云时代数字化技术对工程档案管理模式的挑战

郝晓莉

摘  要:云时代背景下数字化技术广泛应用于工程建设领域，传统档案管理面临挑战。数字化技术为工程建设全生命周期档案管理提供了便捷、高效的基础保障，也对工程档案的管理模式和技术手段提出了更高的要求。本文就云时代数字化技术对工程档案管理提出的挑战以及应对措施进行重点论述，以供参考。

关键词：数字化技术；工程档案；管理模式； 挑战

引言

工程档案资料属于社会财富，同时具有极为重要的历史价值与社会意义，因而对其进行管理至关重要。信息化时代以来，信息资源已成为各领域中的核心资源之一，工程档案数字化管理就是将现有的城建档案转换为信息资源予以保管，并形成简便、系统的管理模式。与传统工程档案管理方式相比，数字化档案管理具有不可比拟的优势，是适应时代发展的新潮流与新趋势，更容易被广大群众所认可。

1数字化档案管理的优势

数字化档案管理可以极大提高档案管理效率，优化档案管理流程，推动各项工作更加快速便捷地开展。从档案信息数据的采集来看，数字化档案借助数码摄像、移动终端等手段可以实现更大规模、更快速度的数据信息收集。档案管理人员只要通过手机、电脑等工具随时录入信息即可；从档案信息的分析、整合、上传等来看，通过数字管理中心的智能化分析，能更快实现信息的“去伪存真”“去粗取精”，更精准、更全面地开展信息整合、电子档案上传共享等工作；从档案信息的存储、更新来看，信息化档案存储空间小、存储效率高、更新便捷，而且可以借助共享端口随时调阅档案信息，经过密钥授权对一些过时、陈旧的数字信息随时开展剔除、更换；从档案使用者角度看，档案管理的直接目的就是方便查询利用，档案管理信息化可以提供超时空应用环境，便于更好地开展工作配合。2019年，国内某档案管理统计数据显示，与传统纸质化档案管理模式相比，数字化档案管理效率得到大幅度提高。

2档案数字化管理和利用的紧迫性

2.1档案开发的需要

纸质档案占用面积较大，容易损坏，不易保管，而且使用的时候限制条件较多，因此无法发挥档案的最大价值。纸质档案的大量存在导致档案管理部门无法加强开放工作，难以为国家的科技发展和生产建设提供高质量的服务，档案管理的压力也越来越大。另外，进入信息社会，档案的载体变得丰富起来，磁盘、磁带、光盘等各种移动存储介质都是常用的档案载体，多种样式档案载体出现，需要加强管理和整合，然后再进行开发利用，这都需要使用数字化方法对其进行管理。实现档案数字化建设，提高数字化档案的利用水平，发挥档案的最大价值，从而为生产建设服务，所以档案数字化建设是档案开发利用的基础。

2.2经济发展的需要

中国是最大的发展中国家，经济在高质量、高速发展的过程中，必须重视技术改造与技术创新工作，否则就不能够实现可持续发展的目标。这个时候，档案的价值开始凸显。利用好档案，能够使工程技术人员从以往的经验中获得灵感，少走弯路，缩短研发时间，提高生产效率。但是传统的纸质档案管理方式不方便利用。因此，有必要对档案进行数字化建设，使档案的查阅变得更加方便，提高检索效率，生产效率也将得到提升。

3云时代数字化技术对传统工程档案管理模式提出的新挑战

3.1对档案管理理念的挑战

云时代的到来让云计算技术与人们的工作生活联系密切。伴随数据的不断增多，传统的档案管理理念已跟不上发展需要。对比云时代的档案管理理念，传统档案管理观的视野比较狭窄，未从全局的视角去研究分析档案资源数据。这在一定程度上制约了档案资源的利用。

3.2对档案管理者的挑战

云计算成为当前“互联网＋”时代的主要标志，而且也是提高档案管理水平的关键技术之一。然而从现实来看，档案馆中的工作人员信息素养明显不足，有的档案人员对云计算知之甚少，对相关信息技术掌握也不多。这极大地制约了工程档案管理的信息化发展。

3.3云时代的到来

电子档案成为主要的档案资源。对电子档案的管理也需按照传统档案的管理流程，包括记录、编研、分类、归档、更改等，而且还需备份，避免档案资源遗失或受到破坏。电子档案的特殊性也要求必须做好安全管理与保密管理。然而一些档案工作人员档案安全意识薄弱，也在一定程度上增大了档案信息泄露的风险。

4数字化下工程档案管理的模式创新和机制保障

4.1在建设前开展统筹规划

为了确保工程档案数字化建设工作顺利开展，在进行档案数字化建设之前，需要对整个工程档案数字化工作进行全面的规划。我国的工程建设已经进行了很多年，保留下来的纸质档案数量巨大，而且内容非常复杂，要想让这些纸质档案转化为数字档案是需要一定时间的。作为工程档案管理人员，需要对档案馆的档案进行系统地了解，并且还需要将纸质档案进行分类，找出档案中需要重点保存的内容。此外，还需要对整个档案数字化建设工作进行任务分配，以保证纸质档案都能够安全地转化为数字档案。

4.2制定配套的管理制度和数字化标准

要想提高工程档案数字化建设的科学性和合理性，就需要制定与之相配套的管理制度，这样才能使工程档案管理工作更加规范。同时，还需要制定工程档案数字化的统一标准，以统一的方式将档案资源进行数字转化并加以储存，方便数据管理和信息共享。在此过程中，还要将同一类型的城镇档案纳入到相同的数据库中对其进行管理。同时，还要对数据库中的资源进行实时更新，这样才能保证档案信息的时效性。而我们通常所说的信息化标准，主要是指对信息进行网络的收集和整理，并且对工程档案信息进行统一的规划，使工程档案网络平台更具规范性。

4.3加强制度建设

要想使档案利用水平提升，提高数字化档案的价值，离不开制度保障，只有加强制度建设，才能够使数字化档案的建设和利用工作有法可依、有章可循，使档案管理与档案利用工作协调发展。在建立制度的时候，要对具有可操作性的档案管理机构或单位进行调研，这样才能够使数字化档案的利用工作越发便捷。数字化档案管理规章制度包括很多内容，其中档案的标准化工作是一个非常重要的工作，只有按照标准化的方法进行管理，才有利于数字化档案的利用，才能够建立规范化的利用流程，使档案的作用发挥到极致。另外，档案的保密程度不同，只有建立符合规定的管理规章制度，才能够做好档案的保密工作，避免机密档案和个人隐私信息泄露，同时提升其他档案的利用效率。随着时代的发展，档案的保密等级、档案的种类都在发生变化，因此要及时调整档案的管理规章制度，使数字化档案的利用工作积极推进，这样才能够使数字化档案的价值发挥到最大。

结束语

加强工程档案管理，是优化工程项目管理、控制工程质量和成本、协调工程项目参与方的有效手段，是优质工程、精品工程建设的基础保障。数字化技术在工程项目中的广泛应用，倒逼工程档案采取主动的全过程的智能化集中管理模式。要充分发挥数字化技术对档案管理的作用，一方面要统一规范管理，加大工程档案收集力度，提升编研能力，为生产技术、工程管理、经营管理、基本建设等各项工作提供决策依据；另一方面要强化其开发利用功能，创新信息资源共享的服务手段，挖掘并推广经典案例的管理经验，让档案利用价值最大化。

参考文献

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