信息化背景下水利部门档案管理工作方法的探索

李烜

内蒙古呼和浩特市  010000

摘要：档案管理工作是水利部门管理运行的重要环节，通过对水利资料数据的科学管理，可为水利工作开展提供可靠的参考和依据，有效提升水利部门管理水平，为经济社会发展提供基础保障。信息技术在水利档案管理中的科学运用对提升档案管理质量起到关键作用。

关键词：水利部门；档案管理；信息化建设

1当前我区水利部门档案管理工作存在的不足

1.1对信息化建设认知不够充分

就目前我区水利部门的信息化建设而言，有很多工作人员存在认知不够深入的情况。虽然大部分水利档案工作都实现了互联网办公，各类资料的存储、检索、录入等都提高了工作效率，但是深层次的工作涵养明显不够充分。比如，在日常工作中经常能看到一些“混日子”的职工，他们对待工作的时候完全形同机械性操作，对于每一道信息资料背后包含的意义并没有深入的认识，有时候甚至存在一些低级的操作失误，若这些问题不能及时改善，无疑会给水利部门抹黑，降低社会公信力度。与此同时，上级部门甚至也存在工作疏忽，认为档案管理工作非常简单，相比传统的纸质文档时代似乎只是换了一种模式而已，而事实上信息化建设是水利部门的一次巨大革新，有很多工作细节需要不断优化才能发挥档案信息资料的作用。

1.2管理人员的素质能力存在不足

信息技术具有较强的专业性，需要管理人员具备相应的信息知识能力，档案管理人员自身学历、专业、知识面等条件达不到要求，知识结构不合理，尤其缺乏能适应档案资源整合需要的人才，而且当前档案部门组织结构不够科学，管理人员的专业素养和信息能力水平相对薄弱，面对水利行业信息需求显得力不从心，无法保证较好的管理效果。同时缺乏完善的培训机制，管理人员缺乏主动提升意识，不能根据实际工作需求进行有效的学习提升。

1.3管理制度尚不完善

相较于传统水利档案管理方式，新时期档案管理信息化建设过程中，水利档案管理的方式、流程等都发生了一定程度改变，传统管理制度难以适应当前信息化管理模式。在此情况下，要想进一步保障档案管理工作的质量和效率，就必须要加强对档案管理制度的完善和优化。目前，我国水利档案管理制度尚不完善，缺乏一定针对性和指导性，与实际档案管理工作之间存在脱节情况，导致相应管理制度难以发挥自身作用，无法起到规范以及指导作用，严重影响了档案管理工作的有效性。

2信息化背景下水利部门档案管理工作方法

2.1强化档案管理人员的信息化建设意识

在面对档案管理信息化建设工作中，必须不断深化档案管理人员的现代化信息建设意识，让各级工作人员认识到自己的技术瓶颈。具体的工作，首先应该组织专业化的信息技术培训活动，将各类信息技术的原理以及实际操作进行大力推广，摒弃过去较为传统、陈旧的工作理念，确保网络思维可以根植于各级档案管理人员脑海中，让他们在工作中可以熟练地运用计算机进行信息、资料等各方面的索引、分类。如若条件允许，还可以从社会聘请技术精湛的计算机人才参与水利部门档案管理系统的建设，确保各项工程数据的完整性与安全性。

2.2强化队伍建设

信息技术的运用对管理人员的素质能力的要求不断提升，特别是随着水利事业快速发展，大量的数据资料随之出现，需要管理人员能够合理利用技术手段，对资料信息进行科学管理，保证档案的全面性。管理部门要加强对档案管理队伍建设的重视，积极引进档案专业人才和信息技术人才，充实管理队伍。要完善培训机制，结合信息化管理模式需求，对培训工作进行科学规划，将信息知识技能作用重要的培训内容，推动管理人员信息素养的提升。要完善考评机制，对管理人员的素质能力和工作水平进行准确评价，结合具体的岗位职能制定相应的考核标准，并将考核结果与激励政策进行有效结合，对管理人员形成有效的督促作用，激发其工作积极性和责任心，营造积极的档案工作环境。

2.3实现规范化、制度化管理

科学有效的管理制度不仅能够约束档案管理相关行为，同时还能够为档案管理工作的开展提供标准化、规范化的指导和支持，对于保障档案管理工作的有序性、高效性有着重要意义。在实际制定档案管理制度过程中，需要加强对于以下几方面的重视：第一，制度的制定不仅要结合水利行业自身特点，同时还需要充分考虑到国家相关政策以及行业实际发展需求，结合当前档案管理问题，有针对性地制定档案信息化管理制度。第二，采取精细化管理措施，明确档案管理过程中的重要细节，强化细节管理，确保相应制度的有效落实。第三，建立相应的监管制度，结合信息系统以及先进技术手段，实现对于档案管理相关操作的记录和分析，明确实际进行管理过程中存在的主要问题，并有针对性地对相应规章制度进行调整和优化，以此确保档案管理制度的科学性、有效性。第四，结合实际情况，建立长效管理机制，要具有一定的前瞻性以及动态性，使管理制度能够随着档案工作的不断改善和调整而进行优化。

2.4加大基础档案收集、整理力度

管理部门要调动各方面的积极性，加强全员档案意识，使水利档案的收集工作贯穿于水利工程建设和水利事业管理的各个阶段和环节。从水利工程建设和管理前期就进行文件材料的收集和整理工作：在签订有关合同、协议时，对水利档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，同时审查、验收水利档案的内容与质量。参与水利工程建设的各个单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内档案的收集、整理、归档和保管工作，工程建设的专业技术人员和管理人员工作变动时，应先交清原岗位应归档的文件材料，确保文件材料不丢失，并及时向有关部门移交，使水利档案基础资料的收集完整和整理规范。同时，应按照信息化建设的有关要求，利用新技术开展数字化工作，建立水利档案数据库，开发档案信息资源，提高档案管理水平。

2.5提高基础设施的资金投入

实际上，如今我区水利部门的档案管理信息化建设的经济来源，主要依靠相关水利工程项目的基金，这部分支出不足以完善各类技术设备。因此在后续的工作中应该加大力度投入基础设施，优化资金支持模式，要把政府有关的专项资金费用纳入其中，甚至可以动员社会上能够利用的一切资源，利用资源互补，合作共赢的方式来解决资金不足等问题。具体实现途径，首先应该从电脑桌、路由器、计算机、打印机、扫描仪等基础设备入手，如果资金短缺，可以向兄弟单位寻求帮助，不断完善各类基础办公设备；其次，对于各类基础管理软件的应用，也应该加大力度进行支持，购买配套的正版软件，完善水利部门的数据资源库，提高各级档案管理人员的工作便捷性。

结语：

综合而言，水利档案管理工作的高效开展，对水利部门档案管理工作效率以及质量的提升具有很大促进意义。因此，面对现阶段水利部门档案管理存在的问题和不足，水利部门应该给予高度的关注，深入剖析分析，了解成因，并在结合实际现状的基础上，采取科学的办法，有针对性地制定问题处理方案，建立完善的档案管理机制，认真落实水利工程建设工作，保证在有效提升水利档案管理水平的同时，还能为水利部门的长久发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]肖燕.信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策浅析[J].兰台内外，2020

[2]连朝霞.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].兰台内外，2019

[3]王红玉，王霞，潘立云.信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2017