试论档案利用活动中信息反馈机制的建立

韩艳辉

【摘 要】若要档案利用信息反馈机制得以有效建立，一方面档案馆需要结合相关部门构建完善的档案反馈服务平台，并加大档案利用反馈的宣传力度，以便使利用者存有反馈意识；另一方面，还需创建详细且严谨的信息反馈制度，确保档案管理者与利用者的权责清晰，并能够做好反馈工作的评估，才能使档案理应的效果得以保障。本文基于档案利用活动中信息反馈机制的建立展开分析，在明确建立的必要性与要素同时，期望能够为后续档案利用反馈机制的建立提供良好参照。

【关键词】档案利用；档案管理；反馈机制；实际价值

档案利用信息反馈是指在档案利用等一系列活动中，档案管理者与利用者发现问题并相互提出意见与建议，并对档案利用效果做评估的措施。过程中，档案管理部门需将档案资料提供给利用者，经由利用后再将意见反馈至档案管理部门，借此档案管理部门对意见进行汇总与审核，并基于意见对档案利用的流程与操作环节进行优化，便能够使档案管理工作逐步趋于完善，以此持续提高档案管理工作的水准。

一、档案利用信息反馈机制建立的要素

1. 构建反馈制度体系

首先，档案管理部门需基于档案利用方向与服务宗旨确定行之有效的管理机制，并建设监督组织机构，明确档案职责的分工内容与究责体系，确保在档案利用信息反馈机制创建的过程中，管理者与利用者皆有理可循。其中，管理者必须明确自身服务者的身份，并将信息反馈机制纳入服务工作范畴以内。而利用者则需要详细了解档案利用的要素，明确档案利用的权益，并履行应尽的档案利用义务，才能使双方合作关系得以保障。

其次，为确保档案利用信息反馈机制落实，需以档案馆高层管理者为核心，创建反馈协作小组，严格管控档案的调用与利用流程，基于政策法规对客户数据利用效果进行评估，并做好档案利用的宣传工作，才能使后续反馈机制的开展效率得以保障。

再次，为保障档案资料利用的效果，档案馆可与相关部门建立联系，在部门内设置信息反馈人员，专门收集档案反馈，对利用效果进行评估，为档案管理部门提出合理的优化建议。

最后，站在档案建立角度来看，地方部门及档案馆应拟定一套完善的奖惩制度，对提出有价值反馈信息的利用者提供适当的奖励，以便更好的激发反馈的积极性。

2. 完善信息收集机制

首先，档案管理者应重视意见箱的管理，通过定期开箱查验对意见函进行分类，而后逐个分析意见函内的响应的问题，筛选出有价值的意见，并做好后续处理工作；其次，档案管理系统应提供内容详细的登记表系统，确保利用者能够将档案登记资料填补完善，才能使档案管理工作得以较好的开展。其中，登记表资料内应包含利用者的基本信息、电子邮箱、受教育程度、家庭及公司住址、利用目标、利用内容、利用效益、预期效果、实际效果、工作建议等内容，待信息录入结束后，档案管理部门便需要做好数据核对工作，以避免信息填补错误，导致后续档案利用活动的开展受阻，同时还需做好资料保密工作，以便保障利用者的基本隐私权；最后，为了解档案利用的实际效果，档案管理部门还需提前对利用者做好分类，确定大致的档案用途，再通过回访的措施，更彻底的了解利用者的确切信息，并汇总成报告形式，以便更好的管控档案的利用渠道。

3. 优化反馈处理体制

（1）信息的分类与筛选：首先，按照反馈信息所涉及的内容对其进行分门别类。常见的反馈信息主要分为以下几种类型：解决学历和工龄问题的信息、开展历史研究和编史修志的信息、用于工作参考和进行科研产品开发取得成果的信息、利用档案取得经济效益和社会效益的信息、利用者对档案部门工作的评价、意见、建议和要求等信息。然后，在信息分类的基础上，利用类比法、查重法、时序法等信息筛选方法进行分析研究，经过滤筛选后选取有保存价值的反馈信息。

（2）信息的整理加工：对反映已经取得效益的信息进行审核、编选和加工整理，编辑成档案利用效益典型实例汇编，送交领导参阅或印刷出版。结合馆情将评价性、建议性信息写成专题性意见或建议送领导参阅，以用于指导改进工作。

（3）反馈信息的执行：获取档案反馈信息后，数据处理元件需将指令递交至操控平台内，以便编纂档案管控方案，为后续相关工作的开展提供充足的参照资料，使档案利用的目标得以达成。

（4）信息的二次反馈：档案方案拟定与执行后，如活动开展效果吻合预期要求，则可以借由数据渠道将反馈信息递交至活动平台，确保活动的具体状况与流程无误，再为信息的提供者进行咨询，以精简化的表格了解确切的档案利用状况，了解活动中仍存在的问题，并给予有效的解决方案，才能使档案利用服务的质量水准得以保障。

4. 落实反馈保障体系

（1）组织保障：档案部门应将档案利用信息反馈工作纳入日常工作范围，并设立相应组织机构，明确职责分工，从而保证档案利用信息反馈工作有章可循。

（2）经济保障。运用经济原则，把信息反馈的质量、效果与利用者、档案部门和档案工作人员的经济利益联系起来，以有效地调动各方面的积极性和主动性，提高档案利用信息反馈工作的水平。

（3）人员保障。档案管理部门要发挥宏观调控作用，建立竞争机制，开创利用者参与档案工作人员绩效考评，尤其是信息反馈处理工作考评的渠道。档案工作人员要主动学习，提高自身素质，以适应信息时代对档案工作者提出的新要求，实现由档案保管员到档案信息开发者的转变。

二、反馈机制构建的实际价值

1. 理论价值

档案反馈机制的建立，有助于将档案学理论研究与整个社会环境接轨，进一步拓展了档案学理论的研究领域，有利于更客观地总结档案利用的规律，探讨档案利用的特点，不断提升档案学理论研究水平。

2. 实践价值

档案信息反馈机制是一个档案利用社情民意双向信息服务反馈系统，把档案利用工作与整个社会紧密地联系起来，既有利于档案利用工作的深化与发展，又有利于档案利用渠道的通畅；既有利于情报的搜集，又有利于问题的及时解决。机制的建立使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析，真正把用户的要求当作工作的重点，社会的要求当工作的重心，档案利用工作因之而充满活力并处于良性循环的发展状态。

三、结语

档案利用信息反馈机制的有效创建，既能够为档案利用管理工作的开展提供持续化的引导渠道，使档案管理工作的优化得到良好参照，同时凭借反馈平台，更能够增强档案管理者与利用者的交流频率，由此更好的把控档案信息的安全性。故而，在论述档案利用活动中信息反馈机制的建立期间，必须明确反馈机制构建的必要性与存在问题，并提供有效的解决方案，才能使档案管理体制的优化效果得以持续保障。

参考文献

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