促进馆藏档案标准化建设，提升利用水平。

结语

因此，馆藏文献的建立是一个比较复杂、系统的过程。这既要有一定的人力物力，又要有专门的人员进行持续的工作。唯有不断加强馆藏工作人员对馆藏档案工作的重视，加强学习和培养创新精神，并根据馆藏档案自身特点理顺藏品档案管理体制，建立收藏家专任工作人员责任制等一系列举措，只有这样，我们的收藏品才能得到更好的保护，才能满足人民对文化的需求。

参考文献

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