档案数字化建设与数字化档案信息的利用

潘晓敏

摘要：档案数字化建设与信息利用是今后档案工作发展的必然趋势，不仅可以提高档案工作的质量，而且可以在信息化技术支持下高效实现查漏补缺，提升档案管理水平，充分发挥档案资源利用价值。机关档案工作要全面梳理当前档案工作中所遇到的困难和对其所处的资源利用现状，不断创新档案建设策略，优化档案服务，创新档案管理模式，促进数字化档案信息能够高效共享和利用。

关键词：档案数字化；档案信息；具体应用

1.档案数字化建设与数字化档案信息利用现状

1.1.思想观念滞后

通过分析数字化档案建设实践以及相关信息利用现状，可以发现很多事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，部分单位对档案工作缺乏正确认识，认为档案管理只是数据与信息的存储，对实际工作作用不大，觉得没有必要建立系统化、规范化、专业化的档案管理体系。还有部分单位认为利用纸质档案已基本可满足实际工作需求，没有必要推进数字化建设，也不愿意花费较多经费实现档案数字化建设及维护。上述表现可以发现很多事业单位在档案数字化建设推进过程中存在着观念滞后、重视度不足等问题。在此背景下，使得事业单位档案工作人员对自身工作也缺乏足够重视和正确认识，在档案数字化建设工作开展中缺乏动力，数字化档案信息利用也缺乏创新，只安于现状，习惯于传统的档案管理模式，不够关注结合时代发展创新档案数字化建设路径，也不积极研究档案资源的信息化利用，阻碍档案数字化建设工作顺利推进，难以充分发挥数字化档案信息利用价值。

1.2.档案信息服务方式单一

通过对我国数字化档案管理工作分析，发现这一工作处于被动的状态，当用户产生档案信息使用需求后，档案管理人员才会根据用户的需求为其提供相关的信息服务，这一服务方式无法体现出档案管理工作价值，不利于档案事业改革与发展。在信息时代背景下，数据信息的产生、采集、使用等工作几乎发生在一瞬间，对档案信息服务工作提出较高的要求。档案数字化发展的过程中，需要构建专业的人员队伍，结合时代的发展，提升档案信息收集、保存、处理等工作的速度，并且可以根据用户的需求，主动为其提供服务，以此保证档案信息服务工作的有效性。但是部分档案管理人员并没有意识到这一问题，缺乏档案信息服务意识，不能为档案数字化转型发展提供支持。

1.3.服务效率不理想

档案管理工作涵盖的工作内容比较多，如信息收集、整理、审核、保存等。档案数字化的开展，虽然仍以传统档案管理工作流程为基础，但是数字化档案管理工作逐渐呈现出数字化的特点，如交互性、时效性、突发性等。在档案信息服务工作中，应做好大数据信息的挖掘与利用工作，为用户提供及时有效的数据信息，使用户可以在第一时间掌握最新的信息，为自身的工作提供信息支持。但是在档案管理工作中，出现了档案信息服务工作效果不理想的情况，不能为用户提供最新的档案信息，同时呈现的档案信息内容相对比较片面，不能真正地为用户提供服务。

1.4.工作人员综合素质有待提升

在信息时代背景下，无论哪个行业都对人才提出越来越高的要求，同样，事业单位在推进档案数字化建设以及数字化档案信息利用过程中，对相关人员也提出更高要求。但就目前情况来看，很多事业单位严重缺乏专业的档案数字化建设人才，很多档案工作者只是利用商业化软件开展一些基本、浅层的档案转化工作，对档案数字化建设相关工作模式以及技术应用缺乏创新探索，这种流于表面的档案建设工作因缺乏思索和探究，使得相关工作难以深入要害，不能紧抓关键面。同时，在利用数字化档案信息过程中，很多人员因所掌握的信息化技术不足，会在资源利用工作开展中感觉非常吃力，难以高效利用数字化档案信息，甚至可能在数字化资源利用中因为缺乏专业知识或者思想认识不到位导致数字化档案被病毒侵染，引发信息丢失、被篡改或者被盗取等风险。

2.档案数字化建设与数字化档案信息利用策略

2.1.档案数字化建设策略

（1）完善管理机制

事业单位在推进档案数字化建设过程中，还要完善建立档案工作机制，为建设工作以及后续信息利用提供指导和保障，促使相关工作能够有序推进。事业单位要结合行业标准及实际情况完善建立档案数字化建设相关规范以及管理机制，同时要针对数字化档案建立信息保存机制以及利用机制等，使各项档案工作更加规范，促进档案建设质量提升。通过完善的建立档案数字化建设机制，可为相关工作人员提供正确指导，使其更有序、科学地进行资料收集、整理及分类，并在相关标准和制度指导下使所建立数字化档案排列有序，建设成果达标。单位还要针对数字化档案信息的利用以及查阅制定相关工作机制，促进档案利用率提升，强化档案数字化建设成效。

（2）建立开放共享的发展理念

在数字化时代背景下，事业单位在推进档案数字化建设期间要建立并渗透开放共享发展理念，且要重点体现以下三大特征：一是零距离。事业单位在推进档案数字化建设期间，档案管理部门要注意和档案信息利用方加强远程交流和沟通，为档案利用者制定个性化的档案信息，为后续高效利用数字化档案资源奠定基础；二是去中心化。事业单位在推进档案数字化建设期间，要积极通过互联网强化分布式管理，使档案信息利用者能够在第三方平台中高效获取数字化档案信息，促进档案管理质量不断优化；三是开放化。在档案数字化建设以及共享数字化档案资源期间，要勇于打破传统封闭式档案管理模式，促进档案数据共享效率提升。总体来说，事业单位在档案管理过程中为有效提升数字化档案建设水平及质量，必须及时转变思想观念，高度关注档案信息的共享建设，借助数字化技术优势保证档案信息收集更加完整、真实、全面，为打造数字化档案管理体系奠定坚实基础，并推进信息化档案管理水平提升。

（3）增加软硬件设备设施投入

事业单位在推进档案数字化建设过程中，完备配置软硬件设备设施是重要基础和前提，需要单位加强统筹规划，根据数字化档案建立及管理基本要求，合理选择设备设施类型，科学确定设备设施数量，通过增加设备设施投入，为档案数字化建设奠定坚实基础，提供良好条件。事业单位要关注针对档案数字化建设增加相关设备设施购置投入力度，及时更换老旧设备设施，做好系统更新工作，使软硬件设备设施不断提升综合性能，促进数字化建设成效不断提升。与此同时，事业单位要针对档案数字化建设相关设备设施投入合理编制预算，综合对比与分析设备设施价格及性能，优选性价比更高的软硬件设备设施，合理控制信息化建设成本。除此以外，要针对档案数字化建设相关设备设施制定完善的维护及保养制度，包括打印机、存储器、录音机、扫描仪等，促使工作人员严格按照相关规范维护数字化档案建设相关设备设施，充分发挥设备设施性能优势，促进档案资源的数字化转换。

（4）明确数字化档案建设标准

事业单位在推进档案数字化建设过程中体现出专业性特征，所以，还要针对相关建设工作制定标准化体系，保证数字化档案建立中技术应用以及管理方式等均符合实际工作需求。事业单位档案管理部门要全面细化数字化档案建设标准和档案资源管理标准，面向不同行业与领域做出相应的标准化规范，同步结合实际情况进行标准优化，确保各类标准具有更高可行性，以免影响数字化建设成效。与此同时，单位相关管理部门还要全方位监管及评估档案标准化建设进程，明确数字化建设面临的冲突及矛盾，结合相关问题及时调整与优化实施细则，使所建标准具有更强适用性。单位相关管理部门还要督促落实各项行业建设标准，以防在档案数字化建设过程中发生形式化问题。建设工作还要关注与数字网络建立衔接，学习并借鉴其他单位或者专业档案馆先进的数字化建设经验，依托网络平台，获取大量建设资源，促进数字化建设标准更加完善、精细。

2.2.数字化档案信息利用策略

（1）增强服务意识

为高效利用数字化档案信息，事业单位档案部门还要不断提升服务水平，明确服务目标与方向，促进服务质量及效率提升，充分发挥数字化档案信息利用价值。服务过程中，要始终坚持以用户为中心原则，及时更新服务意识，树立先进的服务理念，促进数字化档案信息的全方位利用。事业单位还要结合社会公众对档案资源提出的需求，及时公开部分数字化档案信息，为社会及国家发展奠定良好的信息基础。事业单位档案管理部门还要由之前被动式的服务理念发展为主动式的服务理念，通过为用户主动推送各类数字化档案信息，提升档案资源利用率。目前，人们对数字化档案资源提出越来越高的需求量，要求事业单位完善构建档案服务体系，以满足用户个性化、多元化需求，加强与用户沟通交流，促进档案服务改革，档案管理水平提升。

（2）加强人员培训

为高效利用数字化档案信息，事业单位还要关注对数字化档案建设相关工作人员加强培训管理，使其不断增强服务意识和专业能力。通过对档案管理者加强专业化培训，可使相关工作人员立足整体层面评估数字化档案内容、类型以及形式等，落实分类分级管理方式，促进数字化资源的高效利用，并有效提高档案服务质量。在人员培训过程中，要使其深入学习现代化信息技术，熟练掌握相关设备设施的应用方法，在实际工作中积极借助先进手段创新服务方式，为用户提供高质量、个性化服务。同时，人才培养过程中还要强化职业道德教育，使档案管理者不断增强职业素养，自觉肩负岗位职责，并对数字化档案建设及相关资源利用有更深刻的认识。除此以外，事业单位还要积极引进现代化、优秀的数字化档案建设及管理人才，增强队伍活力，激发员工创造力，打造数字化、信息化工作环境，促进档案信息的高效利用。

（3）创新多元化的服务方式

事业单位要进一步提升数字化档案信息利用效率，还要积极利用信息技术搭建网络信息交互平台，使档案部门通过线上平台和用户加强沟通，在此基础上创新服务方式，拓宽服务渠道。档案部门要创新在线查询功能以及在线调用档案资源等功能，帮助工作人员缓解劳动负担，并简化数字化档案信息的利用流程，切实满足用户实际需求。档案管理部门还要积极建设信息数据库，结合各部门职能特征合理拓展服务功能，实现数字化档案信息采集、整理、汇总、调用等工作的一体化衔接，借助信息化系统及时更新档案信息，保证档案资源具有较高时效性。档案部门还要通过网络平台和公众增进交流，及时了解用户在数字化资源利用中存在的问题以及所提出的建议，不断改进并创新档案服务方式。事业单位内部可专门建立电子文件阅览室，并优化基础设施环境，使各部门密切配合，高效、实时共享数字化档案资源，突破传统服务模式下的信息壁垒。

3.结束语

综上所述，随着我国档案事业的发展，档案信息服务工作的开展，将有助于提高档案信息服务的质量，使之更好地为广大读者服务。由于受到大数据的冲击，目前的档案服务存在着服务对象流失、服务方式单一等问题，无法充分发挥其优势。根据数字档案服务的特性，档案工作者应根据使用者的需求，进行数字化的档案服务模式设计，创新服务载体和媒介，以提高档案服务的效能。同时，要加强对档案资料的安全管理，确保档案资料的安全，确保档案资料的服务质量，促进档案工作的可持续发展。

参考文献

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